Portál AbcLinuxu, 24. dubna 2024 06:08
Poměrně častou činností provozovanou na počítačích je vedení účetnictví či daňové evidence, včetně různých souvisejících agend. Díky programu FlexiBee Lze zcela plnohodnotně pracovat i v Linuxu. A je to jednodušší, než by se mohlo zdát.
Ve firmách se při rozhodování o nasazení určitého operačního systému nebo jeho upgradu na novou verzi rozhoduje, jaký to bude mít přínos, jaké překážky bude třeba překonat a v neposlední řadě kolik to bude stát. Rozhodnutí se dělá na řadu let dopředu a špatná volba se tedy může s firmou táhnout ještě dlouhou dobu.
Jedním z hlavních kritérií pro hodnocení případných překážek je možnost provozu softwaru potřebného pro činnosti, které se ve firmě provozují – ať už se jedná o to, čím se firma skutečně zabývá (hlavní činnosti), nebo o záležitosti podpůrné, kam patří typicky různá kancelářská práce, včetně účetních agend, všelijakých evidencí, zpracování výkazů a podobně.
Optimální situace nastává, pokud je software schopný běžet nejen na různých verzích téhož operačního systému (což mimochodem není zdaleka samozřejmé), ale i na více systémech zcela rovnocenně. Je potom o starost méně, protože lze toto kritérium při hodnocení vynechat a soustředit se na ta ostatní.
Mnohé firmy sázejí v oblasti operačních systémů na GNU/Linux, ať už si vyberou jakoukoli distribuci, a proto je zajímá, zda budou všechny potřebné programy schopny na tomto systému běžet, aby nemusely udržovat ještě nějaký další systém, což by zvyšovalo náklady na správu a licence.
Co se týká ekonomických administrativních agend, jedním z mála systémů nezávislých na platformě a schopných plnohodnotně fungovat na Linuxu (a v Česku zřejmě asi úplně jediným) je FlexiBee, dříve známý pod názvem WinStrom.
Hlavní výhodou tohoto systému je, že si každý může vybrat platformu pro serverovou i klientskou část a dle libosti to kombinovat. Naopak předesílám, že jde o normální proprietární (komerční) software, za který se platí, a to podle zvolené verze a podle maximálního počtu současně připojených uživatelů. Na vyzkoušení a „práci v malém“ je ale k dispozici bezplatná verze (s limitem na počty záznamů), kterou si lze stáhnout a nainstalovat.
Ne každému samozřejmě musí FlexiBee vyhovovat. Má určitou filosofii ovládání, a kdo je zvyklý na filosofii jinou, může se mu program zdát těžkopádný nebo nepřehledný. Právě proto je ale dobré, že řada programů tohoto typu umožňuje si software zdarma vyzkoušet a pak se rozhodnout. Některé takové programy vytvořené pro Microsoft Windows lze v GNU/Linuxu provozovat prostřednictvím Wine, nicméně nemusí vždycky všechno dokonale fungovat.
Stažení a instalace FlexiBee je obvykle jednoduchý proces, který spočívá ve stažení příslušných balíčků (podle distribuce, celkem jich je podporováno sedm) z webu aplikace, a v následné instalaci standardním mechanismem dané distribuce. Balíčky většinou zajistí přidání repozitáře FlexiBee do systému, takže následné aktualizace již probíhají stejně jako u jiného softwaru.
FlexiBee je program napsaný v Javě a ukládající data do databáze PostgreSQL. To znamená, že je potřeba mít potřebné technologie nainstalované. Balíčkový systém to běžně zajistí přes závislosti. Na klientské straně pochopitelně není databázový systém potřeba (zatímco Java je potřeba na obou stranách).
Pro další výklad budu předpokládat, že serverová i klientská část běží na tomtéž stroji. Pokud tomu bude v určitém případě jinak, výslovně to zmíním.
Po instalaci by měl běžet jak databázový server PostgreSQL (ve kterém instalátor vytvoří patřičnou databázi), tak i serverový démon FlexiBee. Ekonomický systém je tedy připraven k práci.
Při prvním spuštění po instalaci je potřeba připravit systém k práci. To samozřejmě odpadá v případě, že se bude využívat jen klient, zatímco server s funkčním systémem je již někde zprovozněn. Ale o tom až později.
V dialogu se vyplní jméno a heslo prvního uživatele. Ten získá administrátorská práva, takže bude moci dělat ve FlexiBee úplně cokoliv, samozřejmě včetně přidávání dalších uživatelů.
Po vytvoření uživatele se lze přihlásit toto přihlašování už je stejné, jako bude při normálním používání programu. Vybere se server (zde je na výběr jen Místní počítač), vyplní jméno a heslo a stiskne se tlačítko Přihlásit. Pokročilé možnosti nechme na jindy.
Po pouhém stažení a instalaci je nainstalována bezplatná verze Start, která má omezení na počty záznamů. Pokud se tato verze zaregistruje, limity se zvýší, úplně odpadnou po nákupu licence (přičemž se ale současně omezí funkce pouze na ty, pro které je zakoupena licence). Nyní pokračujeme, kdo ale zakoupil licenci, v tomto místě může provést aktivaci nebo nahrát licenční soubor. Tento dialog se bude objevovat při každém spuštění verze Start.
V rámci jedné instalace FlexiBee lze vést agendu více firem či jiných subjektů. To se hodí hlavně pro účetní firmy, případně pro situace, kdy má někdo více firem a bude s nimi pracovat společně. Je samozřejmě potřeba založit aspoň jednu firmu. Tento dialog slouží i pro další operace, kromě jiného třeba pro obnovení firmy ze zálohy.
Nová firma se zakládá pomocí průvodce. Řadu věcí není mnohdy potřeba vůbec řešit (přinejmenším zpočátku), na ty důležité vždy upozorním. Již dopředu říkám, že se nyní bude zakládat firma fyzické osoby vedoucí daňovou evidenci, bude plátcem DPH a bude vykonávat běžné činnosti spadající do klasické volné živnosti.
Kdo si chce před ostrou prací jen tak hrát a zkoušet si různé věci, může nyní zvolit Vytvořit testovací firmu. Tím se vytvoří firma naplněná daty, na kterých lze provádět různé experimenty a testovat, co program dokáže. Kdo chce, může zvolit, následující postup ale bude předpokládat vytvoření plnohodnotné firmy (tlačítkem Vytvořit firmu).
V prvním dialogu se vyplňuje stát (Česká republika, případně Slovensko), typ organizace (viz dále) a název firmy. Název by měl být vyplněn tak, jak je uveden ve státních rejstřících (obchodním, živnostenském apod.), protože se bude objevovat na vytištěných dokladech a sestavách.
Typem organizace se zde míní to, jaké účetnictví vede. Na výběr je daňová evidence (bývalé jednoduché účetnictví; vede ji většina podnikajících fyzických osob) a podvojné účetnictví ve třech verzích. Jednotlivé verze se liší v řadě aspektů, které teď nebudu příliš rozpitvávat – důležité je ale vybrat tu správnou, tedy například podnikatelé (s.r.o., a.s. a podobně) vyberou účetnictví pro podnikatele atd. Program už podle toho pak vytvoří účtový rozvrh podle správné směrné účtové osnovy, připraví náležité sestavy a různé další věci.
Zakládání firmy nějakou dobu trvá, proto je potřeba mít trpělivost.
Po dokončení přípravných prací se dialog změní, ovšem i připojování k databázi chvilku trvá.
Po připojení k databázi se spustí průvodce nastavením firmy. Pro další práci v podstatě není potřeba jím procházet, stačí stisknout Dokončit a hned začít pracovat. Přesto je ale dobré některé údaje vyplnit. Ty úplně základní se otevřou tlačítkem Vyplnit nastavení firmy.
V základních údajích o firmě je potřeba vyplnit přinejmenším věci jako IČ, DIČ a samozřejmě sídlo. Kdo využívá další adresy, může vyplnit i ty, vložit lze i logo a razítko (pro použití na listinách).
Na kartě Upřesnění jsou různé další údaje, které se vztahují především k daňovým přiznáním. Je žádoucí nastavit převažující činnost (podle CZ-NACE) a finanční úřad (ostatní údaje se týkají právnických osob, čili nyní vynecháváme).
Po kliknutí na tlačítko u pole Finanční úřad se otevře okno s adresářem. Tento adresář je obecný, pro celý program FlexiBee. Protože nás ale nyní zajímají jen finanční úřady, ve druhém rozbalovacím seznamu vybereme položku Finanční úřad. FlexiBee obsahuje předpřipravený seznam FÚ, takže si stačí jen vybrat ten správný.
Další důležitá karta je Legislativa. Základní parametry se nastovaly již při vytváření firmy, tady lze nastavit další věci, například plátcovství DPH, jazyky apod. Ostatní karty nyní ponecháme beze změny.
Po potvrzení provedených změn se zobrazí důležité okno, kde se určuje, jak mají být změny chápány. Mohou se považovat za opravu aktuálního stavu (což bude samozřejmě případ počátečního nastavování) či za nastavení účinné v budoucnosti nebo naopak v minulosti. Pokud se například firma stane plátcem DPH, nastaví se to právě zde, a to jako budoucí nastavení.
Parametry firmy jsou nastaveny, to ale neznamenená, že by bylo úplně hotovo. Před vlastní prací může být potřeba provést ještě některé další operace.
Jednou z nich je vytvoření dalších uživatelů. Kdo podniká sám a sám se stará i o účetní agendu, nebude to samozřejmě potřebovat. Pokud ale bude vstupovat do programu víc lidí, už je velmi záhodno, aby měl každý svůj vlastní přístup a aby měl pokud možno každý jen taková práva, jaká potřebuje.
Obvyklým účetním obdobím je kalendářní rok. Již delší dobu je ale i v Česku možné pracovat s tzv. hospodářským rokem, pokud je to z nějakých důvodů výhodnější. Týká se to například zemědělců, kteří na podzim zasejí a v létě sklízí, takže si zvolí období třeba od října do září. Také kupříkladu fotbalové kluby využívají hospodářský rok, který v tomto případě odpovídá ligové sezóně. Kdo nechce nastavovat účetní období (což bude většina případů), dialog přeskočí.
Nastavení hospodářských středisek je doménou větších firem, jednotlivci a menší firmy obvykle nepotřebují takto sledovat hospodaření. Ve FlexiBee je již předem připraveno středisko Centrála, které se použije vždy, nejsou-li nakonfigurována a použita střediska jiná. Účtový rozvrh se týká jen (podvojného) účetnictví a proto v režimu daňové evidence ani nelze příslušnou funkci použít (tlačítko je sice aktivní, ale stisknutí vyvolá pouze varovnou zprávu).
Specifické nastavení dokladových řad se hodí tam, kde už se nějaké číslování dokladů používalo – aby bylo číslování konzistentní. Jinak lze samozřejmě ponechat výchozí nastavení FlexiBee.
Nastavení kurzů měn lze zcela vynechat. Mělo by smysl jen v případě, že by se k přepočtu používaly pevně stanovené kurzy (ne kurzy ČNB) a vyžadovalo by to proto ruční nastavení. Při práci s kurzy ČNB se u nejpoužívanějších měn není třeba o nic starat, program si kurzy automaticky stahuje (podle nastavení, to nás ale teď nezajímá).
Na adresář, ale i na skupiny jsme již narazili – bylo to při nastavování finančního úřadu. Jak je uvedeno i v dialogu, do adresáře lze přidávat přímo v okamžiku, kdy je daný záznam potřeba (třeba když se vytváří faktura). Kdo chce něco přidat už nyní, má možnost. Subjekty v adresáři se rozdělují do skupin. Jednou z nich je již známá skupina Finanční úřad, podobně mají své skupiny třeba zdravotní pojišťovny, dodavatelé, odběratelé apod.
Další dialog je tu možná až nepatřičný, protože na samém počátku se málokdy pracuje s ceníky zboží apod. Tyto věci lze řešit později.
Totéž se týká i dalšího kroku, kde je vhodnější jednotlivá nastavení odložit až na okamžik, kdy budou potřeba.
Kdo udělal nějaké změny v nastavení dokladů, může nyní upravit parametry firmy, aby se nové nastavení správně používalo.
Tím jsou veškeré přípravné práce hotovy a lze se vrhnout na samotné účtování nebo jiné podobné práce. Prvním krokům v této oblasti bude věnován příští díl. Tam se dostaneme k vlastnímu účtování ve FlexiBee, které je do určité míry odlišné od stylu práce v jiných účetních programech.
ISSN 1214-1267, (c) 1999-2007 Stickfish s.r.o.