Účtujeme v Linuxu a FlexiBee III. – faktury

25. 8. 2011 | Lukáš Jelínek | Návody | 9804×

V minulém dílu seriálu o účtování v programu FlexiBee (pod Linuxem) měl každý příležitost zjistit, jak snadno a rychle zadávat nejběžnější operace, kde se pracovalo s pokladní hotovostí. Při podnikání se ale velmi často používají také faktury – a těm bude věnován tento díl.

Obsah

• Obecně o fakturách
  • Faktura v daňové evidenci
• Přijaté faktury
  • Zaevidování přijaté faktury ve FlexiBee
  • Import faktury ve formátu ISDOC
• Vystavené faktury
  • Vystavení faktury ve FlexiBee
  • Tisk vystavené faktury
  • Elektronické odesílání faktury
• Zálohové faktury a spol.

Obecně o fakturách

V první řadě je potřeba si říci, co je faktura, protože často dochází k omylům. O faktuře lze také hovořit jako o „předpisu platby“. Je to prostě dokument, který odběrateli zboží, výrobků nebo služeb říká, kolik má zaplatit, kam a dokdy. Faktura samozřejmě není ve vzduchoprázdnu – sama o sobě je jen bezcenným papírem, musí být podložena nějakou smlouvou (ať už je písemná či nikoli), ceníkem apod.

Faktura odběrateli říká: „odebral jsi toto a zaplatíš tolik“. Někdy je jen připomenutím informací ze smlouvy, jindy informuje i o odebrané „komoditě“, například (v případě telefonní faktury) o počtu a délce hovorů. Co přesně faktura obsahuje, je věcí dohody mezi smluvními stranami a české právo dokonce tento dokument vůbec nedefinuje (kromě toho, že má – podobně jako jiné obchodní písemnosti – obsahovat určité náležitosti, které najdete v obchodním zákoníku).

Faktura obecně nemusí znamenat odložené placení, přestože se lidově říká „platba na fakturu“ tomu, když se odebere nějaká dodávka a platí se později. Typicky třeba velkoobchody typu cash & carry (zákazník si vybere zboží, zaplatí a odveze) vystavují faktury, ačkoliv se platí ihned. Podobně neplatí – a zrovna stejný příklad to i ukazuje – že se musí částky vyčíslené fakturami platit bankovním převodem. Nicméně je to časté, protože pokud se platí v hotovosti, bývá jednodušší použít přímo příjmový/výdajový pokladní doklad a ušetřit si tak papír navíc. Jak se bude faktura platit, je opět čistě věcí dohody obchodních stran, případně do toho mohou vstupovat i zákonná omezení (např. limit pro platby v hotovosti).

Faktura v daňové evidenci

V daňové evidenci je to poměrně jednoduché: faktura se prostě vůbec neúčtuje, ať už jde o fakturu přijatou nebo vystavenou. Zaznamenává se mezi závazky či pohledávky, ale daňový základ ovlivněn není. Pro toho, kdo daňovou evidenci vede, to znamená výhodu v případě, že mu odběratel neplatí (nemusí z nezaplacených peněz odvést daň z příjmů), a naopak nevýhodu v případě opačném (nelze daňově uplatnit náklady vyúčtované nezaplacenými fakturami).

Do daňové evidence se zanáší až platba faktury. Současně se samozřejmě zaznamená tato operace i do evidence pohledávek či závazků. Při vedení daňové evidence prostřednictvím softwaru, FlexiBee nevyjímaje, se o to není třeba zvlášť starat, protože jsou na všechny tyto věci k dispozici náležité funkce.

U plátců DPH se faktura často kombinuje do jediného dokumentu s daňovým dokladem. Taková listina bývá obvykle označena jako „Faktura – daňový doklad“ a má náležitosti běžného daňového dokladu. Obecně tomu tak být nemusí, ale kdo by si přidělával práci, že?

Přijaté faktury

Přijaté faktury jsou ty, které podnikatel (resp. obecně kdokoli) získává od svých dodavatelů. Mezi typické faktury patří ty, kterými se vyčíslují platby za služby (internetové připojení, telefon, elektřina, voda, plyn, nájemné...), případně za materiál či zboží (hlavně při odběru od výrobce či z velkoobchodu).

Drobná vsuvka ohledně materiálu, výrobků a zboží: Materiál je to, co se použije pro výrobu nebo jinou činnost, zboží je určeno k dalšímu prodeji (beze změny), výrobky jsou výsledkem výrobní činnosti. V daňové evidenci na členění téměř nezáleží, obecně se to ale rozlišuje. Ve FlexiBee stačí zvolit příslušný předpis zaúčtování a více se tím netrápit.

Mějme tedy případ, že přijde faktura za internetové připojení v běžném měsíci (tedy v tom, kterého se týká – v daňové evidenci na tom opět nezáleží, ale pro úplnost to zmiňuji), čili v srpnu je faktura za srpen. Je vystavena 1.8. a splatna do 15.8. Jak interpretovat splatnost (tedy zda do tohoto dne zaplatit či zda už musí být peníze u dodavatele) je věcí dohody a má to vliv jen na volbu dne platby, ne na evidenci.

Zaevidování přijaté faktury ve FlexiBee

Nejsnazší cesta k zaevidování nové přijaté faktury je přes sekci Nákup, položka Přijmout novou fakturu. Otevře se okno, které je velmi podobné tomu, které figurovalo u pokladních dokladů. Některé položky jsou samozřejmě jiné, odpovídají charakteru této operace.

První, co je potřeba vyplnit, je číslo faktury (Číslo došlé; Interní číslo se vyplní samo). Bývá uvedeno v pravém horním rohu faktury, případně někde jinde. Podle něj se automaticky vyplní i pole Variabilní symbol, jen se odstraní nečíselné znaky, které ve variabilním symbolu plateb nelze použít. Pokud je variabilní symbol jiný než číslo faktury (nebývá to často, ale takové případy se vyskytují – například může být variabilním symbolem číslo zákazníka), vyplní se ručně podle faktury.

Stav úhrady se nyní nevyplňuje. Dále jsou tu tři datové položky. První je datum vystavení (vyplní se podle údaje na faktuře), další dvě se týkají data zdanitelného plnění. Tyto dvě položky zajímají plátce DPH a každá má trochu jiný význam. První z nich se vyplní podle údaje na faktuře, do druhé se automaticky doplní stejný údaj, lze ho ale změnit. K čemu je to dobré? Předně ke splnění požadavku novelizovaného zákona o DPH, který umožňuje uplatnit odpočet jen v případě, že má plátce ve svém držení daňový doklad. Tedy není nic platné, že bylo datum zdanitelného plnění v březnu, když faktura – daňový doklad přijde až 10. dubna. Zkrátka lze odpočet DPH uplatnit až v dubnu, což se programu FlexiBee řekne vyplněním pole Zdan. pl. účto: na den doručení dokladu. Lze to použít také například k odpočtu DPH u později nalezených dokladů spadajících do dřívějších období.

Na kartě Hlavní už zbývá pouze Popis, tam se doplní stručný popis toho, čeho se faktura týká. Na kartě Dodavatel se vybere subjekt (viz minulý díl), od kterého faktura přišla (není-li dosud zadán, lze ho zadat přímo zde, podle postupu z minulého dílu). Předpis zaúčtování se vyberech podle charakteru dodávky, tedy zde se jedná o služby. Podobně se postupuje také u částek a položek – buď lze vyplnit přímo částky (vloží se jediná položka) nebo naopak postupovat přes položky (a částky se počítají automaticky).

Po uložení je přijatá faktura přítomna v seznamu přijatých faktur. K těm se lze dostat například přes položku Přijaté faktury v sekci Nákup. Všimněte si růžového pole ve sloupci Stav úhrady – to značí, že faktura není uhrazena. Po úhradě zezelená a objeví se zde další informace. V případě částečné úhrady se tu o tom objeví informace, ale políčko zůstane růžové.

Import faktury ve formátu ISDOC

Přijde-li od dodavatele faktura ve standardizovaném formátu ISDOC, je situace jednodušší než při papírové (případně elektronické, ať již textové či v PDF) verzi. V seznamu přijatých faktur se prostě (přes nástroj Export/import) vybere funkce Import e-faktury ISDOC.

Pak stačí vybrat soubor, kde je faktura uložena, a naimportovat ho. Program nejdřív ověří, zda je faktura opravdu určena aktuální firmě (i při nesouhlasu údajů lze ale importovat). Následně zkontroluje podpis (pozor – je potřeba mít nainstalovány kořenové certifikáty, což je například u PostSignum QCA potřeba udělat ručně, v instalaci FlexiBee aktuální certifikáty nejsou) a zobrazí stručné informace o faktuře. Ještě se zvolí typ účetní operace (zda jde o zboží, služby apod.) a faktura se naimportuje.

Vystavené faktury

Vystavování faktur patří k poměrně příjemné činnosti v podnikání – tedy samozřejmě pokud je pravděpodobné, že odběratel svůj závazek včas uhradí. Není překvapivé, že je tato činnost velmi podobná zadávání přijatých faktur. Některé věci jsou ale samozřejmě jinak.

Vystavení faktury ve FlexiBee

K vystavení nové faktury se lze dostat velmi podobně jako k faktuře přijaté. Tentokrát jde však o položku Vydat novou fakturu v sekci Prodej. Formulář je skoro stejný jako u přijaté faktury, liší jen v drobnostech. Následující popis bude odpovídat vystavování faktury za službu, která se skládá ze dvou položek: dodávky softwaru a jeho instalace.

Interní číslo se opět vyplní automaticky. Položka Číslo došlé se běžně nevyplňuje; má význam například v případech, kdy se fakturuje v jiném programu a je potřeba evidence propojit. Variabilní symbol se zde generuje automaticky, lze ho samozřejmě přepsat, je však dobré, aby byl vždy jedinečný – to kvůli automatickému párování s došlými platbami (pokud odběratel neudělá v symbolu chybu – pak by samozřejmě párování nefungovalo).

Položky na datum jsou zde tři. Datum vystavení je jasné (typicky dnešní datum, které se vyplní samo, lze ale zvolit jiné). Datum zdanitelného plnění má význam pro plátce DPH a je potřeba ho vyplňovat v souladu se zákonem. Vyplňuje se den uskutečnění dodávky, poskytnutí služby atd., při nejasném datu se prostě použije datum vystavení faktury. Splatnost samozřejmě závisí na dohodě s odběratelem, přednastaveno je 14 dní, nicméně to pochopitelně může být v praxi jiné.

Odběratel, předpis zaúčtování, částky a položky se vyplňují stejným způsobem jako u přijaté faktury. Příklad je vidět na obrázku.

Faktura se objeví v seznamu faktur vystavených, který si lze otevřít například přes sekci Prodej, položka Vydané faktury. Význam sloupců je zřejmý a jde prakticky o totožný pohled jako u přijatých faktur.

Tisk vystavené faktury

Vystavenou fakturu je obvykle potřeba vytisknout nebo aspoň převést do nějakého formátu, ve kterém se pošle odběrateli. K tisku slouží – jako obvykle – ikona tiskárny, a to jak ve formuláři faktury, tak v seznamu faktur.

Výhodnější je obvykle tisknout ze seznamu faktur, protože tam jsou k dispozici i další tiskové výstupy, které mohou být užitečné. Patří mezi ně kupříkladu tisk obálky, který se hodí v případě, že se faktura posílá poštou v obyčejné obálce (bez okénka). Kromě toho lze tisknout třeba dodací list (při dodávce výrobků nebo zboží), seznam faktur apod.

Elektronické odesílání faktury

Čím dál častěji se ale faktury posílají elektronicky, takže tisk není potřeba. Možností, jak to ve FlexiBee udělat, je více. Jedna skupina postupů se týká formátu PDF. Tam lze postupovat tak, že se faktura „vytiskne“ do PDF (místo na tiskárnu – vizte výběr tiskového výstupu) a pak se pracuje s vygenerovaným souborem.

Při komunikaci ve formátu ISDOC se použije exportní funkce, a to buď ve formuláři faktury (přes nástroj Služby, viz obrázek) nebo v seznamu faktur. Je potřeba mít nainstalovaný elektronický podpis. Pokud nainstalován není, lze vygenerovat výstupní soubor nepodepsaný, program se na to výslovně zeptá.

PDF soubory se generují podepsané, je-li nainstalován elektronický podpis, jinak budou nepodepsané, aniž by o tom program informoval. Na rozdílnost chování pro PDF a pro ISDOC je potřeba si dát pozor. Elektronický podpis lze nainstalovat pomocí funkcí, do kterých se dostanete přes nabídku Nástroje, položka Osobní certifikáty.

Další možností je zajistit pomocí FlexiBee i odeslání. Přesněji řečeno, FlexiBee připraví zprávu a předá ji do poštovního klienta k odeslání. I když je v programu uvedeno „Odeslat ve formě PDF“, ve skutečnosti ve vždy přidává i formát ISDOC – není to na závadu, protože velikost souboru je malá a přitom umožňuje odběrateli, pokud je schopen s tímto souborem pracovat (aniž by to třeba deklaroval), jednodušší zpracování faktury s menším rizikem omylu vzniklého přepisem údajů.

S fakturami nedílně souvisejí dvě další činnosti, a sice placení a naopak párování přijatých plateb s fakturami. Obě činnosti se objeví v některém z pozdějších dílů seriálu.

Zálohové faktury a spol.

Záležitosti okolo faktur jsou poněkud složitější, protože se často používají i jiné postupy, než pouhé vystavení faktury po dodávce. Speciálně u služeb na Internetu se často vyskytují pojmy jako „zálohová faktura“, „proforma faktura“, „zálohový daňový doklad“ a podobně. Není vždy snadné se s tím popasovat a hlavně to správně vložit do programu, aby dělal to, co má. Příští článek bude proto zaměřen právě na tuto oblast.

       

Komentáře

[martin]

dotaz k vydaným fakturám - umí ten software: 1. fakturovat v cizích měnách 2. reverse-charge 3. vystavovat faktury v cizích jazycích (různé tiskové šablony) díky za info

[hw]

1. ano, 2. ano, 3. ano

[martin]

a jeste jsem zapomnel na jeden dotaz - umi u faktur s reverse-charge vystavit souhrnne hlaseni DPH?

[hw]

ano

[Luboš Doležel (Doli)]

Google dnes nejede? Měl by umět všechno.

[Dušan Hokův]

Tohle je fajn. Mytus o neexistujicim kvalitnim ucetnictvi v Linuxu je zboren.

[kaja gottzilla]

az na tu javu :(

[Luk]

Proč?

[Petr Ježek]

Ona java špatně účtuje? Chtělo by to argumenty...

[xea]

Kdysi jsem to zkoušel, je to děsivě pomalé, ukazoval jsem to účetnímu, vyhodil mě s tím, radši dál jede v účto v pcfandu (tuším kdysi tichý ježek).

[Luk]

No upřímně, oproti DOSové aplikaci (resp. obecně konzolové) je pomalé všechno. O neochotě účetních přecházet z takových programů (stále velmi zhusta používaných) na novější vím své, ale často je to jen věc zvyku. FlexiBee startuje dost pomalu, to je pravda, ale běžná práce už je v pohodě (pokud to někdo nezkouší spouštět na 10 let starém stroji).

[Luboš Doležel (Doli)]

Je fakt, že bych se nezlobil, kdyby to žralo méně. Tím myslím klienta, na serveru je mi to celkem fuk.

Druhá věc je samotné Swing GUI. Vidím dva problémy:

• Pokud použiju jiný vzhled než Metal, tak v textových polích není na výšku vidět celý text, protože dekorace si uřízly místo.
• Občas se mi stane, že otevřu dialog a ačkoliv jsou textová pole aktivní, nejde do nich psát, ani umístit kurzor. Po opětovném otevření je to OK.

[Luk]

Je fakt, že bych se nezlobil, kdyby to žralo méně.

Nevím, proč je to tak rozežrané. Není to Javou jako takovou, je to věc jejího použití.

Pokud použiju jiný vzhled než Metal, tak v textových polích není na výšku vidět celý text, protože dekorace si uřízly místo.

To je záležitost řešení layoutu. Jenže je otázka (na kterou neznám odpověď), zda to není záměr, aby se dialogová okna moc nerozrůstala.

Občas se mi stane, že otevřu dialog a ačkoliv jsou textová pole aktivní, nejde do nich psát, ani umístit kurzor. Po opětovném otevření je to OK.

Evidentní chyba, kterou je potřeba nahlásit

[Ladicek]

Pokud použiju jiný vzhled než Metal, tak v textových polích není na výšku vidět celý text, protože dekorace si uřízly místo.

To je záležitost řešení layoutu. Jenže je otázka (na kterou neznám odpověď), zda to není záměr, aby se dialogová okna moc nerozrůstala.

Pokud vím, snažíme se, aby se okna vešla i na 800x600, ale nejsem si tím jistý (s GUI nemám nic společného, tak to berte s rezervou). Ovšem uříznutý horní a dolní okraj textů jsem pozoroval taky, takže mne příjemně překvapilo, že když jsem si pustil aplikaci na Javě 7, text byl v inputech na výšku vidět celý a layout se (skoro) nezměnil. Tak možná tudy

Občas se mi stane, že otevřu dialog a ačkoliv jsou textová pole aktivní, nejde do nich psát, ani umístit kurzor. Po opětovném otevření je to OK.

Evidentní chyba, kterou je potřeba nahlásit

To jsem ještě nikdy nepozoroval a nejsem si jistý, jak bychom to dokázali zreprodukovat. Je to vysloveně náhodné, nebo za nějakých opakujících se podmínek?

[Luboš Doležel (Doli)]

To jsem ještě nikdy nepozoroval a nejsem si jistý, jak bychom to dokázali zreprodukovat. Je to vysloveně náhodné, nebo za nějakých opakujících se podmínek?

Je to vysloveně náhodné. Ta pole nejsou disabled, ale nelze s nimi pracovat.

[Luk]

Možná je chyba v Javě, v konkrétní verzi.

[Ladicek]

Takhle se chovají dopočítávaná políčka – třeba sumy na položkovém dokladu (ale když je bezpoložkový, dají se normálně editovat). Nejsou disabled proto, aby se do nich dalo vlézt a hodnotu si zkopírovat, ale editovat je nejde. Možná to má s tímhle problémem něco společného, ale fakt nevím.

[bambas]

Jezis tyhle predsudky a blaboly, za to bych vzdycky prislusnemu cloveku useknul prst. Oproti DOSu to bude vzdycky pomale, navic srovnavate hrusky s jabkama. Navic proc vas ucetni vyhodil jiste nebylo kvuli tomu, ze je to pomale, ale ze se to jinak ovalda. A staryho psa novejm kouskum nenaucis. Navic to, ze java je pomala, dnes uz takmer neplati, preci jen udelali krok kupredu.

[Luk]

Navic to, ze java je pomala, dnes uz takmer neplati, preci jen udelali krok kupredu.

Ona už hodně dlouho pomalá není, problémy s pomalostí se týkají jen GUI. V mnohých případech může být Java i rychlejší než program napsaný v C, protože runtime optimalizace mohou výkon výrazně zvýšit (i když si nemohu nerýpnout, jak Oracle optimalizaci ve verzi 7 zmrvil).

[JanM]

Navic proc vas ucetni vyhodil jiste nebylo kvuli tomu, ze je to pomale, ale ze se to jinak ovalda. A staryho psa novejm kouskum nenaucis.

Na nové ovládání nadávají měsíc, pak si zvyknou - to problém není. Na pomalost nadávají půl roku, pak si taky zvyknou. Co na to produktivita práce, už zůstane problémem těch účetních.

Znám to ze SAPu, teď máme krásnější layouty, ale bohužel se kvůli nim zobrazuje menší množství textu. [ironie]Není to samozřejmě problém, stačí najet myší...[/ironie] Ale nevadí, přes support desk to určitě do půl roku vyřešíme

Co chci říci - právě u rutinní práce je velmi důležité, aby program práci usnadňoval. (FlexiBee neznám, tak nekomentuji.)

[Luboš Doležel (Doli)]

Napojoval jste někdo FlexiBee na Raiffeisenbank? Bez toho jejich windowsáckého eKomunikátoru se asi neobejdu, co?

[Luk]

Bohužel v "rajfce" konto nemám (kdysi dávno jsem míval u eBanky, ale to už je hodně vzdálená minulost).

[Luboš Doležel (Doli)]

Bohatě by mi stačilo, kdyby šlo přes inet bankovnictví RB nahrát dávku s příkazy (např. autorské honoráře), abych to nemusel přeťukávat. Bohužel se i do této operace musí zapojit ten jejich win32 zmetek

[Luk]

KB naštěstí tohle umí dobře. Uvítal bych i Přímý kanál (aby výpisy chodily rovnou do účetnictví a naopak příkazy rovnou do banky, bez meziuložení do souborů), ale ty tři stovky měsíčně jim za to nedám.