Portál AbcLinuxu, 7. května 2025 20:22
Slobodný softvér preniká do ďalšej oblasti, ktorá bola doposiaľ komerčnou doménou. Predstavíme si zrejme najslobodnejšie komplexné riešenie pre grupvér.
Projekt phpGroupware pred rokmi vybudoval solídnu platformu s vlastným API. Žiaľ, jeho vývoj sa viac-menej zastavil.
eGroupWare teda vznikol ako odštiepený projekt a od začiatku stavil na silnú komunitu, živú komunikáciu s používateľmi a rýchly vývoj. Anketa v roku 2006 odhalila, že eGroupWare sa najviac nasadzuje v podnikových prostrediach do 25 používateľov, pričom ďalšiu významnú časť predstavujú aj organizácie do 200 používateľov. eGroupWare síce nie je v tomto nijako obmedzený, existujú tisícové inštalácie, ale jeho ďalší vývoj sa prispôsobuje výsledkom prieskumu; Jednak ergonómiou ovládania, jednak prioritami vývoja aplikácií - niektoré sa stali centrálnymi, iné boli odsunuté medzi „prídavné“ a iné sa úplne opustili.
Autori považujú za najdôležitejšiu výhodu otvorenosť a dôraz na štandardy.
eGroupWare je plnokrvná webová aplikácia. Môžeme ho teda nasadiť v rámci Intranetu, alebo aj sprístupniť pre vonkajšie používanie cez Internet. Je dôsledne multiplatformný, takže každý kancelársky počítač v sieti je pripravený na okamžitú prácu s eGroupWare, netreba nič inštalovať. Otvoríme si internetový prehliadač, prihlásime sa menom a heslom a môžeme pracovať s ponúkanými aplikáciami a uloženými údajmi.
Vzhľad eGroupWare sa dá meniť. K dispozícii sú dve základné témy, pričom rýchlosť a vzhľad je do veľkej miery ovplyvnený aj zobrazovaním rôznych panelov, ikoniek a tak ďalej. To všetko sa dá nastaviť, centrálne i jednotlivo.
eGroupWare je primárne vyvíjaný na platforme PHP4/MySQL. Ďalšie možnosti znázorňuje obrázok.
Priamu komerčnú podporu ponúkajú nemecké firmy, ale vďaka otvorenej licencii a technológii ju v podstate môže poskytovať ktokoľvek s patričnými skúsenosťami. Dobrovoľná podpora on-line komunity je pomerne účinná, dokonca až príkladná v porovnaní s niektorými firmami.
Pre server odporúčam systém Linux - niektoré distribúcie priamo ponúkajú možnosť inštalácie eGroupWare, avšak podporované sú aj ostatné systémy. Inštalácia servera patrí do rúk odborníkom; všetko potrebné je na webe.
Aktualizácia je potom jednoduchá - uložíme nové súbory na server a spustíme konverziu databázy. Zmeny sa uplatnia u všetkých klientov; žiadne inštalácie, žiadne reštarty.
eGroupWare má prepracovanú a podrobnú správu prístupových práv. Správca môže definovať nielen predvolené nastavenia aplikácií, ale aj vynútené nastavenia, ktoré si používatelia nemôžu zmeniť. Povoliť či zakázať môžeme dokonca aj prístup ku jednotlivým aplikáciám. Rozumným zaradením používateľov do skupín sa výrazne zjednoduší správa i používanie. Podľa nastavenie môže používateľ aj sám delegovať prístup ku svojím údajom. Navyše môže niektoré údaje označiť za „súkromné“, čím sa stanú neprístupné pre ostatných, a prístup môže povoliť iba samotný používateľ, nikto iný, dokonca ani správca.
Na sprehľadnenie tématických oblastí nám poslúžia kategórie, ktoré sú pre lepšiu orientáciu reprezentované farbou a ikonou. Definujú sa centrálne i používateľsky.
eGroupWare obsahuje niekoľko skupín aplikácií. Na časť z nich sa pozrieme bližšie, iné si len stručne charakterizujeme.
Základné aplikácie sú tie, ktoré každý očakáva v grupvérovom balíku:
Aplikácie pre spoluprácu:
Aplikácie pre používateľov:
Aplikácie pre správcov:
Vývojárske aplikácie:
Opustené aplikácie:
Posledné tri boli nahradené inými aplikáciami.
Keď je v terminológii Open Source aplikácia „opustená“, znamená to, že jej vývoj môže pokračovať, ak ho niekto prevezme.
Plánované aplikácie:
Napokon ešte existuje aplikácia tretej strany: Asterisk Groupware Integration Server pre integráciu s telefónnou ústredňou [vizte také Asterisk: VoIP ústředna].
A teraz sa už podrobnejšie pozrieme na hlavné aplikácie eGroupWare.
Je zrejme najpopulárnejší a teší sa najväčšej pozornosti vývojárov. Pre mnohé firmy môže byť spoločné plánovanie prvou významnou pohnútkou k nasadeniu grupvéru.
V ponuke sú všetky bežné typy pohľadu: denný, štvordenný, týždenný, mesačný, spoločný, zoznam udalostí. Tlač je na slušnej úrovni. Navigácia pomocou mini kalendára v paneli je intuitívna: Kliknutie na konkrétny deň zobrazí kalendár daného dňa, kliknutie na číslo týždňa zobrazí konkrétny týždenný kalendár a tak ďalej. S týmto navigačným kalendárom sa stretávame naprieč celým eGroupWare pri výbere termínov.
K dispozícii máme sadu filtrov, ktoré umožňujú celkom presne vybrať, čo nás vlastne zaujíma. Ak máme oprávnenia, môžeme sledovať aj kalendáre iných používateľov alebo skupín. Riaditelia môžu prideliť svojim sekretárkam úplný prístup do svojho kalendára, vrátane vkladania nových udalostí, úprav a zrušenia a vedúci pracovníci môžu zase pridávať udalosti svojím podriadeným. Môžeme zvoliť aj taký prístup, že viacerí (alebo aj všetci) pracovníci firmy si navzájom vidia aspoň základné informácie o zaneprázdnenosti, takže odpadá telefonické zisťovanie. Avšak podrobnosti o udalostiach môžu ostať skryté, alebo prístupné len pre bližších spolupracovníkov. Všetko záleží od nastavenia prístupových oprávnení.
Pridanie novej udalosti je jednoduché - stačí kliknúť na príslušnú časovú oblasť, kam chceme udalosť umiestniť, alebo kdekoľvek do kalendára. Otvorí sa okno, kde upresníme podrobnosti - trvanie, popis udalosti apod.
Organizátori väčších stretnutí si Kalendár zamilujú, pretože ich môže odbremeniť od nekonečného telefonického a e-mailového dohadovania termínov v niekoľkých kolách. Spomedzi používateľov a skupín, a dokonca spomedzi kontaktov Adresára, môžeme vybrať účastníkov udalosti a využiť funkciu vyhľadania voľného termínu, ktorá zohľadní voľné oblasti v osobných kalendároch účastníkov.
Pozvaní účastníci dostanú automaticky e-mail s linkou, ktorou sa môžu dostať priamo na udalosť vo svojom Kalendári, kde môžu zaujať stanovisko k svojej účasti. Aktuálne stanoviská sa priebežne zobrazujú. Vlastník i účastníci si môžu nastaviť aj automatické posielanie e-mailov pri rôznych zmenách k udalosti, ktoré ich zaujímajú - presun termínu, zrušenie apod. Vlastník udalosti môže využiť funkciu „oboslať účastníkov“ a oznámiť im takto pozvanie k akcii, dôležité podrobnosti, organizačné pokyny a podobne.
Ak ide o účastníkov spomedzi kontaktov Adresára, ktorí nemajú účet v eGroupWare, dostanú e-mailom pozvánku vo formáte Vcal 2.0, ktorú si môžu naimportovať do svojho kalendára, ak nejaký používajú.
K udalosti môžeme rezervovať aj použitie niektorého zdroja, o čom si viac povieme pri aplikácii Zdroje. Ak sa má udalosť pravidelne opakovať, nastavíme interval opakovania. Môžeme taktiež nastaviť, aby sa v určenom čase pred začatím udalosti rozposlala všetkým e-mailová pripomienka.
Ak udalosť zaradíme do niektorej kategórie, v kalendári sa bude zobrazovať vo farbách kategórie, čo zlepšuje prehľadnosť a orientáciu. Ako je v eGroupWare zvykom, môžeme pripojiť aj súbor alebo odkaz na záznam niektorej inej aplikácie eGroupWare, napríklad Adresára, Harmonogramu, Kalendára, Projektovníka, Sledovača, Wiki, Zdrojov alebo Záznamníka.
Kalendár umožňuje jednak import a export, ale aj synchronizáciu cez štandard iCal, ako aj napojenie na server iCal.
AdresárUmožňuje zhromažďovať a zdieľať kontakty. Prístupové práva môžeme celkom presne definovať jak z pozície správcu, ako aj používateľa.
Samozrejmosťou je import doterajších kontaktov napríklad z poštového klienta (Mozilla - ldif, Outlook - csv) alebo prepojenie na centrálnu databázu kontaktov. O každom kontakte môžeme uložiť veľké množstvo informácií a keby to nestačilo, zadefinujeme si vlastné polia.
FelaMiMailWebmailová aplikácia, podobná bežným internetovým freemailovým službám. Umožňuje nám spravovať svoj poštový účet cez webový prehliadač, čítať a posielať správy, triediť, organizovať v priečinkoch, ...
Je výhodné, ak sú e-mailové priečinky celej firmy trvale umiestnené na serveri, kde je možné ich aj pravidelne zálohovať. Fyzicky môže ísť aj o ten istý stroj, na ktorom beží eGroupWare, ak má diskové pole dostatočnú kapacitu.
Prístup k pošte potom riešime cez štandardný protokol IMAP a môžeme ju rovnocenne spravovať buď cez pohodlie niektorého štandardného poštového klienta (napr. Mozilla Thunderbird), alebo cez webové rozhranie eGroupWare, čo môže byť výhodou napríklad pri pobyte mimo budovy alebo pri poruche osobného počítača. V konkrétnych podmienkach môže byť dokonca používanie webového prístupu vo firme výhodnejšie než inštalácia a údržba plných poštových klientov.
Upozornenie: Ak používate klienta Microsoft Outlook a pri práci s priečinkom podľa štandardu IMAP narazíte na problémy, tak ide pravdepodobne o chybu klienta. Z týchto, ale aj všeobecných bezpečnostných dôvodov odporúčam používať radšej niektorého iného klienta.
Záznamník
(CRM, úlohy, hovory a poznámky)S týmto nástrojom na zaznamenávanie a organizovanie úloh sa rýchlo spriatelíte, najmä ak už zlyhávajú rôzne papierové poznámky o zadaných a plánovaných úlohách, telefonátoch, e-mailoch apod. Záznamník pomáha udržať v nich poriadok a akonáhle mu odovzdáme všetky úlohy a termíny, možno pocítime okamžitú úľavu odľahčenej mysle a novú silu k riešeniu konkrétnych problémov :-). Záznamník podporuje orientáciu na konkrétne úlohy až po ich dokončenie, čím pomáha vybudovať dobrý zvyk - vziať úlohu, dokončiť ju, uzavrieť v systéme a až potom sa venovať ďalšej. Postupné vybavovanie úloh je veľmi dôležitým prvkom predchádzania syndrómu vyhorenia - straty motivácie a pracovnej výkonnosti.
Základnými typmi záznamu sú Úloha, Telefonát, Poznámka, E-mail, ale môžeme si zadefinovať svoje vlastné typy. Zaujímavosťou je možnosť vytvárania podzáznamov.
Záznamom môžeme priraďovať rôznu prioritu, čím si budujeme zvyk hierarchizovania úloh. Dôležité úlohy už neuniknú našej pozornosti a nestratia sa v záplave papierikov.
Ku každému záznamu si môžeme dopisovať ďalšie poznámky, určiť termín, prioritu, predpokladaný a skutočný čas potrebný na vybavenie, zaznamenávať stav vybavenia v percentách, celkový štatút úlohy. Ak máme príslušné oprávnenia, môžeme záznam delegovať napríklad na podriadeného alebo kolegu (s touto možnosťou je nutné zaobchádzať opatrne, aby nedošlo k naštrbeniu dobrých vzťahov ;-))
Ako je v EGroupWare dobrým zvykom, môžeme tiež pridať odkaz na iný záznam, súbor, kontakt,...
V zozname sú záznamy zoradené zvyčajne podľa priority a najdôležitejšie svietia na červeno. Zvýraznené sú aj dátumy u záznamov s blížiacim sa termínom. Samozrejme, poradie môžeme zmeniť podľa vlastných predstáv - podľa dátumu, abecedy, atď. Samozrejmá je aj možnosť vyhľadávania. K úpravám záznamu v zozname sa dostaneme kliknutím na ikonu úprav vpravo alebo kliknutím na jeho ikonku stavu vybavenia.
Čerstvou novinkou je automatické odoslanie e-mailu podľa nastavenia, napríklad pri delegovanej úlohe, blížiacom sa termíne a podobne. Ďalšou novinkou je história, ktorá zachytáva všetko dianie okolo úlohy.
Pokračovanie nabudúce...
Článok bol pôvodne publikovaný v Infoware 1/2008.
25.7.2008 00:32
Joseph | skóre: 7
| blog: No_bullshiting_please
| Ba'aretz
25.7.2008 14:57
OndraZX | skóre: 27
| blog: OndraZX
| Frydek-Mistek
Keď sme ho upozornili na možnosť komfortnejšieho Thunderbirda, skonštatoval, že ten webmail mu plne stačí a je spokojný.
V starších verziách eGW sa vyskytoval AnglesMail, čo bol dosť ambiciózny program, ale autor pravdepodobne stratil čas/motiváciu dokončiť ho, a tak zostal v nahromadených chybách a bol nakoniec z balíka vyradený.
Nepochybujem, že Zimbra má komfortnejšieho mailového klienta -je to ale v podstate otázka koncepcie. Z pohľadu pošty je naozaj jedno, ako sa k nej pristupuje, ak sa používa IMAP. Na PC bude zaiste najkomfortnejšou voľbou tučný klient, a mobilnejšie zariadenia majú aj tak najkomfortnejších svojich integrovaných klientov.
Ale ak ide o zachovanie jednotného prístupu, a vyžaduje sa, aby e-mailový klient bol integrálnou súčasťou grupvéru, napríklad kvôli jednoduchšej správe oproti tučným klientom, tak samozrejme eGW v tomto ohľade stráca bodíky.
25.7.2008 18:44
OndraZX | skóre: 27
| blog: OndraZX
| Frydek-Mistek
Z pohľadu pošty je naozaj jedno, ako sa k nej pristupuje, ak sa používa IMAP.No groupware se nasazuje prave proto, aby bylo vse propojene - napr. v e-mail klientu potvrzuji zaslane terminy kalendaru. Proto si myslim, ze e-mail klient je dulezitou soucasti groupware baliku.
25.7.2008 18:47
OndraZX | skóre: 27
| blog: OndraZX
| Frydek-Mistek
Ha, zrovna jsem checknul stav zimbry a voiala, už je i čeština. Nasazoval jsem jí na začátku roku a to ještě nebyla.Mam to trochu na svedomi (pro nasi firmu ji Helix84 prelozil) - byl bych rad kdyby uzivatele reportovali chyby v prekladu - ja mam zoufale malo casu.
(a sam opustit scheduleworld)
Existence tohoto sw ukazuje, že svobodný software si umí najít cestu i do oblasti groupware.
Jediné, co by mě u komerčního nasazení trochu děsilo, je podpora a další rozvoj tohoto systému. Přeci jen u molochů typu IBM nebo MS lze očekávat nějakou formu rozvoje a podpory.
Na druhou stranu komunitní projekt bude lépe reagovat na požadavky uživatelů, na což velcí výrobci dost často kašlou (oni přece sami ví, co je pro uživaele dobré).
Zajímalo by mě nasazení eGroupware - počet instalací, podíl na trhu z pohledu velikosti firem a oborů činnosti. Tj. jak moc se tento projekt rozšiřuje po světě.
Díky autorovi, jsem zase o něco chytřejší
ISSN 1214-1267, (c) 1999-2007 Stickfish s.r.o.