Portál AbcLinuxu, 20. dubna 2024 00:30

Příručka OpenOffice.org - V

18. 6. 2003 | Juraj Remenec

V minulej časti sme sa čiastočne zoznámili s tabuľkovým editorom CALC. Dnes si o ňom povieme niečo viac a naučíme sa základy práce s týmto programom.

Prevádzanie výpočtov

Tabuľkový editor sa nepoužíva najmä na tvorbu tabuliek, ako by si mnohí mohli myslieť. Aj keď je to jeho primárnou úlohou, v súčastnosti je to mocný nástroj na prevádzkovanie rôzných hromadných výpočtov. Samozrejme, že netvrdím, že sa dajú prostredníctvom tohto programu počítať rôzne zložité rovnice - od toho sú iné programy, ale pokiaľ potrebujete za krátku dobu, spustiť niekoľko desiatok (jednoduchých) výpočtov, môžte použiť práve CALC. Z výsledkom sa dá potom ďalej pracovať - napríklad previesť ho na graf, alebo ho účinne pretriediť, alebo nakoniec ho rýchlo dostať do každého iného programu, v ktorom sa s ním potom ďalej pracuje.

Pri zadávani počtov pre CALC si treba zapamätať, že každa bunka je ako-keby premenna (neznáma). Zoberme si príklad:

v = a + b

Aj keď patríte medzi úplných začiatočníkov používania CALCu, tak ale uvedený príklad musíte určite chápať už zo základnej školy. Pre stručnosť, neznáma "v" obsahuje súčet neznámych "a" a "b". Ak sa za neznámu "a" dosadí napríklad číslo "10" a za neznámu "b" dosadíme napríklad číslo "5" je logícké, že neznáma "v" bude automaticky obsahovať výsledok "15". A presne taký istý spôsob výpočtov funguje aj v programe CALC (toto pri počítačoch funguje všade ;-) ). Jediný rozdiel je v tom, že pri tabuľkovom editore musíme premýšlať ako daný výpočet dosiahnúť. Každá bunka môže niesť niekoľko druhov informácii - už vieme z predchádzajúceho seriálu. Okrem čísel môžu bunky obsahovať ale aj samotné vzorce. A čo je lepšie, každá bunka sa môže odvolávať na ďalšie bunky, ktoré sa nachádzajú v tom istom dokumente. Pre prvý jednoduchý výpočet si predstavme, že každá bunka v našom dokumente (bavme sa tu teraz o jednom liste) je akási neznáma. Napríklad neznáma "B1, A1, C10...", presne tak, ako sú označené jednotlivé nazvy buniek. Do bunky A1 napíšme napríklad číslo "8" a do bunky A2 napríklad číslo "3". Do bunky A3 napíšte nasledovný vzorec (tak ako ho vidíte v úvodzovkách) "=A1+A2".

Po napísani vzorca a potvrdenia klávesou ENTER sa hodnota bunky zo vzorcom zmení na číslo "11". To je aj výsledok neznámych A1 a A2. Pokiaľ ste pochopili o čo tu ide, tak ste na najlepšej ceste k zvládnutiu profesionálneho používania CALCu. Pokiaľ by ste chceli zmeniť vzorec, ktorý ste do bunky A3 zadali, ale ho nevidíte, lebo je v ňom už číselný výraz - nie je sa čoho báť. Jednoducho začnite s editáciou bunky, tak ako sme si o nej povedali v predchádzajúcej štvrtej časti seriálu. Poďme si ale bližšie rozobrať vzorec, najmä jeho začiatok. Vzorec začína znakom rovná sa "=". Pokiaľ použijeme takúto formu zápisu, bude výsledok daného vzorca zapísaný na bunku, do ktorej sa vzorec písal.

Toto ale nie je ešte vôbec všetko. Bunky sa umožnujú odvolávať aj na také bunky, ktoré už vzorec obsahujú. Tu však nastáva rozdiel v tom, že takéto bunky už musí obsahovať ale číselnú hodnotu. V našom prípade je to ten prvý spôsob prevádzania výpočtu, ktorého sa budeme držať aj naďalej. Ak zmeníte hodnotu jednej z buniek A1, alebo A2 a potvrdíte, automaticky sa zmení aj hodnota výsledku. Je to dané funkciu "Autocalculate" (Automatická kalkulácia), ktorá je v hlavnom menú -> Tools (Nástroje) -> Cell content (Obsah buniek).

Použitie takýchto výpočtov je už na vašej predstavivosti. Pre príklad je ho možné pouziť napríklad pri vedení zoznamu tovaru v sklade (ak nemáte iný, lepší program). V takýchto prípadoch má CALC určite výhodu použitia najmä čo sa týka hromadných výpočtov. Opäť pre príklad si predstavme určitý zoznam. Prvý stĺpec je názov tovaru, ďalší stlpec je cena za kus, tretí stĺpec to je počet kusov a posledný stĺpec bude cena celkom. Na konci zoznamu budeme chciet zosumarizovať výslednu cenu, aby sme vedeli, akú hodnotu má tovar v našom sklade. Príklad by mohol vyzerať aj takto.

Ako sme dosiahli uvedený výsledok? Je to veľmi jednoduché. Prvé tri stĺpce boli zadané na pevno používateľom. V štvrom stĺpci sme na prvom riadku (pokial nerátame riadok s titulkom) použili prvý vzorec na výpočet celkovej sumy z počtu tovaru a jeho cenou za kus. Jeho tvar je takýto: =B2*C2. Po potvrdení klávesou ENTER sme dostali výsledok prvého nášho tovaru. Aby sme vzorec nemuseli písať na každý riadok tovaru, môžme použiť kopírovaciu funkciu a to takú, že, klikneme 1x na bunku v ktorej je vzorec, ta sa nám aktivuje hrubým orámovanim a na dolnom pravom konci tohto orámovania je drobný štvorček. Chytíme tento štvorček a ťaháme ho celím stĺpcom smerom na dol. Keď tak spravím až do posledného potrebného riadku, pustíme tlačítko na myši a vzorec sa nám automaticky aplikuje na celú oblasť. Dôležité je si uvedomiť, že táto funkcia nie je tá istá ako funkcia kopírovania a vkladania objektov (Ctrl+C a potom Ctrl +V). Bližšie to vysvetlím takto: Asi si myslíte, že vzorec v skopírovaných riadkoch nemôže byť dobrý nakoľko ste ho okopírovali z prvého riadku, kde sa údaje vzťahovali na daný riadok. Ak si ale pozriete obsah týchto buniek, zistíte, že vzorec bol dosadený správne a nikde sa nevyskytla situácia vzorca, keď na "10 riadku" je vzorec "=B2*C2". Túto metódu kopírovania, teda ťahania buniek, by ste si mali osvojiť, lebo práve táto funkcia vám niekoľkonásobne ukráti potrebný čas na tvorbu dokonalej tabuľky. Týmto spôsobom ale tvorba výslednej tabuľky, tak ako ju vidíte, nekončí, takže ideme ďalej.

Funkcie

Niektorý prezieraví užívatelia si už asi domysleli, ako som asi zadal posledný vzorec v riadku "SPOLU". Ak si myslite, že by to mohlo vypadať nejak takto: =C2+C3+C4+C5+C6, tak áno, máte pravdu. Uvedený spôsob by určite fungoval, ale viete si predstaviť písanie takéhoto vzorca, pokiaľ by ste mali v zozname viac ako 1000 položiek (boh s vami).? Práve na uvedené situácie nám poslúžia vstavané funkcie. Na lište vzorcov si všimnite ikonky sumárizácie . Tato funkcia nám pomôže aplikovať automatický sčítavací vzorec na označenú oblasť. Jej použitie je veľmi jednoduché, kliknite 1x myšou na bunku, v ktorej budete chcieť mať výsledok. Potom kliknite na uvedenú ikonu a na dokumente sa vám modrým rámčekom zobrazí oblasť buniek, ktorá bude sčítaná. Označenie je možné meniť podľa potreby.

Po potvrdení klávesou ENTER dostaneme výsledok. Toľko k nášmu príkladu. CALC samozrejme disponuje aj obrovským množstvom ďalších funkcii. Nie su síce vyvedené v tvare ikony, ale ich kompletný zoznam nájdete kliknutím na Hlavné menú -> Insert (Vložiť) -> Functions (Funkcie). Môžte tam nájisť napríklad funkcie ABS, čo je výpočet absolutnej hodnoty, SIN, COS, TAN - čo je výpočet sínusu, kosínusu a tangensu. Ďalej napríklad funkcia AVERAGE, čo je výpočet priemeru, CONVERT - napríklad na prevod medzi menami, a ďalej je tu napríklad aj možnosť klásť podmienky IF. Zádavanie funkcii je v tomto prípade také isté, ako v prípade sumarizácie. Ide len o zmenu voľby týchto funkcii. Navyše v okne s funkciami sa vám zobrazujú aj príklady (nápoveda) ich použitia v dokumente + čo ktorá funkcia robí. Pre bližšie informácie doporučujem navštíviť nápovedu, ktorá je taktiež ku každej funkcii dosť podrobná.

Tvorba tabuľky a jej dizajn

Uviedol som vás do problematiky písania vzorcov a prevádzania rôznych výpočtov, čo sme si názorne ukázali aj na príklade. Určite vás ale zaujíma, ako som v príklade docielil taký výzor tabuľky aký ste mohli badať. Jedná sa o zmenu dizajnu. Rozprávali sme si o neuveriteľnej flexibilnosti buniek. O tom, že môžu mať rôznu farbu popredia, pozadia, rôzne formátovanie a že môžu niesť rôzny druh informácii. Čo ale nemôžu, je mať každa inú veľkosť. Táto informácia sa týka len buniek v tom istom stĺpci a chcel som povedať, že napríklad bunka A1 a A2 nemôžu mať každá inú veľkosť, bez toho, že by to nemalo nejaký vplyv na susedné bunky. Ale poďme po poriadku. Veľkosť buniek môžte meniť po stĺpcoch, alebo po riadkoch. V lištách, ktoré označujú písmeno stĺpca, alebo riadkoch, ktoré označujú číslo riadku, môžte meniť veľmi jednoduchým spôsobom veľkosť týchto stĺpcov/riadkov. Stačí, ak myšou prídete napríklad na lištu stĺpcov (nad oddelovaci čiaru) a chytíte ju. S chytením ju môžte začať posúvať. Veľmi rýchlo zistíte, že uvedený spôsob funguje aj na lište riadkov. Myslím, že po pár pokusoch si už uvedomujete, ako som docielil zmenu veľkosti buniek. To je ala len začiatok. Pokiaľ by ste potrebovali zmeniť veľkosť každého stĺpca alebo riadkov v celom dokumente na inú hodnotu, môžte myšou (cez lišty) označiť požadovanú oblasť (vždy len jednu - buď stĺpce, alebo riadky) a kliknúť na takto označenú časť lišty pravým tlačítkom.

Po kliknutí pravým tlačítkom sa nám otvorí menú, kde nás bude zaujímať položka "Column width" (Šírka stĺpca). Po kliknutí na túto položku môžme zadať presnejšiu informáciu o potrebných rozmeroch označených stĺpcov. Presne takíto istý spôsob funguje aj na lište riadkov. Ďalšou zaujímavou položkou je "Format cells..." (Format buniek). Táto položka je taktiež kľúčovou pri používani CALCu. Dokážete za jej pomoci meniť farbu popredia, pozadia buniek, formátovať ich a mnoho ďalších funkcii, s ktorými by ste mali poexperimentovať. Napríklad veľmi používanou funkciou v tejto položke je aj zmena typu informácii, ktoré bunka nesie. Pomocou nej môžte zakazať do bunky zapísať inú informáciu, než len číselný výraz, textový výraz, alebo jednoducho môžte ku číselným hodnotam pridávať nejaký textový reťazec - podobne, ako je to v našom príklade. Tu si treba ešte zapamätať jednú vec a to, že treba rozlišovať medzi označením buniek priamo, prostredníctvom myši, alebo označeniu buniek cez lištu. Treba si zapamätať, že pokiaľ označujeme bunky cez lištu, aplikujú sa dané zmeny pre celý stĺpec v celom liste. Zatiaľčo konkrétne označené bunky budú príjimať zmenu formátovania len pre svoju označenú časť.

Niektoré najčastejšie formátovania môžte použiť aj prostredníctvom lišty objektov. Označte si napríklad myšou bunky, v ktorých máte text (nie cez lišty). Kliknite potom na ikonku zarovnania na stred a potom na ikonku zvýraznenia BOLD. Vidíme, že formátovať sa dá pomerne rýchlo aj cez tieto rýchle voľby. Ďalšou vecou, ktorú som pri tvorbe návrhu zoznamu tovaru použil, bola zmena farby pozadia. Taktiež označte bunky, ktorých sa má zmena farby týkať, a kliknite na označenu časť pravým tlačítkom myši. Zvoľte "Format cells". Z otvoreného okna vyberte záložku "Background". To je všetko, stačí si už len vybrať farbu pozadia a je to. Úplne poslednou vecou, ktorú ešte treba spraviť, je orámovať bunky. Tu by som chcel upozorniť, že čiary, ktoré vidíte, a ktoré oddelujú jednú bunku od druhej - nie si v skutočnosti viditeľne (na tlačiarni). Majú služíť len na to, aby ste vedeli akú veľkosť a rozmery majú dané bunky. Skutočné rámovanie buniek sa prevádza pomocou ikony . Po kliknutí na ňu si môžme vybrať z niekoľkých druhov orámovania, ktoré doporučujem aplikovať najmä na vopred označenú časť buniek.

Navyše je tu možnosť zmeniť aj hrúbku čiary orámovania. Taktiež cez položku "Format cells..." v sekcii Borders (Čiary).

Tvorba grafov

V poslednej dobe sa CALC stal obľúbeným nástrojom aj na tvorbu grafov. Použitie tejto funkcie je taktiež veľmi jednoduché. Treba si zapamätať, že pri grafe musíme mať hodnoty "x" a hodnoty "y". Pre jednoduchý graf musíme mať zaplnený aspoň jeden stĺpec hodnotami, ktoré budú výsledkom grafu. Kliknutím na ikonu spustíte sprievodcu grafom. Ako prvý krok je mu treba zadať z akej oblasti sa majú data použiť. Výber oblasti sa uskutočnuje opäť označovaním myšou. V ďalších krokoch je nám už ponúknuty výber z rôznych druhov grafov, ako stĺpcový graf, čiarový, 3D grafy, alebo známe koláčové grafy. Po výbere grafu nám ostávaju na rováši ešte menšie kozmetické úpravy, ako pomenovanie X a Y os, pomenovanie tabuľky a zmeny farby čiar, ich hrúbky a rozmerov. K tejto funkcii sa ešte vrátime pri desiatej časti serialu.

Zoraďovanie dát

Veľmi častým použitím tabuľkového editora býva práve funkcia "Sort...". Čo by to bol za seriál, keby sme si niečo nepovedali aj k tejto funkcii. V Hlavnom menu -> Data -> Sort (Zoradiť) nájdete okno, ktoré hľadáte. Pred jeho spustením je treba označiť časť buniek, ktoré majú byť zoradené. Pri našom príklade je treba označíť všetko okrem horného riadku (titulku) a spodného riadku (SPOLU). V opačnom prípade by mohlo dôjsť k pomiešaniu jednotlivých záznamov, čo by nás mohlo vyjsť pekne draho. Keď sme označili časť dokumentu, ktorú chceme zoradiť, použiťe uvedenú cestu a dostanete sa ku funkcii, v ktorej je už možné bližšie definovať ako a podľa čoho majú byť dané dáta zoradené. Treba si zapamätať, že ak dáme zoradiť data v stĺpci, ktorý obsahuje text - bude zoradený podľa abecedy. Ak stĺpec obsahuje čísla, budú zoradené od najmenšieho po najväčšie. Spôsob zoraďovania sa dá samozrejme meniť.

Záver

Pomaly ale isto sa už blížime ku koncu nášho dnešného seriálu, ktorý je našou zlatou päťkou. Kedže priestoru je málo, nie je možné préjisť všetkými funkciami tohto skvelého programu. Aj keď je mnoho programov, ktoré nahrádzajú tieto kancelárske riešenia, ako je napríklad Latex, ktorý je dokonalou (aj keď zložitejšou) náhradou za WRITER, tak tabuľkový editor ostáva stále ako jedinečné riešenie. Na záver menšie vyhodnotenie CALC vs. EXCEL:

Kladné body:

opäť je to pomer cena/kvalita
dobré rozmiestnené funkcie
pomerne jednoduché ovládanie
úplne bezproblémový prevod do *xls formátu

Záporne body:

o čosi menej techník sprácovnia výpočtov
menej použiteľných riadkov a stĺpcov
zadávanie pokročilejších typov formátovania

Samozrejme problémov môže byť viac, toto je len časť mojích postrehov. Každopádne už sa teším, že ás privítam pri šiestej časti, ktorou sa začneme baviť o programe IMPRESS, čo má byť akože obdoba PowerPointu.