Groupware řešení pro vaši kancelář

27. 11. 2002 | Reklama

Články - Groupware řešení pro vaši kancelář  

Nabídka nového groupware

Úvod

Jednou z klíčových aplikací pro chod alespoň střední společnosti je systém, kterému se říká někdy "Groupware", někdy "Workflow", a někdy, co si budeme nalhávat, také prostě MS Exchange ... Systém, jehož úkolem je koordinovat a vyhodnocovat činnost lidí ve firmě. Na linuxu existují různá jednoúčelová udělátka, která ze své podstaty velmi dobře fungují sama o sobě a někdy jsou schopna komunikovat i mezi sebou. Problém však nastává ve chvíli, kdy si potřebuji naplánovat nějakou činnost v souvztažnosti s několika dalšími kolegy. Ano, mohu je požádat, aby mi vyexportovali své osobní kalendáře ze svých Korganizérů. Stává se ovšem, že ve chvíli kdy to potřebuji udělat, je onen kolega zrovna na dovolené, na potvoru někde, kde není dosažitelný apod. Já sice vím, že se má vrátit za týden či za dva, ale to je vše, co vím. Prostě pořebuji v danou chvíli vidět jeho kalendář on-line, vedle kalendáře svého a kalendářů dalších lidí, kteří na nějaké schůzce budou přítomni, abych mohl nalézt termín, který nebude kolidovat s událostí nikoho zúčastněného, termín zablokovat, aby až druhý den přijde někdo jiný a bude chtít udělat něco podobného, nám termín nenaboural...

Systém by měl být schopen pracovat se standardy v této oblasti, proto například adresář osob, který obsahuje, by neměl být ničím proprietárním, do čeho nic jiného nevidí, ale aplikací, ze které mohou číst i aplikace jiného druhu, například e-mailoví klienti nebo programy pro telefonování z počítače (VoIP je stále rozšířenější, že?).

Vyvstala tedy poptávka po systému, který by toto umožňoval. Podobný systém jsem před časem programoval pro prostředí intranetu, vzal jsem tedy jeho torzo, zobecnil jej a přidal několik obecných modulů, jako napřílad možnost nastavovat jazyk prostředí (ve mnoha firmách je mezinárodní prostředí). Do systému jsem začal přidávat jednotlivé aplikace, které Vám nyní postupně popíši.

Adresář

Systém obsahuje z výše uvedených důvodů nikoliv adresář samotný, ale rozhraní pro práci s LDAP serverem, který zde slouží jako adresářová služba (to proto, že například pro většinu e-malových klientů není problémem s takovým adresářem pracovat). Adresář obsahuje tři základní "organizační jednotky" - Zaměstnance společnosti, Obchodní partnery a Ostatní. Zaměstnance můžeme dále dělit podle oddělení. Přitom platí, že kontakty do "Obchodních partnerů" a "Ostatních" mohou přidávat všichni, kontakty do "Zaměstnanců" mohou přidávat osoby s balíčkem práv "Administrátor" a "Personalista".

Kalendář

Zde se dostáváme ke klíčové aplikaci systému. V základním nastavení se volí, zda všechny kalendáře mají být přístupny všem, nebo zda platí pravidlo, že každá osoba definuje okruh lidí, kteří mohou nahlížet do jejího kalendáře (toto může dále administrátor systému, právě pro případ že osoba je momentálně nedostupná). Takže osoba má svůj kalendář, do kterého si přidává události. U události může nastavit vlastnost "Privátní" - v takovém případě detail události vidí jen ona sama a ostatní, mající do kalendáře přístup, vidí jen text "Privátní událost". Dále si může volit možnost upozornění, pak systém 15 minut před události pošle upozorňovací e-mail.

Každý den si osoba definuje nejen časový plán, ale i hodiny odpracované na jednotlivých úkolech či projektech. Systém pak pro oprávněné osoby (tzn. nadřízené) poskytuje pohled na hodiny odpracované osobou na jednotlivých úkolech, hodiny odpracované za jednotku času (za měsíc) apod.

Ve chvíli, kdy si potřebuje naplánovat událost společnou s dalšími osobami, jako je schůzka, vybere osoby z okruhu, do jejichž kalendářů má přístup (případně požádá administrátora o zpřístupnění kalendáře nějaké osoby) a systém zobrazí tyto kalendáře vedle včetně událostí jednotlivých osob.

Sdílené zdroje

Systém dále obsahuje aplikaci pro bookování sdílených zdrojů, jakými bývají například digitální fotoaparáty, datové projektory nebo firemní automobil. Každý takovýto předmět má definovaný název, popis a odpovědnou osobu. Ten, kdo chce podobného předmětu využít, pak vidí, že v den, kdy jej potřebuje, je obsazený osobou xy na čas od 10 do 12 hod., například. Může tedy provést jeho zamluvení na volnou dobu.

Úkoly

Každá osoba může mít definovaný okruh lidí, kterým může zadávat úkoly a okruh lidí, kteří zadávají úkoly jí. V aplikaci úkoly tedy vidí jednak úkoly, které byly zadány jí, a dále úkoly, které zadala někomu jinému. Pokud je osobou, které byl úkol zadán, může jej odmítnout, či definovat procento splnění a pokud je osobou, která úkol zadala, může naopak stav plnění úkolu kontrolovat. Obě strany mají možnost přidávat poznámky, které se pak objevují v historii úkolu.

Když chce zadat nový úkol, definuje opět název a popis úkolu a dále termín splnění a osobu, které je úkol uložen. Ve chvíli, kdy se úkol ukládá, systém zasílá e-mail s upozorněním osobě, které byl uložen a e-mail s potvrzením osobě, která úkol uložila. Podobně když se změní stav splněnosti úkolu případně když osoba, která úkol uložila v něm udělá změny, systém opět posílá e-mail.

Projekty

Aplikace Projekty je v tuto chvíli ve stadiu rozpracovanosti. V současné době funguje jako jakási nadstavba nad úkoly, kdy lze několik úkolů sdružit do jednoho projektu, definovat milestony, podrobněji definovat práva (definují se práva ke čtení, zápisu a řízení projektu). V rámci projektu se zobrazuje historie a textové zápisy. V budoucnu přibudou další funkčnosti aplikace Projekty, například možnost k projektu ukládat binární soubory.

Technické řešení

Systém může pracovat v režimu intranetu a v režimu extranetu. Hlavní rozdíl spočívá v tom, že v režimu extranetu se mohou do systému přihlašovat osoby uvedené jako "Obchodní partneři" a například kontrolovat, případně spolupracovat na projektech či úkolech.

Systém využívá jednak LDAP adresář pro uchovávání informací o osobách či kontaktech, a jednak SQL databázi pro uchovávání ostatních dat. Konkrétně se používá server OpenLDAP2 a SQL databáze PostgreSQL verze 7.2.

Jako aplikační server je využit Tomcat 4, může však být použit jakýkoliv javový aplikační server podporující JSP verze 1.2. Doporučuje se, aby podporoval "WAR" soubory (Web ARchive). Systém vyžaduje JRE/J2SDK ve verzi 1.4 a vyšší.

Stránky projektu, další informace

Systém je prezentován na adrese http://www.chalu.cz, kde je možné získat časově omezenou zkušební verzi. Balíček ke stažení obsahuje kromě vlastní aplikace soubory na konfiguraci LDAP serveru, inicializační sql soubor pro databázi, návod k instalaci a k základní administraci v českém a anglickém jazyce.

Diskuse k tomuto článku

[Michal Vymazal]

Jen tak dal a houst!

[Jiri Bajer]

System vypada uzasne, ale: 1) cena mi prijde pomerne vysoka pro nasazeni v mensi firme (10-20 zamestnancu, firma se nezabyva pachanim SW) 2) nasazovat kvuli IS extra pocitac a jeste ke vsemu nadupany kvuli Jave mi prijde jako overkill (+skryte zvyseni nakladu na nasazeni IS) - opet z pohledu male firmy, ktere jako mailserver+fileserver+printserver staci K6/Celeron, tedy stroj, ktery je slabsi, nez vetsina Win pracovnich stanic => po jak velkou firmu se vyplaci nasazovat tento IS? 3) jakozto Palmista mam vyhradu k zobrazeni daily calendar: proc zobrazovat nocni hodiny, i kdyz v nich neni zadna udalost? + pro udalosti typu casovy interval mi prijde nesikovne mit na zacatku radku hodinu a za ni jeste casovy interval v minutach - opet viz. Palm Jinak webove rozhrani a synchronizace s PDA jsou velice vitane vlastnosti...

[Jiri Chaloupka]

Dekuji za pripominky add 2/ On zase tak moc nadupany byt nemusi, v jednom z nasazeni chodi naprosto bez problemu na PII/300 MHz s 512 MB RAM. Pravdou je ze pouziti Celeronu jej muze velmi zpomalit na druhou strano je otazkou proc pouzivat na serveru procesor urceny pro hry. add 3/ Toto vyplynulo z jednoho pozadavku, nicmene zapracuji do osobnich nastaveni moznost nocni hodiny skryt.

[Jiri Bajer]

1) Protoze na to, aby byla okna jeste zarivejsi se najdou penize vzdy - na to, aby server bezel na poradnem stroji se uz nachazeji hur. 2) To, ze Linuxovy server bezi na slabsim HW nez Win workstationy je mimo jine jeden z velkych kladu tohoto OS a argumentem, proc tam nenasadit NT.

[Jiri Chaloupka]

add 1/ chapu, ale v kazde firme by se mel najit IT manager schopny podobne tlaky rekneme usmernovat. Jina situace je samozrejme ve firme s rekneme 10-20 zamestnanci, kde se takovyto clovek musi venovat i dalsim vecem nesouvysejicim s jeho postavenim, napr. vlastni udrzbe sw a hw. Tam vsak system nemiri. add 2/ vypliva to same co v bodu 1/

[Frank]

Dobrý den, mám pozitivní zkušenost s phpGroupware, viz http://www.phpgroupware.org.

[Mojža]

phpGroupware mě taky zajimá, nevíte, zda existují české překlady (lokalizace)?

[IW]

PHP GW ceskou lokalizaci tusim nema, ale podobnych groupware projektu v PHP je na www.sourceforge.net nekolik a mam dojem ze u nejakeho jsem lokalizaci do cestiny videl. Jinak ta lokalizace zas tak slozita neni vsechen text je centralizovan a tak staci prelouskat a prelozit to v jednom souboru. Tedy doufam, ze se nepletu, hrabal jsem se uz v tolika projektech, ze ztracim prehled :)

[beo.wulf]

Nepletete, tusim ,ze jsem videl neco ceskeho u php groupware projektu se jmenem TUTOS, na prvni (i na druhy) pohled to vypadalo dcela zajimave.... beo.wulf

[Bross]

phpGroupware MA ceske preklady, byt ne pro vsechny moduly.

[Jindra Sroba]

lze se na takovy server prihlasit jinak nez webem ? (IMAP ?)

[fx]

pro spravny groupware v kancelari musi byt minimalne tolik zenskejch jako chlapu. Nejlepe 5+3 nebo 4+2.

[Daniel Pavelka]

Pokud se vam nezda cena a potrebujete ceske prostredi, mrknete se na http://www.tutos.org/ a nebo na http://sourceforge.net/projects/tutos/.

[kolisko]

Ze by se zacaly objevovat prvni znamky komercializace ABCLinux serveru? Abych pravdu rekl, recenze na placene groupware reseni bych na serveru moc necekal. Asi nebudu mluvit pouze za sebe kdyz reknu, ze by ctenare spise zajimaly GPL projekty nez komercni. Je prece kazdemu jasne, ze to je obycejna reklama. Dost mne tento clanek zklamal. kolisko

[Jindra Sroba]

Prdlacky. Klidne si koupim (i za vic) software, ktery bude dobry a zbavim se ZATRACENE draheho na provoz i porizeni MS padavyho a deravyho kramu. Linux je operacni system a tento server je o nem a o SW pro nej. Nemusi byt nutne gratis.

[Jiri Bajer]

Calnek ma uz v titulku reklama... Ale na druhou stranu bych privital, kdyby paralelne s timto reklamnim clankem vysel clanek o free alternativach...

[Leoš Literák]

toto je naprosto bezna tiskova zprava a tedy s recenzi to nema nic spolecneho. rozhodne neni ani prvni ani posledni, viz rubrika PR clanky. sam jsi poznal, ze se jedna o obycejnou reklamu, takze nechapu, proc te zklamal obsah reklamy. nejednalo se o redakcni text, takze za jeji obsah nemuzeme rucit. muzeme se jen rozhodnout, zda jej prijmeme ci nikoliv. ale zasahovat do textu nejde.

[Jindra Sroba]

No ja bych spis potreboval vylozene nahradit exchange necim jinym, ale musi to pochopitelne umet maily, kalendar, ukoly a adresar + spolupracovat s outlookem 2000 protoze na desktopy linux urcite neprosadim (aspon zatim) tohle je zajimavy projekt, ale potreboval bych vic ;)

[Jiri Chaloupka]

V takovem pripade bych mohl doporucit snad jen lotus .

[BoodOk]

Bynari InsightServer + Bynari OutlookConnector http://www.bynari.net Lze stahnout i zkusebni verzi. Vse bezi nad OpenLDAP, Cyrus IMAP a Exim.