Dotaz: jaký DMS by ste doporučili?

[satanatas]

chystáme se nasadit nějaký ten DMS, tak se vás chci zeptat co by ste mě doporučili, popřípadě popsali zkušenosti.
máme něco kolem 150 uživatelů, pro tuto aplikaci můžeme vyhradit samostatný server(lepší pécéčko). který systém DMS by ste doporučili? a proč? a jaké distro? osobně sem kubuntuista, ale nejraději bych šel do debianu. máme tu ale i několik serverů s redhatem. a co instalace? s čím by mohly být problémy?
našli jsme několik řešení, nejvíce by se asi hodily tyto:

• KnowledgeTree
• Tutos

máme celkem pohodlné uživatele, takže čeština je samozřejmost, což zúžilo výběr na jmenované dva. nevíte ještě o dalších, které by byli lokalizované?
Tutos se mi zdá příliš komplikovaný a navíc nacpaný funkcemi, ze kterých by většina uživatelů nebyla moc chytrá a rozhodně by je nevyužili. takže z toho nakonec vypadnul jen ten KnowledgeTree, jaké s ním máte zkušenosti co se instalace/provozu/zálohování/obnově ze záloh týče?
předem děkuji za odpovědi, jestli to dobře dopadne, podělím se se zkušenostmi.

Odpovědi

[jk]

Mohu se zeptat, co od toho ocekavate? K cemu vlastne chcete zavadet DMS? Mozna to vypada jako samozrejmost, ale myslim, ze duvody mohou ledacos ovlivnit. Dik

[satanatas]

mno původně sem se tady o tom moc nechtěl rozepisovat. pracuju na jednom nejmenovaném městském úřadě, z čehož vyplívá, že použití bude rozmanité(mnoho odborů) a že to musí být maximálně intuitivní, česky a musí to vypadat profesionálně; no klasická situace s úředníkama zatím o tom uvažujeme teoreticky, chceme si to otestovat napřed sami, co to všechno umí a pak by se to předhodilo na zukoušku uživatelům, kteří stejně nakonec budou řvát, že je to nepoužitelné a málo kdo to využije to je ta nejhorší vize, při troše štěstí to půjde jednodušeji

[satanatas]

ok, s tím počtem uživatelů sem to asi přehnal, tolik jich asi nebude. máme nasazený komplexní informační systém pro městské úřady, který již obsahuje evidenci písemností, to ale není to pravé ořechové, na něktéré věci by se určitě hodil dms

[jk]

No to neni uplne to, co jsem cekal. Ze to ma umet cestinu je jedna z tech zrejmych veci. Ale co neni uplne jasne je _jak_ se s dokumenty ve vasi organizaci naklada a jak se na tom ma podilet DMS. S cim ma DMS pomoci uzivatelum?

To je spise procesni nez technologicky problem. Znas napriklad praci (manipulaci s dokumenty, schvalovaci procesy, archivacni procesy atd.) na vsech oddelenich, kde planujes zavadet DMS? Atd.

Jednoduche nainstalovani jakehokoli produktu (at uz za penize nebo zdarma) naprosto nic neresi. Ba naopak pridava uzivatelum praci a snizuje se jejich produktivita.

Jedna z podstatnych veci je integrace se stavajicim prostredim. Uz jenom prihlasovani uzivatelu do takoveho systemu, prenos informaci mezi pouzivanymi systemy atd. atd.

Urcite bych nejprve zvazoval cestu rozsireni funkcionality stavajiciho IS. (Aspon se ukaze, zda bych vyber IS dobry )

[satanatas]

mno tohle není konečné řešení, spíše jenom zkouška jak to vemou uživatelé. IS je vera (www.vera.cz), docela komplexní systém, který stojí pěkný balík. a jak už sem psal, existuje v tom agenda evidence písemností, která je ale spíše na evidování doručené pošty a odesílané pošty, včetně tisku adres na obálky a zpracování frankovacím strojem a nějakého toho workflow mezi vedoucími, úředníky a podatelnami. dms je spíše asi zamýšleno na nějaké interní dokumnty a podobné věci, které se do evidence písemností nehodí. bohužel je IS docela komplexní a nemá supermoderní vzlhled jako nejnovější windows vista, tak si uživatelé raději spoustu věcí v různých agendách vedou raději v excelu nebo accessu(i když se za pronájem všeho platí docela slušný balík, tak ani management nedokáže prosadit používání is, i když by to práci velmi usnadňovalo) a některé další agendy jsou od jiných firem a většinou jsou propojeny s hlavní is na zakázku dělaným rozhraním v xml. takže nějaký systém navíc by asi neznamenal snížení produktivity. tohle je spíš jenom takový výstřel na slepo, spíš sem se chtěl zeptat na ty technické detaily, ale i tak vám děkuji za vaše podnětné připomínky.(abych se přiznal dostal sem úkolem pohledat DMS aplikace a nějaké jejich vlastnosti a pod jakými jsou licencemi. a pak asi budu dělat i nějaké ty zkušební instalace)

[cronin]

Skúsim ešte raz formulovať otázku: Čo konkrétne očakávate, že bude systém robiť, resp. čo konkrétne umožní robiť svojim používateľom?

[LFCIB]

...z čehož vypl(í)vá, že...

Styďte se

[satanatas]

ups, stydím se až se červenám. češtyna bít múj kobilka. a psal sem to docela v rychlosti, že sem si to ani pořádně nepřečetl.

[satanatas]

tak sem objevil ještě další - xinco.
nebudu řešit jiné otázky krom technických, to udělá někdo jiný :-}, podařilo se mi po několika dnech (neměl sem na to moc času) nainstalovat ten knowledgetree pod qemu a debianem(abych si nenadělal paseku v systému) a všechno funguje jak má. ale narazil sem na problém s lokalizací. stáhnul sem czechplugin, ale za boha nevím jak to do toho naprat. na jejich webu o tom nic není a nic sem nenašel. opět sem neměl moc času po tom pátrat, takže nevíte někdo jak to s tím je? a ještě další věc po které sem teda vůbec nepátral: s apachem ani s žádnou databází sem se až doposud moc nekamarádil, tak nevim jak získat zašifrované heslo abych ho mohl zapsat do konfiguráku k připojení k databázi. neporadíte? jestli ne, tak to fakt budu muset hledat :-}
možná mé krátké snažení vyjde vniveč, anžto několik uživatelů projevilo zájem o plánování ala ms outlook, takže asi nakonec skončím u toho tutosu.

[jk]

To je vazne neskutecny jak pracuji lide ve statni sprave.... ((

[Peter Lehotsky]

Tutos NENÍ DMS a navíc to je neskutečný bastl.

[satanatas]

no sice to není dms ale má některý jeho funkce, teda co sem vyčetl a nějaký to plánování. nicméně teď sem se díval na nějaký screenshoty a z fleku můžu říct, že za tohle by mě všichni ukamenovali :-} jak to nedokáže ovládat nějaká chytřejší hodně trénovaná cvičená opice, tak to všichni odmítnou. tak volba asi padne na kt, ale o tom já nerozhoduji.

[Peter Lehotsky]

Tak to uz lepsi DMS je explorer.exe

[pasmen]

Jestli mas par mega k dobru, pak SAP.

[satanatas]

mega jako milióny? zas neblbni čéče :-} ideální když to nebude stát ani korunu :-}

[pasmen]

A co to DMS ma jako umet? Pokud nemate dopredu presne stanoveny procesy, pak nepomuze ani svecena voda.

[cronin]

Uz som sa pytal vyssie, ale zjavne nam to nechce prezradit.

[Peter Lehotsky]

DMS vzdy byl, a doufam ze porad je "Document Management System", tj. system na spravu dokumentu a tim TUTOS neni ani nahodou! Tutos si hraje na ERP/CRM/PLM a to dost spatne. Na sf.net je spousta pouzitelnejsich projektu.

[pasmen]

Na druhou stranu, velka vetsina ERP systemu obsahuje nejaky modul pro DMS a workflow.

[Peter Lehotsky]

To je sice pravda, ale modul Tutosu ktery by mel poskytovat funkce DMS je orientovany na S/M zamerene jedince .

[cronin]

DMS vzdy byl, a doufam ze porad je "Document Management System", tj. system na spravu dokumentu

Ale v poriadku, to viem, ved som pracoval vo firme, ktora ich nasadzovala a predavala. To, ze vieme, ze niekto chce DMS nam ale este nic nepovedalo o tom, aku funkcionalitu potrebuje alebo ake procesy maju byt podporovane. DMS je aj Documentum, aj Plone, a pritom su to diametralne odlisne produkty. Takze nadalej tvrdim, ze sme sa stale nedozvedeli, co vlastne opytujuci sa hlada. Ze hlada Document Management System? No, ved aj dostal patricne vseobecne odpovede ku vseobecnej otazke!

[satanatas]

ještě naposledy - a nasazovaly jste je na nějakém městském úřadě? a jestli ano jaké z toho máte zkušenosti?

[atan]

Co subversion? ;o)

[satanatas]

ááá, páníček je asi suverén...

[satanatas]

zanechme těchto debat, první dotaz sem asi položil špatně, chtěl sem jenom aby tady místní guruové vyhodily pár rad a zkušeností; o výběru asi rozhodovat nebudu. a kdybych měl zjišťovat jaký jsou požadavky tak bych asi minimálně musel mluvit z každým vedoucím odboru, a ani to by asi nestačilo. tady to není tak jednotný jako ve firmě zaměřené na jednu věc, prakticky každý odbor je unikum, pracovní postupy se asi docela liší. ale o tom já vím prd, nejsem úředník . další ryze technické dotazy víceméně k instalaci budu raději házet do samostatných dotazů, protože sem tenhle asi špatně položil. díky za připomínky i když mě moc nepomohly a prosím nekamenujte mě, když o tom nic moc nevím, zavání to tady pak elitářstvím.

[pasmen]

..kdybych měl zjišťovat jaký jsou požadavky tak bych asi minimálně musel mluvit z každým vedoucím odboru..

A co jsi čekal? Pokud to má fungovat, tak přesně musíš vědět, jaké procesy máte, jaká je cesta dokumentů po úřadě. Např. u nás to funguje následovně: přijde dokument -> podle druhu dokumentu se mu přiřádí odpovídající čarový kód -> dokument se naskenuje -> ze skenu se přečte čarový kód -> podle typu štítku s kódem jde dokument buď do el. archívu dokumentů, nebo do workflow v SAPu atd. atd.

[Igor Chladej]

Pokud netrváte na řešení zadarmo, tak skoro zadarmo je kvalitní správa dokumentů IS ALeX. Běhá to na LAMPu (Linux+Apache+MySQL+PHP).