Účtujeme v Linuxu a FlexiBee V. – platby

3. 11. 2011 | Lukáš Jelínek | Návody | 4317×

S fakturami bývá spojeno placení. U přijatých faktur je potřeba vytvořit platební příkaz, po zaplacení pak tuto platbu spárovat s fakturou. Vystavené faktury jsou v tomto jednodušší, stačí řešit jen párování plateb s fakturami. Někdy je ale zase potřeba vystavovat daňové doklady na přijaté platby.

Obsah

• Platíme fakturu
  • Vytvoření příkazu k úhradě
  • Párování odepsaných plateb
• Někdo zaplatil...
  • Faktura po přijetí platby
  • Daňový doklad na přijatou zálohu
• Kolik zaplatím na daních?

Platíme fakturu

Placení faktur nepatří k oblíbeným činnostem podnikatelů, ale bohužel to bez toho nejde. Takže když už to musí být, ať to probíhá co nejhladčeji a nejpohodlněji. Nejjednodušší je to v případě elektronického bankovnictví, ale i pokud by ho někdo neměl (což už je asi dnes poměrně řídká věc), lze si placení zjednodušit.

V dalších odstavcích budu předpokládat, že bankovní účet je ve FlexiBee již nakonfigurován – bylo to popsáno ve 2. dílu.

Vytvoření příkazu k úhradě

Faktury se z účtu platí většinou na základě (jednorázového) příkazu k úhradě. Existují samozřejmě výjimky – lze využívat také inkaso (například u telefonních operátorů) nebo trvalý příkaz k úhradě (u pravidelných plateb, kde se nemění částka ani variabilní symbol). V těchto případech se samozřejmě příkaz k úhradě pro danou fakturu nevytváří, pouze se následně zpracovává proběhlá platba.

V hlavní nabídce rozbalíme box Peníze a v něm vybereme položku Příkaz k úhradě. Tím se otevře seznam příkazů a lze s nimi dále pracovat. Zvolíme samozřejmě funkci Nový, čímž se vytvoří nový příkaz k úhradě. Otevře se formulář, kde je řada údajů předvyplněna, ale některé se tam musí doplnit teď.

Prvním úkolem je samozřejmě vybrat účet, z něhož se bude platit. Dále se zvolí, zda jde o tuzemskou či zahraniční platbu (v případě zahraniční se vybere také měna, v níž platba proběhne). Lze vyplnit konstantní symbol, pokud bude pro všechny položky příkaz stejný (obvykle se používají tyto: 8 pro zboží, 308 pro služby, 558 pro obecné finanční platby, 1148 pro daně a 3558 pro pojistné; jde víceméně o statistickou záležitost, není to kritické a příjemce platby mnohdy uvádí přímo na faktuře nebo jiném dokladu, jaký konstantní symbol použít).

Důležitým údajem je Splatnost (opět globální nastavení). Lze ponechat aktuální datum, ovšem pozor na to, že některé banky nezpracovávají příkazy v nepracovní dny, proto mohou příkaz se splatností v takový den odmítnout. Další riziko plyne z toho, že se příkaz vystaví v jeden den a do banky odešle až později – to je podobná situace. A konečně, většinou není třeba platit hned a zbytečně se tak připravovat o volné peníze. Proto je žádoucí zvolit splatnost tak, aby platba proběhla včas, ale ne zbytečně brzy (lepší je nejdřív zvolit, co se bude platit – viz dále - a až teprve potom nastavovat splatnost).

Ohledně splatnosti – splatnost faktury je většinou určena jako den, kdy už má mít příjemce platby peníze k dispozici. Pokud probíhá platba v rámci téže banky, lze obvykle nastavit splatnost příkazu k úhradě na tentýž den. Jde-li ale platba do jiné banky, potřeba dobré připočítat 2 pracovní dny (podle zákona by to mělo trvat jen jeden, ale v praxi je to někdy pomalejší). U zahraničních plateb je minimem 5 dní, ale raději je lepší ponechat víc.

Ještě je potřeba zvolit, zda půjde o elektronický či písemný příkaz. Rozdíl se ukáže za chvíli. A nyní přichází ten klíčový moment, kdy se vybírá, co se vlastně bude platit. K tomu slouží tlačítko Výběr dokladů k úhradě. Otevře se seznam nezaplacených faktur, z něj se vybírá zaškrávátkem v řádku vlevo. Pozor – subjekt musí mít předem nastaven bankovní účet (a toto nastavení se musí provést před vložením přijaté faktury), jinak FlexiBee odmítne vytvořit položku příkazu z jeho faktury!

Z vybraných dokladů (faktur) se po potvrzení vytvoří položky příkazu k úhradě. Ty lze nyní ještě podle potřeby upravit, například změnit symboly (konstantní, specifický) či splatnost (pokud se nemá použít ta globální). Ze seznamu, ale i přímo z formuláře položky, si lze příslušný doklad otevřít a podívat se na potřebné údaje.

Pokud je potřeba platit ještě něco dalšího (například zálohu, na kterou není vystavena proforma faktura) či si třeba převést peníze na osobní účet, lze přidávat položky příkazu také ručně. Není nutné vyplňovat vše, ale samozřejmě číslo účtu, kód banky a částka jsou povinné, protože musí být jasné, kolik peněz a kam se převádí.

Po uložení je příkaz zobrazen v seznamu. Je tam dobře vidět i to, že příkaz dosud nebyl odeslán do banky. Aby banka mohla příkaz provést, je potřeba ho poslat ke zpracování. FlexiBee neprovádí odeslání jako takové (ostatně to stejně u většiny bank nejde takto automatizovat, přinejmenším ne bez zvláštních služeb), nýbrž pouze generuje soubory. Když se ve formuláři příkazu k úhradě stiskne tlačítko odeslat, vygeneruje se soubor ve formátu nadefinovaném ve vlastnostech účtu. Tento soubor se uloží na nastavené místo a pak je potřeba ho ručně odeslat do banky, provést příslušnou autorizaci atd.

Po vygenerování souboru se změní stav příkazu na Odesláno. Je dobré samozřejmě ihned přenést data do banky, protože jinak se na to může zapomenout. Faktury jednou použité v příkazu k úhradě se již příště nenabízejí. Nemůže se tak stát, že se něco omylem zaplatí dvakrát. Pokud by se stalo, že se zapomene příkaz odeslat nebo by ho třeba banka odmítla, jsou dvě možnosti – buď starý příkaz zrušit a vytvořit nový (kde už faktura půjde znovu použít), anebo nový příkaz sestavit ručně.

Je-li potřeba příkaz k úhradě vytisknout (např. u účtů bez elektronického bankovnictví, při překročení limitu nebo pokud má víc lidí dispoziční právo, ale ne všichni mají přístup do elektronického bankovnictví), postupuje se obdobně. Zvolí se forma odeslání Tiskem a příkaz se tiskne buď tlačítkem s ikonou tiskárny, anebo opět tlačítkem Odeslat (je to úplně stejné). Nenechte se zmást údajem „Razítko“ na příkazu – je nesmyslný, příkaz se vždy podepisuje (podle podpisového vzoru); razítko se používá jen v případě, že to bylo s bankou dohodnuto a razítko je součástí podpisového vzoru.

Po vytištění se příkaz opět změní do stavu Odesláno, i když tentokrát znamená jeho skutečné „odeslání“ ještě poněkud více práce než u příkazu elektronického.

Párování odepsaných plateb

Po odeslání platby (myšleno skutečné odeslání finančních prostředků z účtu) je potřeba udělat dvě věci. Jednak zaúčtovat platbu do daňové evidence jako výdaj, a dále potom spárovat platbu s fakturou. To proto, že je potřeba vědět, že daná faktura už byla opravdu zaplacena.

Zaúčtování platby z účtu je popsáno již v druhém dílu tohoto seriálu. Položky lze načíst z elektronického bankovního výpisu (nabídka Služby -< Načíst výpisy) nebo je vložit ručně.

Máme tedy již k dispozici seznam pohybů na účtu, kde jsou vidět položky z výše popisovaného platebního příkazu.

Párovat platby s fakturami lze několika způsoby. Nejjednodušší je využít automatické párování, které se spouští pod nabídkovou položkou Služby -> Automatická tvorba spojení úhrady. Otevře se dialog, kde lze vybrat kritéria, podle kterých se bude párovat. Jako výchozí volba je párování podle varibilního symbolu, částky a účtu; není běžně potřeba to měnit.

Pokud nelze pohyb na účtu s ničím spárovat, nestane se nic (což nevylučuje pozdější párování – faktura může být například vložena do FlexiBee později než platba). Pokud párovat lze, zaškrtne se políčko Spárováno a vedle (ve sloupci Jak uhrazeno) se objeví Automaticky dle var.s.. Takto se snadno a rychle spárují všechny bezproblémové případy.

Existují ale i případy problematičtější, například plátce udělá chybu ve variabilním symbolu a automatické párování pak selže. Nyní existují dvě možnosti, jak to řešit. První z nich je volba Vytvořit spojení úhrad (opět v nabídce Služby). Tam lze přímo vybrat ze seznamu faktur tu, která byla danou platbou uhrazena.

Následuje druhý krok, kde se zobrazí obě strany (tj. faktura a platba) proti sobě a lze porovnat, zda to opravdu sedí. Pokud ano, tlačítkem Spojit se provede spárování. Ukáže-li se, že platba patří k jiné faktuře, lze se tlačítkem Vyhledat fakturu vrátit k předchozímu kroku.

Existuje ale ještě další funkce, kterou lze použít. Je to (opět v menu Služby) funkce Ruční tvorba spojení úhrady. Rozdíl je ten, že u této funkce lze najednou párovat více faktur proti jediné platbě (u předchozí funkce se to v jednom kroku udělat nedalo). Tady si lze „naklikat“ více faktur a spárovat je společně. Hodí se to tehdy, pokud někdo omylem zaplatí více faktur jedinou platbou.

S párování souvisí i funkce opačná – odpárování. Může se stát, že se při automatickém párování něco spáruje chybně. Pak je potřeba to zrušit a spárovat ručně. Párování se ruší buď v menu Služby pod položkou Zrušit spojení úhrady, anebo ve formuláři bankovního dokladu (pohybu na účtu) tlačítkem Odpárovat. Lze využít i funkci ruční tvorby spojení úhrady, která umožňuje faktury do párovacího seznamu nejen přidávat, ale i odebírat (nezávisle na tom, zda bylo párování provedeno ručně či automaticky).

Někdo zaplatil...

...a je potřeba tedy označit fakturu jako zaplacenou. Je to jednoduché, postupuje se úplně stejně jako v případě přijatých faktur a odeslaných plateb. I tady lze párovat automaticky nebo ručně.

Faktura po přijetí platby

V případě, že byla nejdřív vystavena zálohová faktura a konečná faktura se vystavuje až po zaplacení (jedné nebo více záloh), je k dispozici funkce, která přímo vygeneruje příslušnou fakturu. Klíčovou věcí je, že pro účely DPH se za datum uskutečnění zdanitelného plnění považuje přijetí platby, protože nastalo dříve než vlastní plnění.

Možnosti, jak finální fakturu vytvořit, jsou dvě. Jednak lze vytvořit položku na odpočet zálohy v nově vytvořené faktuře. Faktura se vytvoří jako obvykle, jen se kromě běžných položek přidá ta odpočtová, přes funkci Přidat -> Odpočet zálohy/ZDD. Druhá možnost je použít v seznamu bankovních dokladů u platby příslušné zálohy funkci Vytvořit fakturu z uhrazených záloh z menu Služby. Záleží na tom, co je v konkrétní situaci pohodlnější.

Daňový doklad na přijatou zálohu

Pokud se konečná faktura vystaví do konce stejného zdaňovacího období, kdy byla přijata záloha, nemusí se vystavovat daňový doklad na příjatou zálohu (též zálohový daňový doklad). V opačném případě se vystavit musí. Postup je podobný jako v případě faktury s odpočtem.

I tady lze použít dva postupy. Jednodušší je u dané přijaté platby použít nabídkovou položku Vytvořit zálohový daňový doklad. Doklad se přímo vytvoří, není potřeba nic dalšího řešit (jen se případně upraví dle potřeby). Druhou, složitější možností je vytvořit doklad klasickým způsobem (jako fakturu, jen s jiným typem) a v menu Služby pak použít Vytvořit/zrušit vazbu ZDD. Zde je ale potřeba dohledat příslušnou platbu zálohy.

Kolik zaplatím na daních?

Dosavadní díly seriálu nabídly pohled na základní činnosti ve FlexiBee, se kterými si lze při drobném podnikání ve službách běžně vystačit. Proto je nejvyšší čas podívat se v příštím dílu na to, jak se v programu vytvářejí různé výstupy – ať již pro daňové účely (přiznání k DPH, přiznání k dani z příjmů), tak i pro vlastní přehled.

       

Komentáře