GnuCash - domácí účetnictví na úrovni - III

18. 2. 2004 | Petr Bravenec | Recenze | 18378×

Minule jsme si založili hierarchickou soustavu účtů (účetní tomu říkají účetní osnova). Dneska zkusíme vytvořit nějaké transakce.

Podvojnost v GnuCash, transakce

Před tím ale musím vysvětlit, co je to vlastně ta znamená "podvojnost" v podvojném účetnictví. Vedete-li si dnes finance v nějaké formě jednoduchého účetnictví, například pro potřeby finančního úřadu, pravděpodobně pouze evidujete příjmy a výdaje. Jediná užitečná informace je v takovém případě výše příjmů a výdajů a rozdíl těchto částek - z rozdílu se pak platí daně. Finančnímu úřadu je jedno, jestli vydělané peníze skladujete zašité ve slamníku nebo v bance. Vydělané peníze odepíšete z účtu "Příjmy" a imaginárně je připíšete na účet "Vlastní kapsa". Tento účet ale nikde v jednoduchém účetnictví nefiguruje. S výdaji je to podobné. Finančnímu úřadu a tedy i jednoduchému účetnictví je úplně jedno, odkud se vzaly peníze, které jste utratili.

V podvojném účetnictví se provádí každá transakce nad dvěma účty. Peníze, které se odepíší na jednom účtu na straně dal (opět jsem sáhnul do názvosloví z firemních finančních účtáren), se v druhém účtu připíší na straně má dáti.

Představte si, že se vám nedostává financí na bankovním účtu spořitelny, zato v KB máte peněz dost. Ukončíte Linux, nastartujete microsoftovo windowsové bankovnictví Mojebanka, převedete peníze na účet spořitelny. Ukončíte Windows, nastartujete Linux, a když se podíváte ve svojí Mozille na účet ve spořitelně, uvidíte podvojnost v praxi. Peníze, které jsme odepsali z jednoho účtu, jsme připsali na druhý účet. Mlčky jsem teď předpokládal, že peníze už ve spořitelně jsou - ve skutečnosti si pár dní počkáte. V účetnictví se pro tyhle účely používá účet Aktiva:Peníze na cestě.

Podobným způsobem jako převod peněz mezi bankovními účty se v podvojném účetnictví účtuje naprosto vše. Peníze, které z jednoho účtu odepíšeme, se musí na některý účet opět připsat. Nelze vzít z některého účtu peníze a nepřipsat je na druhý účet.

V reálném světě se vám samozřejmě může stát, že pošlete peníze z KB do spořitelny, ale peníze se nenávratně ztratí. Chybu poznáte snadno. Sečtete všechny částky, které jste poslali z KB a porovnáte je se součtem částek, které dorazily do spořitelny. Stejná kontrola existuje i v podvojném účetnictví.

V podvojném účetnictví má každý účet dvě strany: stranu má dáti a stranu dal. Na stranu má dáti zapisujeme všechny prostředky, které na účet vkládáme, na stranu dal zapisujeme všechny prostředky, které z účtu čerpáme. Součet strany má dáti v celém účetnictví musí být shodný se stranou dal. Není-li, máte v účetnictví chybu. Odněkud někam nedorazily peníze.

Konkrétní transakci vidíte na obrázku. Schválně jsem vyrobil obrázek obou oken GnuCash - jak hlavního okna, tak okna účetní knihy. V okně účetní knihy je vidět, jakým způsobem je podvojnost nenásilně zajištěna v GnuCash. Dvojklikem na účet Aktiva:Bankovní účty:KB:Běžný účet v hierarchii účtů jsem zvolil jednu stranu transakce. Protiúčet jsem vybral ve sloupci "Převod" (trochu nevhodný překlad, volil bych spíše výraz protiúčet). Dále jsou sloupce "Uložit" a "Výběr". Peníze z účtu KB odesíláme, zapíšeme tedy částku do sloupce "Výběr". Když transakci zapíšeme (tlačítkem Vložit nebo klávesou Enter), vytvoří se automaticky i zápis na protistraně transakce. Přesvědčit se můžete tak, že dvojkliknete v hlavním okně na účet Aktiva:Bankovní účty:Spořitelna, čímž se vám otevře účetní kniha k tomuto účtu. Někdy je pohodlnější a rychlejší cestou najet kurzorem na transakci, která nás zajímá, a kliknout na tlačítko "Skok".

Jiným způsobem, jak převést peníze z účtu na účet, je formulář "Převod". Formulář vyvoláte například z menu Akce->Převod nebo tlačítkem "Převod" v účetní knize.

Transakce ale nemusí mít pouze dvě strany. Často je vhodné rozdělit transakci na více řádků. Takovým typickým příkladem je u mě výplata (ve firemním účetnictví bývá typickým příkladem zase DPH). Přijdou mi peníze na účet a já chci něco odložit na dovolenou, něco na pojištění, něco na nájem, něco na telefon a zbytek nechat na volné utrácení. V účetní knize začnu s vyplňováním transakce jak bylo výše popsané (tip: datum lze inkrementovat/dekrementovat klávesami plus a mínus), ale před vyplňováním protiúčtu a částek kliknu na tlačítko "Rozdělení". Na přiloženém obrázku jsem začal tvořit transakci v účetní knize účtu Příjmy:Mzda:Solartec, celkovou částku píšu do sloupce "Příjmy". Tabelátorem se přepínám mezi jednotlivými políčky a vyplňuji popisy a jednotlivé částky. Protože jsem jako první vypsal celkovou částku ve sloupci "Příjmy" a doplňuji údaje do sloupce "Účtovat", automaticky se mi dopočítává částka, kterou ještě musím někam zaúčtovat.

Při tvorbě rozdělených transakcí je snadné vyrobit chybu. GnuCash nedovolí takovou transakci zapsat a nabízí několik možností, jak strany má dáti a dal v transakci vyrovnat. Téměř nikdy nedopadlo dobře, když jsem se v něčem spolehnul na počítač. Ta poťouchlá škatule mi vždy udělala nějaký naschvál - snažím se tedy vyrovnat částky ručně.

Pravděpodobnost, že se vám podaří udělat chybu, je poměrně malá. GnuCash ale neběží nad žádným databázovým strojem, který by zajišťoval integritu dat, takže se občas stane, že se objeví v účetnictví logické chyby. Pro vyhledání a opravu chyb je možné využít nástroj přístupný v menu Akce->Zkontrolovat & Opravit. Chyba v účetnictví může vzniknout jednoduše například tak, že smažete některý účet s platnými transakcemi. Jak to dopadlo, když jsem smazal účet spořitelny a pustil opravy, můžete vidět na obrázku. Při opravě se vytvořil účet "Nevyváženost-CZK", kam se uložily všechny nevyvážené transakce.

Zadávání účetních transakcí si lze usnadnit. Účetní kniha má jednu milou vlastnost. Při vyplňování transakcí se vyhledává podle popisu podobná transakce v historii a když jste s nalezenou transakcí spokojení, tabelátorem přeskočíte na další políčko a opravíte například pouze částku. Ostatní údaje se doplní automaticky z dříve zadané transakce. Funguje to i u rozdělených transakcí. Vlastnost je to většinou příjemná, ale někdy vám díky tomu GnuCash tvrdošíjně nutí věci, které nechcete, a snaží se ve vás vyvolat dojem, že je chytřejší než vy.

Mimo to lze pravidelně se opakující transakce generovat automaticky. Nástroj pro editaci plánovaných transakcí lze najít v menu Akce->Plánované účetní položky.

Po skončení práce s účetnictvím, nejlépe hned po zadání všech transakcí, nezapomeňte vše uložit - v hlavním okně tlačítkem "Uložit".

Osouhlasení účtu, uzávěrka

Jak už jsem uvedl v úvodním článku tohoto seriálu, některé transakce, které se do účetnictví zadávají, nemusí být v definitivním stavu. Typickým příkladem je platba kartou, zvláště v případě, že platíme embosovanou kartou na imprinteru v zahraničí nebo při nákupu přes internet. Často trvá několik dní až týdnů, než se platba uskuteční a peníze jsou odečteny z účtu. Během této doby se často změní kurz cizí měny a částka v době uskutečnění obchodu může být i dosti odlišná od částky, kterou vám banka nakonec strhne z účtu.

V GnuCash se dají jednotlivým záznamům přiřadit různé stavy - příznaky. Všimněte si, že nemluvím o transakci, ale o jednom řádku z celé transakce. Každý záznam v transakci má vlastní příznak. Stav záznamu se zobrazuje v účetní knize ve sloupci "O" (marně přemýšlím, co to může znamenat, a anglickou verzi jsem líný nastartovat). Záznam může mít tři různé příznaky: "N, V, O". Jak si troufám odhadnout, stav "N" znamená "Nevyčištěný". Tento příznak dostává každý nový záznam a ponechává si ho, dokud není změněn. Kliknutím můžete změnit příznak na "V" - "Vyčištěný". Po uzavření (odsouhlasení) účtu se stav změní na "O" - "Odsouhlasený".

Na výpisu z banky (alespoň na výpisech z Komerční banky to tak je) jsou na konci vypsané zůstatky v jednotlivých dnech. Účet mohu v účetnictví považovat za uzavřený, až když souhlasí všechny položky na výpise i v účetnictví, a když sedí konečný zůstatek v konkrétním dni na výpisu i v účetnictví. Nástroj pro uzávěrku vyvolám v hlavním okně z nadřízeného účtu Aktiva:Bankovní účty:KB položkou v menu Akce->Odsouhlasit. Před otevřením okna je nutné opsat z bankovního výpisu ještě datum a zůstatek na účtu.

Potom už jen zaškrtávám všechny položky na výpisu a v okně uzávěrky a postupným opravováním a doplňováním údajů se snažím dosáhnout shody. Částka napsaná červeným písmem v dolní části okna mi ukazuje, jak se mi daří - u úspěšné uzávěrky musí být rozdíl mezi daty v účetnictví a zadaným zůstatkem nulový.

Uzávěrku není třeba dokončovat okamžitě. Máme možnost rozpracovaný stav odložit (v menu Odsouhlasit->Odložit) a až po uvedení do naprostého pořádku ukončit (v menu Odsouhlasit->Dokončit). Uzavřené, odsouhlasené záznamy dostanou příznak "Odsouhlaseno". Příště už se v okně uzávěrky neobjeví.

Příště...

Velmi podobně jako s bankovním účtem se pracuje v účetnictví i s kreditní kartou. Ale o tom si povíme až příští týden. A aby toho nebylo v dalším díle málo, připojil jsem ještě informace o účtování cenných papírů a cizích měn.

       

Komentáře

[Petr Bravenec]

Na stranu má dáti zapisujeme všechny prostředky, které z účtu čerpáme, na stranu dal zapisujeme všechny prostředky, které na účet vkládáme.... no nejsem já platala? Napsal jsem to přesně naopak (aspoň co se účtů Aktiva týče).

[Robert Krátký]

Opraveno.

[Petr D]

Aktiva: prirustky, poc. a konc. stavy na MD, ubytky na DAL. Pasiva: obracene. Uct. skupiny 5 a 6 (naklady a vynosy) nemaji na pocatku uc. obdobi pocatecni stavy (jsou vynulovany zaverkou).

[Petr Bravenec]

Účetním je to jasné. Sice jsem to zmínil, i když mám pocit, že v seriálu o GnuCash je to zbytečné. V GnuCash lze s klidem zapomenout na strany MD a DAL, poslat profesionální účetní s jejich skupinami 5 a 6 do háje a účtovat si po svém Účetní třídy a čísla účtu se dobře zkoušejí a známkují - možná proto vycházejí z ekonomických škol holky, které odříkají zpaměti všechna čísla účtů v předepsané osnově, ale princip podvojného účtování nechápou a i po pár letech praxe by jim dělalo problémy aplikovat postupy z podvojného účetnictví na své osobní finance.... tedy nic ve zlém...

[Maude Lebowski]

Jsem rada, ze o ucetnictvi nic nevim Zustane to tak i nadale

Blba otazka, chapu spravne to, ze vsechny udaje se musi psat rucne? cislo po cisle?

[Petr Bravenec]

V zásadě ano. V zásadě vše ručně. Kdo jiný už by měl o všech těch číslech vědět, než vy? Počítač?

[Maude]

Neresim otazku kdo by mel vedet, resim kdo to tam bude psat.. uz spousta mych projektu skocila na me lenosti neco nekam zaznamenavat...

[Libor Chocholaty]

GnuCash jsem si nainstaloval na Slackware 9.1, ale byl to dost porod, protoze vyzaduje dost stare knihovny. Navic jsem se fakt zasmal, kdyz jsem v nejake diskusi nasel vyjadreni jednoho a autoru, ze to neni jejich problem, ale problem GNOME. Nakonec jsem uspel podle navodu, ktery radil doinstalovat asi 10 baliku ze Slacku 8.1. Delal jsem to dost opatrne, takze u nekterych jsem jen vykopiroval potrebne veci, aby ujma byla co nejmensi.

Taky me dost zarazilo, kdyz jsem potreboval nejakou podivnou (rozumnej presne specifikovanou starou) verzi rozsireni jazyka Scheme, ve ktere je to asi cele napsane. Snazil jsem se tomu prijit na kloub, ale zdrojaky jsou absolutne nekomentovany a jazyk Scheme je mnou nepodporovany. Myslel jsem si, ze dokazu cist zdrojaky i me zatim neznamych jazyku, ale u Scheme jsem to vzdal velice rychle.

Uff, berte to jako povzdechnuti cloveka, ktery zjistil, ze nekterym vecem nejde porozumnet a k uspechu staci slepe dodrzet navod.

[Nejsemtu]

Uf, děsíš mne - já se na to teprve chystám. Gnome nepoužívám vůbec - snad to nějak rozchodím. Mohl bych touto cestou poprosit o zmíněný návod? Díky. M.

[Libor Chocholaty]

http://www.google.com/search?q=gnucash+slackware+9.1

je to hned prvni odkaz: http://rjmarq.org/gnucash.html

[Antonín Slejška]

Instalace GnuCasch na SUSE Linux 9 byla velmi snadná. V distribuci je starsi verze GnuCash a nebo je mozne stahnout novejsi balicek na http://rpmseek.com, pak jen staci balicek nainstalovat prostrednictvim YaST a vse funguje.

GnuCash jsem tak trochu testoval a dosel jsem k tomu, ze pro moje ucetnictvi je nepouzitelny (budu velmi vdecny, kdyz me nekdo presvedci o opaku). Jsem zivnostnik a potrebuji vykazovat prijmy a vydaje, vytvaret faktury a obcas vystavit pokladni doklad. Nyni pouzivam Atreides (ke stazeni na http://www.waksystem.cz), ktere je prima, ale bezi pouze na Win.

Ptal jsem se snad vsech producentu ucetnich programu, zda maji ci pripravuji danovou evidenci primu a vydaju (drive jednoduche ucetnictvi) pro Linux a odpovedi bylo pokazde, ze ne (jedinym vysledkem tedy bylo, ze oslovene firmy mozna zaregistrovaly, ze existuje poptavka po programech bezicich na Linuxu).

Zkousel jsem podvojne ucetnictvi pro Linux HoneyCalc, coz je zrejme celkem dobry program, ale pro maleho zivnostnika je prilis narocny. Obavam se, ze bych stravil prilis mnoho casu, nez bych byl schopen program efektivne pouzivat. Navic me ma sestra (ucetni a danova poradkyne) varovala, abych neprechazel na podvojne ucetnictvi, jelikoz by to pro me bylo z nejakeho duvodu (ktery jsem moc nepochopil) nevyhodne.

Pokud nekdo vite, jak vykazovat prijmy a vydaje na Linuxu, tak budu velmi vdecny za radu. Ucetnictvi totiz zustava jedinou veci, kterou se mi zatim nepodarilo prevest na Linux. Jakmile toto zvladnu, tak budu moci Windowsy konecne odinstalovat...

[HS]

Chcel by som pouzivat GnuCash na vedenie si domacich financii, narazil som vsak na jeden problem.

Peniaze mam rozdelene na viacero skupin. Napr. setrim na nove PC, na dovolenku atd. Podobne ako sa pisalo v minulom dieli, kde mal ucet v banke vytvorene poducty.

Ja mam vsak peniaze vo viacerych bankach a chcel by som sumu zo vsetkych bank rozdelit na uz spominane casti (poducty). Cize napr. v banke B1 mam 10000 v banke B2 mam 30000. Sucet je 40000 a tuto sumu delim na nove PC, dovolenka atd. Cize potreboval by som nieco take, ze by ucty mohli mat aj viac rodicov. Takuto moznost som v GnuCash nenasiel ale mozno sa moj problem da nejako previest do tradicneho uctovnickeho sposobu myslenia. Nepada niekoho ako by sa to dalo riesit?

[Tom.š Ze.le.in]

IANAA, ale dá se na to nahlížet tak, že všechny peníze z definice *jsou* na dvou místech: na jednom jako debit (má dáti?) (v aktivech - bankovní účty) a na druhém jako credit (dal?) (buďto equity - vlastní jmění, nebo příjmy). Dala by se (nejspíš v rámci vlastního jmění) vyčlenit kolonka (rezervy na ...?), kde by se dané věci vedly.

Přímá souvislost s bankovními účty pak ovšem vidět není, leda optickým porovnáním celkových "rezerv" s celkovou hodnotou bankovních účtů v rámci nějakého reportu...

Teď si nejsem jist, jestli je to, co jsem napsal, jasné :(

[Libor Chocholaty]

Myslim, ze laik, jako ja, bude nejdriv potrebovat nejakou smysluplnou minimalistickou nalejvarnu z podvojneho ucetnictvi. Principy chapu, ale treba proc jsou prijmy na strane pasiv fakt nechapu. Mohl by mi do toho nekdo vnest jasno? Ve skole mi to nikdo nebyl schopen vysvetlit, takze jsme rikali, ze prijmy jsou pasiva proto "aby to vyslo".

[Petr Bravenec]

Tenhle seriál má být minimalistická nalejvárna

GnuCash se mi líbí proto, že v něm je podvojnost uživateli servírována jemně a nenásilně a nezatěžuje účtujícího nedůležitými záležitostmi, jako že "příjmy jsou pasiva proto, aby to vyšlo".

Proč se vůbec zabývat takovými nepodstatnostmi? Normální člověk potřebuje peníze vydělat, evidovat, utratit. Podvojné účetnictví je ideální nástroj na evidenci financí a k jeho použití doma se není třeba brodit balastem, který vznikl v podnikových účtárnách.

[Lojza Vitásek]

Pokud se nepletu, tak v podvojném účetnictví jsou aktiva to co máte a pasiva z čeho to máte. Zmiňované příjmy jsou pasivem (zdrojem), ke kterým existuje na straně aktiv majetek v podobě např. peněz na účtě.

Kdyby se to rozpitvalo do detailu, tak v případě výplaty (předpokládám zaměstnance) dostanete výplatní pásku, čímž vám vznikne pohledávka (aktivum) kryta příjmem (pasivum). Za pár dní dorazí peníze na účet, čímž se tato pohledábka uhradí, což znamená že klesnouí pohledávky (aktivum) a zvýší se bankovní účet (aktivum).

[anonymous coward]

ona ta pohladavka nebude kryta nijakymi pasivami, proste to zapisete na stranu MD niektoreho uctu aktiv a na stranu D vynosov... len tak pre uplnost :)

[Petr Bravenec]

Lidičky, koukněte ještě jednou na hierarchii účtů, kterou jsem vytvořil pro potřeby tohoto seriálu (předchozí díl). Začal jsem přijmy a výdaji - to jsou položky, jejichž význam si dovede představit každý. Potom jsem vytvořil účty aktiva a pasiva - a vysvětlil, co do kterého účtu dávat. Aktiva - peníze, které mám, třeba v peněžence, na bankovních účtech nebo ve formě cenných papírů. Pasiva - peníze které musím zaplatit, dluhy.

Kde jsou spolu v jednom chlívku účty pasiv a příjmů? Proč to chcete spojovat dohromady? Zapomeňte na to, co vám tvrdí váš firemní účetní nebo daňový poradce! Vy když přijdete k někomu dávat dohromady PC, taky pro něj mluvíte cizí řečí a dělá vám dobře, když vás s obdivem plácá po ramenou: "Vy ste taký šikovný, a jaké cizí slova umíte! Vy tomu musíte fakt dobře rozumět."

...a přitom stačilo v nestřežené chvíli pouze obrátit klávesnici a vyklepat z ní kancelářské sponky a drobky od rohlíků...

K významu jednotlivých typů účtů a k jejich vztahům k reálnému světu se ještě vrátím v pátem díle o sestavách a výstupech.

[ucetni]

Aby jste pochopili systém účetní soustavy, musíte nejdříve pochopit proč a jak je postavená tzv. BILANCE.

Odtud se totiž odvíjí, jak psát na jednotlivé účty. Bez tohoto pochopení nejste schopni pochopit nic a proto také zde někdo v diskuzi psal o tom, že jsou vyškolené v uvozovkách účetní a umí účtovou osnovu nazpaměť a přitom neumí rozlišit jednotlivé účty a zapisovat na ně. Není to tak složité. Musíte ale pochopit proč na jedné straně jsou ony Aktiva a proč na druhé straně jsou Pasiva. Rádo se laicky používá otřepané "má dáti - dal", ale ten, kdo ví proč a nač je Bilance ví, proč platí tato zásada jako "železné" pravidlo. Tedy obě strany se musí rovnat. Jinak je to vše špatně. Věnujte tedy svůj čas na pochopení Bilance a vše vám bude pak zcela zřejmé. A ušetřený čas a starosti a bolavou hlavu pak využijte ke svému prospěchu.

[Libor Chocholaty]

Zkusil jsem zaúčtovat nákup platební kartou, ale fakt nechápu, jak na to. Mějme účty:
Aktiva: Běžný účet
Pasiva: blokace na kartě
Výdaje: Potraviny
 
Jdete do krámu a koupíte si 10 housek za 16Kč a zaplatíte kartou. Co dělat teď? Zvýším výdaje za potraviny o 16Kč, ale na druhé straně musím nějaký jiný účet snížit. Já však potřebuju zvýšit blokace na kartě. Čímž jsem skončil. Přece nebudu blokace účtovat záporně. Snížit o -16Kč. Nakonec jsem se na blokace vykašlal a rovnou jsem to odúčtoval z běžného účtu, i když tam ty peníze ješte jsou.
Jak by se mělo v tomto případě správně postupovat?

[Petr Bravenec]

Ty peníze přece ještě nebyly utracené. Ty peníze z běžného účtu dosud nezmizely. Proto se to běžného účtu týkat nebude. Takže první transakce na účty Pasiva.Blokace - Výdaje.Potraviny, a teprve když banka platbu za housky strhne (po několika dnech), potom teprve účtovat nad účty Pasiva.Blokace - Aktiva.Běžný účet.

[Petr Bravenec]

Teď jsem si ještě uvědomil, co je vám nejasné. Když koupíte housky a banka vám dosud peníze nestrhla, žádné peníze vám neubyly. Pouze vám narostly dluhy. Tedy částku na účtu Pasiva.Blokace zvyšujete. Utratil jste to za housky. Účet Výdaje.Potraviny taky zvyšujete. Zatím nedumejte nad tím, že alespoň v jednom případě byste měl částku snižovat. GnuCash na některých účtech obrací znaménka (chování se dá nastavit). Jemně toto nastavení zmíním v posledním díle seriálu.

[Libor Chocholaty]

Jasne, to je presne ono. A jak je to primocary. Klasickej zakys na blbine.