Účtujeme v Linuxu a FlexiBee VI. – výstupní sestavy

13. 12. 2011 | Lukáš Jelínek | Návody | 4826×

Při podnikání je občas potřeba sestat daňové přiznání nebo jiný dokument založený na údajích z daňové evidence nebo účetnictví. Ještě důležitější je ale vhodná podoba informací pro rozhodování samotného podnikatele – jak na tom je, jaký je vývoj, jaké problémy případně řešit atd. To všechno znamená, že je potřeba vědět, jak všechny tyto výstupy z účetního softwaru – v tomto případě FlexiBee - co nejpohodlnějí získat.

Obsah

• Daňová přiznání
  • Přiznání k dani z příjmů
  • Přiznání k dani z přidané hodnoty
  • Souhrnné hlášení VIES
• Přehledy o příjmech
  • Přehled pro sociální pojištění
  • Přehled pro zdravotní pojištění
• Výstupy pro vlastní potřebu podnikatele
  • Příjmy a výdaje
  • Pohledávky a závazky
• Zásoby: materiál a zboží

Daňová přiznání

K neoblíbeným, leč bohužel nevyhnutelným činnostem patří sestavování daňových přiznání (a samozřejmě následné placení daní). Proto je žádoucí, aby tato činnost byla co nejjednodušší, aby nebylo potřeba nic složitě vymýšlet.

Přiznání k dani z příjmů

Nejrozšířenějším z daňových a asi také nejméně oblíbeným formulářem podnikatelů vůbec je přiznání k dani z příjmů fyzických osob. Konec března se každoročně stává obdobím horečného sestavování podkladů a vyplňování formuláře včetně různých příloh. Je to ale vcelku zbytečné – i tento neoblíbený formulář lze dát dohromady relativně v klidu a pohodě.

Základem je pečlivé vedení daňové evidence. Ovšem kdo už využívá FlexiBee pro činnosti, jako je fakturace a zpracování výpisů z banky, proč by hned nedával do programu i všechno ostatní? Chce to trochu péče průběžně; každý doklad je dobré zaevidovat hned, už kvůli většímu přehledu. V době podávání daňového přiznání už není potřeba žádné takové starosti řešit, jen se dá dohromady přiznání jako takové.

Předem je ale třeba říct, že si mnohdy nelze vystačit jen s údaji z daňové evidence. Kdo je kromě podnikání i zaměstnán, potřebuje potvrzení o příjmech od všech zaměstnavatelů, u kterých v daném roce působil. Podobně se musí sledovat i další příjmy, například z prodeje cenných papírů (pokud nejsou osvobozeny) nebo z pronájmu bytu.

To samozřejmě znamená, že systém FlexiBee sám přiznání neudělá. Dokonce ani nemá funkci, která by přiznání generovala. K tomuto účelu lze ale s výhodou použít webovou aplikaci poskytovanou Ministerstvem financí ČR. Ta výrazně usnadní sestavení přiznání (i díky kontrolám, které odhalí případné formální chyby) a od své verze 2 je nezávislá na operačním systému a prohlížeči.

Co ale naopak ve FlexiBee udělat lze, to je příprava všech potřebných číselných údajů v požadované struktuře. Na to v programu existuje funkce (průvodce), která se použije tím nejjednodušším způsobem, jak použít lze. Průvodce se spouští přes funkci z nabídky: Účetnictví -> Účetní výstupy -> Výkaz daňové evidence.

Průvodce je totiž univerzální a dokáže toho mnohem víc – viz dále. Pro daňové přiznání se ale vybere jen účetní období (resp. se ponechá aktuální). Pak je potřeba zkontrolovat, aby časový úsek u Datum účtování od-do odpovídal celému zdaňovacímu období (je to typicky kalendářní rok). Datum vystavení dokladu se nevyplňuje.

Podobně i další stránka průvodce se ponechá beze změny. Šlo by zde vybrat střediska a druhy příjmů. Protože je ale potřeba zpracovat vše, nechá se výchozí nastavení.

Také ve třetím dialogu není třeba nic měnit, obecně slouží k výběru měn a zakázek. Po stisku tlačítka Dokončit se zobrazí tabulka reprezentující tzv. peněžní deník (býval povinný v dřívějším jednoduchém účetnictví). Tady si lze prohlížet pohyby peněz, tedy příjmy a výdaje. Pro účely daňového přiznání to ale ještě nestačí.

Nyní je potřeba stisknout tlačítko tiskárny. Program nabídne dva různé tiskové výstupy. Jedním je již zmíněný Peněžní deník, druhým pak Výkaz daňové evidence. Právě ten je potřeba zobrazit nebo vytisknout (zaškrtávátko Rozšířená verze tiskové sestavy nechte prázdné – tímto zaškrtávátkem se zapíná tisk položek).

To je vše, teď stačí už jen zobrazit náhled nebo vytisknout výstupní sestavu. Následující obrázek ukazuje, jak takový náhled vypadá.

Jak si můžete všimnout, příjmy a výdaje jsou členěny tak, aby se tyto údaje daly použít pro daňové přiznání. Nebudu tady rozebírat, co je kam potřeba vyplnit do přiznání, je to rozsáhlá problematika. Jen bych rád upozornil na důležitost správného zadávání účtovacích předpisů. V náhledu vidíte například oddělení příjmů ze živnosti a příjmů z kapitálového majetku (úroky z bankovních účtů používaných k podnikání se totiž zdaňují touto cestou). Pro správné vyplnění přiznání je předchozí pečlivá práce nutností.

Přiznání k dani z přidané hodnoty

Přiznání k DPH je ve většině případů relativně jednoduché, zase se ale podává častěji (čtvrtletně nebo měsíčně, podle obratu). Kdo nemá obchodní styky se zahraničím (ani s členskými státy EU), nemá příjmy z činností osvobozených od DPH bez nároku na odpočet ani se ho netýkají různé speciality (např. vracení daně cizozemcům), potřebuje v podstatě znát jen osm čísel: základ daně na vstupu (pro základní a sníženou sazbu), daň na vstupu (dtto) a tytéž čtyři hodnoty i na výstupu. Základy daně zde mají účel pouze evidenční a kontrolní, z výše daní se pak vypočítá buď daňová povinnost (tj. kolik se má zaplatit), nebo tzv. nadměrný odpočet (kolik finanční úřad naopak vrátí).

Při výskytu nadměrného odpočtu pozor na to, že může působit „jako červený hadr na býka“. Zejména pokud je větší, může zkrátka přivolat daňovou kontrolu. Proto je vhodné již před koncem období zkontrolovat ve FlexiBee stav DPH a při hrozbě nadměrného odpočtu se dohodnout s obchodními partnery na vhodném řešení. Lze posunout odpočet na vstupu na později (např. pozdější dodávkou materiálu) nebo naopak dříve poskytnout plnění. Finančně je to samozřejmě nevýhodné a na přelomu roku to bude mít nepříjemné dopady i na daň z příjmů. Každý se ale musí sám rozhodnout, jestli se raději na určitou dobu vzdá nějaké peněžní částky či spíše strpí kontrolu z finančního úřadu.

FlexiBee umožňuje jak připravit podklady pro přiznání k DPH, tak dokonce i toto přiznání přímo vygenerovat – ať už pro tisk papírové verze, tak pro výstup verze elektronické (formát XML podle specifikace Ministerstva financí). Obě funkce se nacházejí v nabídce Účetnictví -> Účetní výstupy. Podívejme se nejdřív na přímé vygenerování přiznání. To se dělá funkcí Přiznání DPH.

Podobně jako u daně z příjmů, i tady je potřeba vybrat zdaňovací období. Tím je kalendářní čtvrtletí (případně kalendářní měsíc). Vyplňuje se zde koeficient pro účely krácení nároku na odpočet (při již zmíněném poskytování plnění osvobozených od DPH). Podobný význam mají i další zde uvedené položky. Většinu podnikatelů nezajímají.

Průvodce přiznáním k DPH má jen dva dialogy. V tom druhém se nastavuje kód zdaňovacího období (podle zákona; Q2 znamená čtvrtletní období pro plátce s obratem pod 2 mil. Kč), ale protože se nastaví automaticky, není třeba ho měnit. Druhým nastavovaným parametrem v tomto dialogu je druh výstupu. Pokud je zvolen elektronický, musí se zvolit soubor, kam se data uloží.

Formuláře pro DPH se bohužel čas od času (resp. spíše častěji) mění. To je dost nepříjemné, i když na obranu ministerských úředníků je třeba přiznat, že se formulář přiznání k DPH zcvrkl z dřívějších čtyř stran na pouhé dvě. Každopádně se musí dávat pozor na výběr správného vzoru.

Toť vše. Přiznání je hotovo, stačí ho vytisknout, podepsat a odnést na finanční úřad. Na výše uvedeném obrázku vidíte náhled vyplněného formuláře. S elektronickou verzí je to ještě jednodušší. Tu program uloží do zvoleného souboru, který pak stačí poslat úřadu přes datovou schánku nebo webovou aplikaci. Kdo zvolí datovou schránku, nemá bohužel kontrolu, zda je přiznání v pořádku. Bude-li špatně, přinese to problémy, například v podobě odmítnutí takového přiznání úřadem (XML schéma je bohužel špatně navržené a některé účetní systémy občas takovými problémy trpí – známý je kupříkladu někdejší problém „Česká republika vs. Česko“). Proto je dobré využít webovou aplikaci přinejmenším pro formální kontrolu přiznání.

Pokud z nějakého důvodu (například ve složitých případech) nelze použít automaticky generované přiznání k DPH, lze si ve FlexiBee připravit jen podklady a přiznání pak sestavit ručně. Podklady se připravují v průvodci dostupném přes funkci Podklady DPH.

Zde se dá vybrat časový interval a také moduly FlexiBee, které se zahrnou do výběru. Je-li výběr ponechán prázdný, je to, jako kdyby bylo vybráno všechno.

Na další stránce lze vybrat předpisy zaúčtování a druhy příjmů (podle zákona o daních z příjmů).

Třetí dialog obsahuje výběr částek (základu daně a daně samotné) a států. Ve čtvrtém se vybírají sazby daně, typy plnění a případně i řádky (podle přiznání). A konečně pátý, poslední dialog slouží k výběru středisek, protistran, popisu a stavu zaúčtování. Pro účely sestavení přiznání se všechny tyto dialogy (kromě prvního pro výběr období) ponechávají prázdné.

Výsledkem toho všeho je tabulka, kde jsou uvedeny částky spadající do jednotlivých řádků přiznání k DPH. Souhrnné údaju tu nejsou, proto je potřeba opět použít postup jako u daně z příjmů: jít přes tiskovou sestavu, která již tyto údaje obsahuje.

Souhrnné hlášení VIES

Kdo poskytuje plnění do jiného členského státu Evropské unie (pozor – týká se to například i reklamních příjmů z Google AdSense!), nejenže se stává automaticky plátcem DPH, pokud jim zatím nebyl, ale ještě mu vzniká povinnost podávat souhrnné hlášení tzv. souhrnné hlášení VIES. Jeho účelem je, aby mohla fungovat přeshraniční kontrola DPH.

Souhrnné hlášení obsahuje seznam plátců DPH, kterým bylo poskytováno plnění, s uvedením druhu a výše. U těchto plnění dodavatel nepřičítá k ceně DPH, tudíž odběratel zaplatí cenu bez daně. Tuto daň musí odběratel přiznat a současně si může uplatit odpočet (což je většinou „nula od nuly“, ale ne vždy – některé činnosti jsou osvobozeny od DPH bez nároku na odpočet; u nás je to například zdravotní péče).

Souhrnné hlášení se podává povinně elektronicky, tedy buď přes „společné rozhraní správců daní“ nebo přes systém datových schránek. Dříve to bylo natvrdo takto, čili nešlo se obejít bez datové schránky nebo elektronického podpisu. Nedávno byl ale zákon změkčen: lze hlášení podat i bez podpisu a následně dodat podepsanou písemnou verzi (podobně, jako když se elektronicky bez podpisu podává daňové přiznání).

K vytvoření hlášení slouží opět průvodce. Je k dispozici v nabídce Účetní výstupy pod položkou Souhrnné hlášení DPH. Průvodce má ale jen jeden dialog, kde se vyplní zdaňovací období. Nic dalšího není potřeba. Po zobrazení přehledu se tlačítkem Souhrnné hlášení VIES vygeneruje příslušný XML soubor k odeslání na úřad.

Přehledy o příjmech

Přavidelné předkládání údajů státu se u nás bohužel neomezuje jen na daňová přiznání. Dalšími „jinak nazvanými daněmi“ jsou zdravotní a sociální pojištění. Sociální se platí příslušné okresní (případně pražské) správě sociálního zabezpečení, zdravotní pak zdravotní pojišťovně, u které je člověk přihlášen. Nejde však jen o placení (záloh a doplatku), ale také o podávání přehledů o příjmech a výdajích.

Je možné, že v příštích letech dojde v souvislosti se zřízením jednotného inkasního místa k tomu, že se budou příjmy přiznávat jen jednou. Zatím je to ale jen čistě hypotetické, takže se prostě musí všechno dělat třikrát.

FlexiBee bohužel neobsahuje přímou podporu pro generování těchto přehledů, lze však využít podklady připravené funkcí pro přiznání k dani z příjmů. Chybí však jedna velmi podstatná věc – a to informace o zálohách zaplacených na oba druhy pojištění. Pár let už totiž nejde o daňově uplatnitelné výdaje, takže se ve výkazu daňové evidence vůbec neobjeví.

Přehled pro sociální pojištění

Přehled pro účely sociálního pojištění se týká většiny podnikatelů. Nebudu zacházet do podrobností, kdo přehled podávat nemusí – to se totiž často mění, podle toho, jaká je zrovna politická vůle. Spíše lze počítat s tím, že se bude povinnost podávat přehled týkat čím dál většího počtu lidí, resp. že budou mizet výjimky.

Připomínám, že i pokud podnikatel nemusí platit zálohy (například proto, že má dostatečně vysoké příjmy ze zaměstnání), může být povinen podávat přehled. Podobně nezáleží ani na tom, zda se člověk přihlásí k (nepovinnému) nemocenskému pojištění či platí pouze pojištění důchodové.

Pro účely zjištění zaplacených záloh lze využít například sestavu pohybů na bankovních účtu (pokud se zálohy na pojistné platily takto). V tabulce si lze vyfiltrovat přesně to, co potřebujeme. Stisknutím tlačítka s trychtýřem se otevře dialog pro nastavení filtru.

V tomto případě to bude velmi jednoduché. V řádku nazvaném Předpis zaúčtování se navolí relace „rovno“ a vybere se příslušný předpis pro sociální pojištění (NV5-SOC. POJ.).

Pozor na to, že takto se v seznamu objeví i položky doplatků pojištění (případně penále apod.), ne jen záloh. Je proto vhodné položky odlišovat již při zadávání, například jejich názvem nebo přiřazením štítků (podle kterých lze také filtrovat).

Přehled pro zdravotní pojištění

U zdravotního pojištění platí řada podobností s pojištěním sociálním. Jsou zde ale i rozdíly. Přehled podávají všechny osoby samostatně výdělečně činné (bez ohledu na výši příjmů apod.) a podává se u konkrétní zdravotní pojišťovny (pokud byl někdo během roku u více pojišťoven, musí ho podat u každé z nich; toto ale vzhledem ke změně zákona příštím rokem padne).

U zdravotního pojištění platí ohledně záloh totéž jako pojištění sociální. Rozdíl je prakticky jen ve výběru jiného předpisu, podle kterého se filtruje.

Výstupy pro vlastní potřebu podnikatele

Přestože si mnoho zejména drobných živnostníků nedělá žádné analýzy toho, jak na tom jsou (a řídí se podle toho, kolik peněz mají zrovna v kapse), byla by chyba nevyužívat data, která jsou již k dispozici, k zajímavým výstupům. Postupy popsané v předchozích odstavcích jsou plně aplikovatelné i zde. Zejména se to týká filtrů a podrobného nastavení průvodců.

Příjmy a výdaje

Mezi nejdůležitější ukazatele, které je dobré u daňové evidence sledovat, patří příjmy a výdaje. Lze k tomu použít výše popsaný postup tvorby výkazu. Rozdíl je ale v tom, že se sledované období nastaví podle potřeby, například na měsíc nebo čtvrtletí.

Na získané výsledky lze dále aplikovat filtr a sledovat pak skutečně to, co je pro dané zkoumání potřeba – například příjmy/výdaje podle středisek, zakázek, obchodních partnerů, výše částek atd. Fantazii se meze nekladou...

Na obrázku vidíte náhled výkazu s filtrací pro příjmy ze živnosti.

Pohledávky a závazky

Druhou skupinou ukazatelů, které je žádoucí sledovat, patří pohledávky a závazky. Není zrovna dobré, když člověk neví, kolik mu zákazníci dluží, nebo kolik naopak dluží on sám dodavatelům. Se zvláštní pozorností je třeba sledovat pohledávky a závazky po splatnosti.

FlexiBee poskytuje pro přehledy tohoto druhu funkci, která se nachází opět v nabídce Účetní výstupy a jmenuje se Neuhrazené pohledávky/závazky po splatnosti. Jedná se zase o průvodce s jediným dialogem.

Zde se pouze určuje datum, ke kterému se má provést výpočet, a volí se, zda počítat pohledávky či závazky. V následném tiskovém okně lze vybrat souhrnný přehled nebo přehled podle firem. Na následujícím obrázku vidíte výslednou sestavu. Pohledávky/závazky jsou členěny podle doby prodlení.

Toto ovšem zajistí jen přehled pohledávek a závazků po splatnosti. Často ale potřebujeme přehled všech pohledávek nebo závazků či nějak přizpůsobený výstup. Například pro vystavené faktury stačí otevřít jejích seznam (přes položky vlevo nebo přes nabídky na liště), vyfiltrovat si vše potřebné a pak zvolit vhodnou tiskovou sestavu.

Aktuálně je k dispozici pět různých sestav. Volba té nejvhodnější závisí na tom, co je potřeba zobrazit. Například sestava Seznam vydaných faktur (sumace podle firmy) přímo sčítá pohledávky za konkrétním odběratelem. Náhled vidíte na obrázku.

Úplně stejné je to pro opačnou stranu, tedy závazky. Podobně lze postupovat i u dalších dokladů – otevřít seznam, použít filtr a zvolit vhodnou výstupní sestavu. Tento obecný postup je použitelný například pro pokladnu, bankovní účet i řadu dalších dokladů, o kterých v tomto seriálu zatím ani nebyla řeč.

Zásoby: materiál a zboží

Mnoho podnikatelů si ohledně práce s FlexiBee vystačí s tím, co se mohli dočíst v dosavadních dílech tohoto seriálu. Týká se to hlavně těch, kdo poskytují služby nebo výsledky duševní práce. Kdo se ale zabývá výrobou nebo prodejem, nevyhne se evidenci zásob. Na tu se podíváme příště.

       

Komentáře