Calc: řazení, filtry a mezisoučty

15. 9. 2011 | Michal Polák | Návody | 4738×

V dnešním článku si představíme aplikaci Calc. Nebudeme se však věnovat základnímu formátování, ani tvorbě grafů. Dnes bude pozornost věnována řazením, filtrům a mezisoučtům.

Obsah

• Řazení dat
  • Příklad: Řazení dle abecedy a data
• Automatický filtr
  • Příklad: Vyhledejte správného autora
• Standardní filtr
  • Příklad: Odstranění duplicity
• Mezisoučty
  • Příklad: sečtení denních tržeb
• Kontrola vstupních dat
  • Příklad: Hodnocení od nuly do desíti

Řazení dat

Výhodou tabulkového procesoru je snadnost práce s velkým množstvím dat. A protože dáváme do tabulek data, která spolu zpravidla souvisí, není od věci je seřadit. K tomu je třeba připravená data označit a následně jít v menu na Data | Řadit..., kde se otevře okno s nastavením řazení, které má dvě karty.

Na první kartě Seřadit podle si vybíráte, podle kterých sloupců chcete vybraná data řadit. Omezení v podstatě neexistuje a jakmile nastavíte první a druhé řazení podle, odemkne se další řazení Potom podle a tak dále. Samozřejmě po pravé straně ještě nesmíte zapomenout na možnost Vzestupně, či Sestupně.

Naopak na kartě Volby si pak dolaďujete jednotlivé podrobnosti, které mohou být užitečné. Pokud jste si například označili tabulku i s jejím záhlavím, pak je třeba označit možnost Oblast obsahuje záhlaví sloupců. Stejně tak se pracuje s Rozlišovat malá/velká písmena, pokud s nimi v tabulce počítáte.

Příklad: Řazení dle abecedy a data

V řazení snad není třeba nic obsáhle vysvětlovat. Prostě si jen na kartě Seřadit podle vyberete sloupec, podle kterého chcete řadit. Nejčastěji se pochopitelně řadí podle data, číselné hodnoty, kategorie nebo abecedy. Jednotlivá řazení lze samozřejmě libovolně kombinovat a dosáhnout tak požadovaného výsledku.

Pokud tedy chcete srovnat seznam osob nejdříve dle data a pak podle abecedy, postupujte následovně. V řadit vyberte nejdříve sloupec Datum narození, který vyberete po rozkliknutí Seřadit podle. Za druhé už stačí jen v Potom podle vybrat sloupec, kde je Jméno a příjmení a svou volbu potvrdit tlačítkem OK.

Automatický filtr

Filtry vám mohou práci skutečně usnadnit, jelikož z vybrané oblasti dat umožňují jednoduchou filtraci dat podle určitého parametru. Nejjednodušším použitím filtru je Automatický filtr. Ten vyvoláte po označení dat (včetně záhlaví, respektive popisků). Najdete jej stejně jako všechny ostatní typy filtrů v Data | Filtr – Automatický filtr.

Filtr se vytvoří zcela automaticky bez jakéhokoliv dalšího okna s nastavením a poznáte to podle tlačítka s šipkou vždy po pravé straně dané buňky. Na tlačítko stačí jen levým tlačítkem myši kliknout a můžete vybírat filtr dle zvolených kategorií (v tabulce, nejedná se o statický parametr automatického filtru jako takového). Vedle toho ale můžete vyfiltrovat horních 10 (dle nějaké hodnoty), případně lze rovnou spustit Standardní filtr.

Příklad: Vyhledejte správného autora

Asi úplně nejjednodušší příklad k automatickému filtru je ten s knihovnou. Máte obrovský seznam knih v řádech stovek až tisíců a chcete vybrat jen ty, které napsal určitý autor. Není nic jednoduššího, než si klidně napořád udělat automatický filtr. V prvním řádku máte v jednotlivých sloupcích například název knihy, autor, rok vydání, žánr a ISBN.

Pak už si stačí například rozkliknout autora a vybrat si jej. V seznamu můžete k rychlému najetí na písmeno použít danou klávesu, takže ani nemusíte rolovat. Po vybrání se autor rázem vyfiltruje. Pokud se chcete vrátit k celé tabulce, není nic jednoduššího, než si opět kliknout na tlačítko se šipkou a vybrat Vše. Jednotlivé filtry mezi sebou můžete kombinovat, například autora s rokem vydání.

Standardní filtr

Nabízí oproti Automatickému především širší možnosti nastavení hned při jeho tvorbě a nikoliv až dodatečně. Pokud tedy víte, že vám nejednodušší filtr stačit nebude, tak standardní filtr je jasným východiskem.

Standardní filtr obsahuje především Kritéria filtru, kde si vyberete Název pole a pro něj dále už jen naklikáváte podmínky a hodnoty, které lze pomocí operátoru AND (a) nebo OR (nebo) libovolně kombinovat.

Po rozkliknutí tlačítkem Více voleb navíc zobrazíte další možnosti k nastavení filtru. Opět se jedná o podobné možnosti jako u řadit a je tu také možnost kopírovat výsledky filtru do zvolených buněk, které mohou být přitom i v jiné záložce nebo dokonce souboru, stejného typu samozřejmě. K tomu stačí kliknout na tlačítko okna se zelenou šipkou mířící nahoru a pak už jen označit tažením buňky, které se hned zobrazí v poli obsaženém v okně. Potvrzujete jednoduše enterem.

Příklad: Odstranění duplicity

Velice užitečné může být odstranění duplicity, tedy opakujících se stejných záznamů jedné a té věci. Může se to hodit například u dlouhého seznamu lidí, jejich kontaktů, který je sbírán průběžně (sám jsem se setkal s tím, že někteří lidé jsou schopni se registrovat na jedinou věc hned několikrát) a to může být problém, pokud chcete mít přesný počet položek nebo nechcete e-mail odesílat jednomu člověku vícekrát.

Proto si označte váš seznam (jednotlivé buňky) a vytvořte si Standardní filtr. V něm stačí jen zaškrtnout možnost Bez duplikátů a způsobem výše popsaným vybrat buňky, kam nakopírovat vyfiltrovaný výsledek bez duplicit. Sice budete mít dva seznamy, ale jeden z nich bude zcela v pořádku a umístit jej můžete klidně do jiného listu (vizte přepínání vlevo dole).

Mezisoučty

Mezisoučet je velice užitečnou funkcí Calcu, která je svým způsobem unikátní. Jejím úkolem je sečíst hodnotu více položek, které jsou stejné. V podstatě se jedná o duplicity v podobě názvu (například položky, produktu), ale k nimž přísluší rozdílný údaj v hodnotě. Nejčastěji se jedná buď o počet nebo o celkovou hodnotu v penězích. Máte-li velký seznam, kde se jednotlivé položky v různém množství opakují a potřebujete je sečíst – použijte funkci mezisoučtu.

Pokaždé je třeba si před mezisoučtem data seřadit tak, aby názvy položek, které chcete sčítat, byly pod sebou. To uděláte pomocí klasického řazení, které bylo vysvětleno výše a pak už jdete na Data | Mezisoučty..., kde je primární si vybrat, podle čeho hodláte počítat mezisoučty. Navíc je třeba nezapomenout na názvy sloupců, bez nich by celá operace neprobíhala zcela v pořádku.

Příklad: sečtení denních tržeb

Dejme tomu, že máme výčet mnoha položek, z nich mnoho z nich je stejných a u každého je jiný počet prodaných kusů, respektive kilogramů (konečný výsledek můžete vypočítat až po celkovém sečtení). Nejdříve si takovou tabulku je třeba seřadit, jak bylo připomenuto výše. Poté už můžete jít na Data | Mezisoučty, kde vpravo vyberete, z čeho přesně onen mezisoučet chcete spočítat, a vpravo, jakou funkci chcete použít.

Poté potvrďte tlačítkem OK a v tabulce se po levé straně vytvoří tlačítka mínus, mezi nimiž jsou dostupné zmíněné součty. Pokud kliknete na -, pak zůstane celkový součet a mezisoučty nebudou zobrazeny. Takový výsledek pak lze samozřejmě zkopírovat a dle potřeby vložit do jiného dokumentu, e-mailu a podobně.

Kontrola vstupních dat

Neméně užitečnou funkcí je kontrola vstupních dat. Ta slouží k ohlídání toho, co do dané buňky vyplňujete a pokud se to neslučuje s nastavenou podmínkou, je uživatel upozorněn, že nic takového psát nemůže. Ideálním příkladem je například dotazník, kde chcete ohodnotit jednotlivé položky body od 0 do 10. Pokud uživatel napíše vyšší číslo, tak není zapsáno.

Příklad: Hodnocení od nuly do desíti

Uveďme tedy úplně na závěr jednoduchý příklad, který jsem zmínil o odstavec výše. V dotazníku jsou jednotlivá hodnocení, na která odpovídáte číslicí od nuly do desíti včetně. Nechcete však, aby uživatel za žádných okolností zvolil hodnocení vyšší, jelikož tak stupnice není nastavena.

V okně platnost a na kartě kritérium proto vyberte pod Dovolit rozmezí a zvolte jeho rozsah. Dále zaškrtněte Zobrazit seznam pro výběr a Seřadit záznamy vzestupně. Na druhé kartě Nápověda při vstupu už zadáte jen libovolný text nápovědy jako například Hodnocení, respektive Vyberte číslo od 0 do 10 a přepněte se na kartu Chybové hlášení. Zde naopak nechte zaškrtnutou položku Zobrazit chybové hlášení pokud jsou zadány neplatné hodnoty a vyberte Akci, kterou má Calc provést, dojde-li k nesprávnému zadání hodnot.

A to už je k dnešnímu článku opravdu všechno. Cílem bylo představit hned několik funkcí pro práci s daty i na praktických příkladech a ukázat tak nejen to, že Calc je skutečně kvalitní aplikací.

       

Komentáře

[fri]

Zajímá mě "formát buněk". Když chci nastavit, aby formát buněk v buňce/celém listu měl hodnotu "Text", jdu přes nabídku Formát/Buňky..., nebo "Formát buněk", nebo Ctrl+1 a dostanu se do okna "Formátovat buňky", kde na kartě "Čísla" vyberu až úplně na posledním místě se vyskytující položku "Text".

Když ale obsah takové buňky vyjmu (Ctrl+X), zůstane mi na tom místě díra, jejíž formátování je nastaveno na "Číslo", a to nepotřebuju.

Jak to udělat, abych Calcu určil, někde nastavil, něco zeditoval, aby všechny buňky v listu, sešitě, teď a vždy (např. při. vytvoření nového dokumentu), byly nastaveny na hodnotu "Text"?

Stejně tak by mě zajímalo stanovení určitého písma a jeho velikosti jako výchozího, abych to nemusel pořád dokola zas a znovu přenastavovat pro konkrétní listy.

[optim]

Naformátuj si prázdný dokument podle svých představ, ulož jako šablonu a tu nastav jako výchozí.

[fri]

Díky. To je to nejjednodušší řešení. Ušetří něco práce, která je ve své podstatě jednoduchá. Mrzuté na tom je akorát to, že když provedu vyjmutí obsahu buňky (Ctrl+X), to, co na tom místě potom zůstane je to formátování buňky jako Pole, a nejspíš i ta tendence použít font, který má Calc nastavený jako výchozí.

Jde mi o to, abych tohle nemusel pořád hlídat.

[optim]

V té své výchozí šabloně změň výchozí styl buňky a máš to.