Účtujeme v Linuxu a FlexiBee II. – základy účtování

4. 8. 2011 | Lukáš Jelínek | Návody | 6781×

Po minulém úvodu do programu FlexiBee, který se zabýval instalací a přípravou na práci, nyní již přejdeme k samotnému účtování, konkrétně k jednoduchým účetním případům v daňové evidenci.

Obsah

• Pár slov o daňové evidenci
  • Účetní případy v daňové evidenci
• Základní účetní operace ve FlexiBee
  • Počáteční vklad do pokladny
  • Založení bankovního účtu, vklad na účet
  • Nákup kancelářského materiálu
  • Příjem peněz za služby
• Faktury přijaté a vystavené

Pár slov o daňové evidenci

Daňová evidence byla zavedena od roku 2004 a je „ještě jednodušší“ verzí dřívějšího jednoduchého účetnictví. Jak již název napovídá, slouží primárně pro účely daňové, konkrétně pro zjištění základu daně z příjmů fyzických osob. Zjednodušení oproti jednoduchému účetnictví je hlavně v tom, že už se nemusí evidovat stavy v pokladnách a na bankovních účtech; pomocné evidence (pohledávky, závazky, zásoby, dlouhodobý majetek apod.) se musí vést i nadále a údaje z nich se uvádějí v daňovém přiznání.

Faktem je, že pro účetní programy změna z jednoduchého účetnictví na daňovou evidenci nic významného neznamenala. To, co v programech najdeme, se totiž prakticky shoduje s bývalým jednoduchým účetnictvím, ty nepovinné věci jsou jakýmsi bonusem navíc; ostatně proč to odstraňovat, když je to užitečné, že?

Hlavní výhodou daňové evidence oproti (podvojnému) účetnictví je hlavně výrazná jednoduchost. Čeští podnikatelé také ocení, že do daňového základu vstupují až přijaté platby, ne vzniklé pohledávky – kdo má hodně neplatičů, nemusí tak platit daň z peněz, které nedostal. Naopak nevýhodné na daňové evidenci je, že poskytuje jen velmi málo informací o tom, jak na tom podnik je; kdo chce tyto informace mít, musí si tak evidovat samostatně ještě řadu dalších věcí.

Plátci DPH to mají také o něco složitější, musí vést ještě evidenci DPH; to lze ale samozřejmě činit v jednom celku s daňovou evidencí – jen je potřeba dávat pozor na to, že některé operace se týkají jen DPH a jiné zase jen daně z příjmů.

Účetní případy v daňové evidenci

V samotné daňové evidenci existují jen dva druhy účetních případů: příjmy a výdaje (pro jednoduchost nyní nezmiňuji speciální případy, které také mají vliv na výši daně, ale vyskytují se jen zřídka). Většinou se sledují čtyři druhy operací – uvedené případy se člení ještě podle toho, zda proběhly v hotovosti (přes pokladnu) nebo na bankovním účtu; není to ale povinné. Případné podrobnější členění už je věcí rozhodnutí každého podnikatele.

S účetními případy souvisí příslušné záznamy a doklady. Při použití softwaru se záznamy provádějí do programu (v případě potřeby se evidence samozřejmě vytiskne), rovněž tak i doklady – pokud nejsou získány jiným způsobem – se z programu tisknou. Podrobněji se o tom zmíním v konkrétních případech.

Pojmem „doklad“ se ve FlexiBee i dalších programech označuje i samotný záznam vložený do programu. Proto budu v dalším textu tento pojem používat, i když se nebude jednat o skutečný, fyzicky existující doklad.

Kromě účetních případů daňové evidence se obvykle evidují také další operace, které slouží především pro potřebu podnikatele. Nicméně podotýkám, že jejich evidence je dobrá i pro daňové účely, konkrétně pro případ daňové kontroly, kdy lze podrobnější evidencí lépe dokládat daňová tvrzení.

Základní účetní operace ve FlexiBee

Po čisté instalaci (bez použití ukázkových dat) nejsou samozřejmě ve FlexiBee žádná data. Optimální je, pokud se program používá již od začátku podnikání. Pokud tomu tak není, lze buď navázat na dřívější způsob vedení evidence (nejlépe na přelomu roku), anebo dosavadní evidenci (hlavně pokud se přechází během roku) do nového programu převést. Prozatím budu počítat s tím, že se jedná o nově zahájené podnikání a žádná data ani počáteční stavy se nepřenášejí.

Počáteční vklad do pokladny

Při zahájení podnikání podnikatel většinou vkládá do své aktivity nějaké peníze – už proto, že potřebuje nakoupit zboží materiál, nástroje, zaplatit správní poplatky apod. Proto začneme tím, že zaevidujeme tuto operaci. Zatím neexistuje žádný bankovní účet, proto peníze budou poputují do podkladny (samozřejmě, že třeba jen fiktivně, fyzicky mohou klidně zůstat ve stejné peněžence nebo šuplíku).

S pokladnou a penězi (i na účtech) vůbec se ve FlexiBee pracuje v sekci nazvané Peníze. Jednotlivé sekce jsou vidět jako rozbalovatelné boxy na levé straně okna programu. Stačí si vždy rozbalit jen ten box, který je potřeba, ostatní mohou zůstat zavřené.

Tady se dostávám k první věci, která je ve FlexiBee trochu jinak, než v řadě jiných programů. V boxech totiž nejsou zdaleka všechny funkce, nýbrž jen ty nejčastěji používané. Je to jedna z možností řešení (jinými jsou třeba různé „záložky“, „oblíbené položky“, ikony na pracovní ploše atd.), podle mého názoru poměrně efektivní. Pro méně často používané funkce se jde přes menu na liště.

Komu by se stýskalo po ikonách na ploše, může si je dopřát. Stačí místo přímého rozbalení boxu kliknout na jeho titulek – otevře se pracovní plocha sekce a nabídne přístup k trochu větší škále funkcí.

Začneme tedy otevřením pokladny – položka Pokladna v sekci Peníze. Předesílám, že to pro vložení operace není nutné; jde jen o to se nyní do pokladny podívat a přesvědčit se, že je opravdu prázdná.

Jak je vidět, v pokladně zatím neproběhly žádné operace, což je v pořádku. Zaevidujeme tedy vložení počátečního vkladu. Je více možností, jak příslušný záznam založit – například přes položku Nový pokladní doklad vlevo nebo přes tlačítko Nový v horní části karty Pokladna.

Otevře se formulář pokladního dokladu. Nelekejte se prosím toho, kolik je na něm karet a políček. Naprosté většiny si není potřeba všímat – buď zde nejsou relevantní nebo se vyplní automaticky.

V tomto případě se vybere pokladna (Korunová), typ pohybu (Příjem), datum (pokud má být jiné než aktuální) a předpis zaúčtování (Přijaté vklady, členské příspěvky). Předpis zaúčtování je velmi důležitý, ovlivňuje totiž to, jak se operace jeví z hlediska daňového. Popis se vyplní automaticky podle předpisu zaúčtování, v případě potřeby ho upravíme. Pak už zbývá jen vyplnit částku (pochopitelně k 0 % DPH), zde například 50 000 Kč.

V části pro položky se automaticky vytvoří příslušná položka, není tedy třeba se o to starat. Lze jít samozřejmě i opačnou cestou, tedy místo vyplnění částky vložit položku, ale to má význam jen tam, kde je položek více.

Tím je hotovo a doklad lze uložit. Jsou zde dvě možnosti, buď Uložit a nový nebo Uložit a zavřít. První se hodí při vkládání více dokladů za sebou, druhá pro izolovaně vkládaný doklad. Po uložení (se zavřením) se můžeme přesvědčit, že už tam příslušný záznam figuruje.

Kdo by potřeboval příslušný doklad vytisknout, lze tak učinit buď přímo ve formuláři dokladu (již při vytváření nebo i později – lze otevřít dvojklikem na záznamu nebo třeba tlačítkem Změnit; takto lze doklad i upravovat), anebo tlačítkem s ikonou tiskárny v seznamu pokladních dokladů. Možností tisku je ve druhém případě víc, nejjednodušší je podívat se do náhledu jednotlivých dokladů, který z nich je ten, který je potřeba.

Založení bankovního účtu, vklad na účet

Přestože není ze zákona povinnost mít bankovní účet, v praxi se podnikatel nevyhne tomu, aby si ho založil. Třeba ne hned, ale obvykle nejpozději při první větší zakázce (zákazník chce platit na účet) nebo při placení za různé služby (fronty na poště baví málokoho). Založení účtu v bance znamená také potřebu založit ho i v softwaru.

Přestože lze zadávat bankovní doklady i bez založení účtu, z praktických důvodů je dobré ho založit, přesněji řečeno nastavit (protože už je založený). Nastavení účtů se nachází v menu, jde se k němu přes Peníze -> Seznam bankovních účtů. Položku otevřeme dvojklikem nebo tlačítkem Změnit.

Stačí v zásadě vyplnit číslo účtu a kód banky. Pro některé případy se hodí i název banky, ten se však vyplní automaticky podle kódu banky. Jako měna je předvolena CZK. Kdo bude používat elektronickou komunikaci s bankou, na kartě Elektronická banka vybere formát podle své banky, nastaví cesty k adresářům pro příkazy a výpisy, může vyplnit i případné další údaje podle požadavků banky.

Při zakládání účtu v bance nebo krátce poté se většinou na účet vkládá počáteční vklad. Postup bude podobný jako při osobním vkladu do pokladny – s tím rozdílem, že tentokrát založíme bankovní doklad, ať již přes položku v sekci Peníze na levé straně nebo jiným způsobem (viz vklad do pokladny). Podkladem pro účtování bude výpis z účtu.

Bankovní operace není potřeba takto vkládat, pokud se bankovní výpisy stahují přes elektronické bankovnictví. I tam bude však většinou potřeba některé údaje poupravit. Elektronické bankovnictví ale nechme na později.

Postupuje se podobně jako u vkladu do pokladny. Místo pokladny se zvolí účet, datum a typ pohybu jsou jasné. Pozor ale na předpis zaúčtování. Pokud by se jednalo o osobní vklad, byl by předpis stejný jako u osobního vkladu do pokladny. Ale bude zajímavější si ukázat, jak to bude vypadat při vkladu z poklady (tedy již nepůjde o osobní vklad). Zvolíme tedy předpis Průběžné položky – výdej.

Tzv. průběžné položky jsou jedna z věcí, které byly součástí jednoduchého účetnictví, musely se dříve evidovat, dnes už to ale povinné není. Průběžné položky jsou obdoba „peněz na cestě“ známých z podvojného účetnictví a vyjadřují, že jde o dvoufázovou operaci, kdy mezi fázemi může být časový nesoulad. Typicky se to týká převodů mezi pokladnou a bankovními účty, případně mezi účty navzájem.

Nyní je vklad na účet zaúčtován jen z poloviny, ještě zbývá zaevidovat tu druhou polovinu. Bude se jednat o pokladní doklad, který bude vypadat úplně stejně jako ten minulý, jen bude mít jinou částku, jiný předpis (samozřejmě Průběžné položky – příjem), případně jiné datum. Na obrázku je vidět, jak pokladna po této operaci vypadá.

Nákup kancelářského materiálu

Nákup kancelářského materiálu patří mezi typické operace, které se vyskytují snad u každého podnikatele. Platí se většinou hotově (případně kartou, ale to teď necháme stranou), jde o daňově uplatnitelný výdaj a plátce DPH může uplatnit odpočet této daně.

Mějme jednoduchý případ, kdy se kupuje jeden balík papíru a jedno balení obálek. V případě jiného materiálu (či v jiném množství) by to bylo velmi podobné, lišily by se jen jednotlivé položky. Pokladní doklad založíme některým z výše popsaných způsobů.

Položky jako Pokladna a Datum nepotřebují komentář. V předpisu pro zaúčtování je potřeba zvolit Nákup materiálu. Je to důležité, protože právě tato volba umožní daňové uplatnění a současně správné zařazení. Nyní vložíme jednotlivé položky do seznamu dole. Ukázka odpovídá plátci DPH (sazba se nastavuje podle daňového dokladu od dodavatele – aktuálně je to v tomto případě 20 %), neplátce by samozřejmě DPH neřešil. Částky na kartě Kč se sčítají automaticky.

Příjem peněz za služby

Peníze je většinou příjemnější přijímat než vydávat. Proto je dobrě vědět, jak se to v programu zaúčtuje. Nejjednodušší to bývá v případě poskytování služeb, proto tímto případem začneme. Existují dva hlavní postupy, jak si v případě příjmů za služby počínat. Jedním je fakturace, tedy že se zákazníkovi oznámí, aby zaplatil – on tak následně učiní, buď hotově nebo častěji na účet (anebo případně neučiní, ale to už je jiný příběh). Druhým, jednodušším způsobem je přímé přijetí peněz v hotovosti. Nyní se budeme zabývat jen touto druhou metodou, na tu první přijde řadě v budoucnu.

Řekněme, že první poskytnutou službou bude instalace softwaru (třeba Linuxu). Založíme nový pokladní doklad (obvyklým postupem), v něm vybereme správnou pokladnu a příslušné datum. Nyní je potřeba zvolit účtovací předpis – bude to samozřejmě Prodej služeb. Částku lze zadat přímo či přes položky.

Jak si můžete všimnout na obrázku, jedna věc je tu nová – údaje o odběrateli na kartě Firma. Obecně není potřeba tyto údaje vyplňovat, ale jsou dva případy, kdy to potřeba je. V první řadě, pokud je příjmový pokladní doklad současně daňovým dokladem (u plátců DPH v případě, že platbě nepředcházela faktura – daňový doklad) a částka převýší 10 000 Kč, nelze použít tzv. zjednodušený daňový doklad, kde tyto údaje být nemusí. Druhým důvodem je prachobyčejný pořádek – u výdajů většinou není důležité, komu se platilo za materiál, zboží, služby apod. U příjmů to však jedno není, protože potřebujeme vědět, kdo platil a kdo ne.

Protistrany účetních operací se vybírají z adresáře. V něm po instalaci figurují pouze úřední subjekty, nikoli ale obchodní partneři – ty je potřeba tam přidat, nejlépe v případě potřeby (nedělá se zbytečná práce). Po rozkliknutí tlačítka u políčka Firma se otevře adresář, kde si potřebné subjekty vyfiltrujeme přes skupiny a typy vztahů.

Pokud náš obchodní partner v seznamu chybí, je potřeba ho tam přidat, například tlačítkem Nový. Otevře se dialog, kde je (jako obvykle) spousta položek, z nichž však není potřeba vyplňovat zdaleka všechny. Nejjednodušší je to v případě, že jde o subjekt registrovaný v databázi ARES (což jsou všichni podnikatelé a mnoho dalších organizací) – pak stačí vyplnit jen IČ a stisknout Aktualizovat z Internetu. Tím se vyplní základní údaje (program se zeptá, které aktualizovat), ostatní se doplní ručně. V ostatních případech se musí ručně vyplnit všechno.

Pozor na jednu záludnost. Po vyplnění IČ se automaticky doplní i DIČ (způsobem odpovídajícím právnickým osobám), což není vždycky dobře. U neplátce DPH toto políčko musí zůstat nevyplněné, plátci DPH z řad fyzických osob mají DIČ odvozené od rodného čísla, nikoli od IČ. Plátcovství DPH se nastavuje na kartě Účtování, nicméně políčko DIČ se nesmyslně vyplní i pro neplátce.

Po vyplnění a uložení už stačí jen daný subjekt vybrat a pokladní doklad následně uložit. Nyní se ale nevyhneme tisku (ledaže bychom stejný doklad vypsali ještě ručně), protože zákazník potřebuje doklad pro své účetní a daňové účely. Můžeme tisknout přímo z formuláře dokladu nebo z pokladny.

Může se stát, že zákazník nebude s „obyčejným“ příjmovým pokladním dokladem spokojen a bude žádat zjednodušený daňový doklad (což je ovšem jen záležitost kosmetická, protože i příjmový pokladní doklad z FlexiBee zákonné náležitosti zjednodušeného daňového dokladu má). Pak bude potřeba doklad nejdříve uložit a teprve potom tisknout ze seznamu záznamů v pokladně. Tam se zvolí doklad s příslušný názvem.

Pokud cena včetně DPH převýší 10 000 Kč, už si nelze vystačit se zjednodušeným daňovým dokladem a je potřeba vystavit tzv. běžný daňový doklad. Jeho zákonné náležitosti má ve FlexiBee tisková sestava nazvaná Prodejka za hotové.

Faktury přijaté a vystavené

Pro dnešek je to všechno, každý už jistě přijde na to, jak zaúčtovat například výběr z účtu do pokladny (anebo do vlastní kapsy – osobní výběr) či třeba prodej výrobků nebo zboží. Příště přijde na řadu neméně důležitá oblast, a to jsou faktury – jak zaúčtovávání přijatých faktur, tak samozřejmě vystavování faktur odběratelům a platby příslušející k oběma druhům faktur.

       

Komentáře

[jkb]

na nekterych screenshotech jsou videt policka s ciselnymi udaji, kde posledni cislice je castecne useknuta. Je to tak na vsech platformach a nebo jen na nektere.

[tondalevhart]

Zdravím! FBee používám asi třetí rok a spokojenost. S některými políčky jsou problémy, ale dá se nastavovat font (velikost), takže to odpadne. Nikdy jsem s tím neměl problém, puntičkáři určitě něco najdou, ale jako účetní aplikace to nemá chybu (viz třeba byzwin - bývalý Byznys, kterýž je dokonalost sama, ale pracovat v tom utrpení . A je to v JAVA, takže platformy nejsou důležité. A myslím, že je i poznat, jak jde vývoj tohoto produktu dopředu. Doporučuji nainstalovat a odzkoušet - je to přímočaré, provázané, intuitivní, lehké na ovládnutí i pro takového laika jako jsem já (ještě jsem nemusel použít nápovědu) a dobře se tam opravuje a vůbec - prostě to vyzkoušet, sto záznamů je zdarma a je to kompletní.

[Luboš Doležel (Doli)]

První věc, co dělám, je vypnout ten "jako GTK+" styl, o který se tam Swing snaží. Pak to nevypadá tak rozsypaně.