Účtujeme v Linuxu a FlexiBee IV. – zvláštní druhy faktur

20. 9. 2011 | Lukáš Jelínek | Návody | 7197×

V některých případech – a není to úplně zřídka – se pracuje se fakturami poněkud jiného druhu. Tady je potřeba si dát velký pozor, o jaký doklad ve kterém případě jde, zejména z hlediska DPH. Existuje jich totiž několik druhů a vzájemně se pletou.

Obsah

• Zvláštní druhy faktur
  • Rozdělení faktur a dokladů
• Proforma faktura
  • Přijaté proforma faktury
  • Vystavené proforma faktury
• Zálohová faktura
• Zálohový daňový doklad, faktura s odpočtem zálohy
• Platby faktur

Zvláštní druhy faktur

„Obyčejné“ faktury fungují tak, že dodavatel takovou fakturu doručí odběrateli společně s dodávkou nebo o něco později, na jejím základě pak odběratel dodavateli zaplatí. Jenže ne vždy to probíhá takhle jednoduše. Speciálně v případě, že dodavatel nemá možnost ověřit platební schopnost odběratele (případně ani jeho totožnost) nebo pokud dodávka bude probíhat delší dobu, platí se formou různých záloh.

Faktury proto dodavatel vystavuje ještě před dodávkou nebo v jejím průběhu. To má ale dopady na způsob, jakým se o takových fakturách účtuje, a to jak z hlediska evidence závazků/pohledávek, tak i z hlediska DPH (pokud se jedná o plátce).

Rozdělení faktur a dokladů

Zmíněné speciální faktury a další doklady lze rozdělit do několika skupin, podle toho, jak se s nimi nakládá:

• Proforma faktura (proformafaktura) – název je zvykový, není zakotven v české legislativě. Tento druh faktury se používá při platbách předem, kdy je dodávka zboží či služeb vázána na zaplacení (pokud odběratel nezaplatí, není zahájeno plnění). Typickým příkladem jsou faktury za registraci domén.
• Zálohová faktura – je v zásadě totéž jako proforma faktura, ale tento termín se používá v případech, kdy není zahájení dodávky vázáno na platbu nebo již dodávka probíhá.
• Zálohový daňový doklad (daňový doklad na přijatou zálohu) – nemá funkci předpisu platby, jedná se toliko o daňový doklad, který dodavatel vystaví na základě toho, že přijal zálohu (ať už na základě některé z výše uvedených faktur či bez nich).
• Faktura zaplacená zálohou – funguje jako finální vyúčtování a buď předepisuje doplatek do celé ceny dodávky, anebo (pokud zaplacená záloha přesně odpovídá celkové ceně) má jen informativní charakter. U plátců DPH bývá současně daňovým dokladem.

Proforma faktura

Prvním druhem je proforma faktura. Co tento druh faktury znamená pro odběratele? Takovou fakturu zaeviduje a zaplatí, nicméně pro účely DPH jako kdyby neexistovala. FlexiBee bohužel – aspoň ve verzi 10.14 – ve výchozím stavu po instalaci tento druh faktury neobsahuje. Je potřeba ho proto dodefinovat.

Přijaté proforma faktury

Definice druhů faktur se skrývají v nabídkách, u přijatých přes Nákup -> Typy dokladů -> Typy přijatých faktur. V seznamu je vidět, které všechny druhy přijatých faktur jsou aktuálně k dispozici.

Založíme tedy nový typ dokladu a vyplníme potřebné náležitosti. Vždy je potřeba vyplnit zkratku a název, druh se nastaví na Proforma (neúčetní), lze nastavit také účet a případně i standardní splatnost. Co se týká dokladové řady, lze vybrat některou z existujících nebo si již předem (před vytvořením nového druhu faktury) založit samostatnou řadu. Ostatní karty lze ponechat ve výchozím stavu.

Pozor – z důvodu nějaké chyby se proforma faktura tváří v seznamu jako „účetní“ (zaškrávátko Je účetní je zaškrtnuto). To je samozřejmě špatně, protože o této faktuře se neúčtuje.

Nyní už lze vložit novou přijatou proforma fakturu, například na registraci domény. Samotný záznam se založí úplně stejně jako v případě obyčejné faktury. Rozdíl bude až ve vyplňování některých položek.

Co všechno je jinak než u běžné faktury? V první řadě samozřejmě Typ faktury, kde se vybere typ založený pro proforma faktury. Dále je potřeba na kartě Daňová evidence u pole Řádky DPH správně zvolit 000P, tedy přijatý doklad bez vlivu na DPH. Podobně i částka se vyplní, ať už položkově či souhrnně, pouze v souhrnné ceně u sazby DPH 0 %. DPH se bude uplatňovat až později (zálohovým daňovým dokladem nebo běžným daňovým dokladem).

Vystavené proforma faktury

Z hlediska práce ve Flexibee je to prakticky stejné jako u přijatých proforma faktur. Podíváme se ale na to, jak si vytvořit samostatnou řadu dokladů. Seznam řad je k dispozici pod nabídkovou položkou Prodej -> Dokladové řady -> Dokladové řady – vydané faktury.

U nového záznamu se jako obvykle vyplní zkratka a název. Specifickou věcí je ale způsob tvorby čísel dokladů. Pro různá účetní období je lze definovat různě, například na následujícím obrázku je zobrazena definice, kdy číslo začíná čtyřmístným označením roku a pak následuje číslo 99 a čtyři číslice vlastního čísla dokladu. V případě potřeby lze definovat i díry v číslování.

Po uložení definice lze případně vytvořit i pro jiná účetní období, anebo třeba vyplnit textové položky. Nakonec se záznam uloží a je hotovo.

Nyní už lze přejít k vytvoření nového druhu faktury, a to přes položku Prodej -> Typy dokladů -> Typy vydaných faktur. Celé je do podobné jako u přijatých faktur (pole Zkratka, Název a Druh), ale vyplňuje se o něco více. Například má smysl vyplnit pole Konstantní symbol (zde 0308 pro služby), Splatnost (např. 14 dní), Forma úhrady atd. Na kartě Daňová evidence se ještě vybere předpis zaúčtování.

Dalším specifikem oproti přijatým fakturám je to, že ty vystavené je obvykle potřeba tisknout (ať už na papír nebo třeba do PDF). Na kartěTisk lze nadefinovat tiskové šablony, přičemž jedna se tam vytvoří již automaticky. Zde se netvoří šablony jako takové, nýbrž se vybírá, co bude přímo k dispozici. Navíc lze zaškrtnout automatický tisk, což usnadňuje práci při pořizování větších objemů faktur (lze například tisknout automaticky i obálku – při používání vhodné tiskárny jde u hromadného zpracování o ohromné zjednodušení práce).

Vystavení proforma faktury se opět podobá zaevidování té přijaté. Typ faktury je jasný. Všimněte si, že se pro Interní číslo i Variabilní symbol použilo nově nastavené číslování (pokud by v čísle byla písmena, pro variabilní symbol by byla odstraněna). Také splatnost se nastavila podle zvoleného určení, tedy na 14 dnů. Na kartě Daňová evidence se v poli Řádky DPH zvolí samozřejmě 000U, tedy doklad bez vlivu na DPH (u uskutečněného plnění).

Zbývá již jen vystavenou fakturu vytisknout, což lze, podobně jako u běžných faktur, jak z formuláře, tak ze seznamu faktur. Na obrázku tiskového náhledu si můžete všimnout názvu faktury i toho, že jinak je skoro všechno stejné jako u běžné faktury. Informace o DPH jsou zde čistě informativní, nemají naprosto žádné daňové účinky a jak jsem již řekl v odstavci o vyplňování proforma faktury, je lepší psát vše k 0 %, protože jinak může být informace matoucí (někdo by si myslel, že jde o daňový doklad) a navíc je otázka, jak by se k tomu postavila případná daňová kontrola.

Zálohová faktura

Zálohová faktura je do jisté míry podobná proforma faktuře. Ve FlexiBee je to navíc jednodušší o to, že se vývojáři postarali o vše potřebné a není potřeba tento druh explicitně definovat. Má dokonce v přijatých i vystavených fakturách vlastní číselnou řadu.

Při vytváření přijaté zálohové faktury se postupuje obdobně jako u jiných přijatých faktur. V dialogu se změní její typ na Zálohová faktura (vizte obrázek níže) a zbytek se vyplní běžným způsobem – jako předpis zaúčtování je však třeba použít ZÁLOHA POSKYTNUTÁ (program stejně neumožní použít nic jiného).

Všimněte si, že zašedla obě políčka týkající se data zdanitelného plnění. To je proto, že – jak již bylo řečeno – nejde o daňový doklad. Co se týká údajů o DPH, platí zde totéž jako u proforma faktury.

Jak by vypadala vystavená zálohová faktura? Úplně stejně jako ta obyčejná. Opět se bude lišit pouze typ (na následujícím obrázku je vidět, že je zde přímo napsáno, že tato faktura není daňovým dokladem) a bude zašedlé políčko data zdanitelného plnění.

Po úhradě proforma faktury nebo zálohové faktury lze postupovat dvojím způsobem. Dodavatel může vystavit buď daňový doklad na přijatou zálohu nebo obyčejnou fakturu s funkcí daňového dokladu (uvedené samozřejmě platí, pokud je plátcem DPH; pokud plátcem není, nemusí už vystavovat vůbec nic). Tytéž doklady lze vystavit i v případě, že platba proběhla bez návaznosti na zálohovou fakturu.

Zmíněná situace nastává při používání „kreditu na služby“. Například u zmíněné registrace domén si může zákazník předplatit určitý objem služeb, přičemž registrátor vystaví na každou přijatou platbu daňový doklad, aniž by platbě předcházela zálohová faktura.

Zálohový daňový doklad, faktura s odpočtem zálohy

Máme nyní situaci že dodavatel vystavil zálohový daňový doklad (přesněji nazývaný „daňový doklad na přijatou zálohu“, což signalizuje, že peníze již dostal). Z tohoto dokladu nevyplývá žádná povinnost platit, naopak je prostředkem odpočtu DPH. Důležité je správně ho zanést do FlexiBee.

Zálohový daňový doklad lze vytvořit stejným postupem jako normální fakturu, jen se vybere typ Zálohový daňový doklad. Toto ale není jediná možná situace. Dodavatel může totiž vystavit také běžnou fakturu – daňový doklad a zálohu odečíst.

Ve Flexibee se zálohový daňový doklad chová poněkud podivně – například se zde zobrazuje splatnost, což je z principu tohoto dokladu nesmyslné. Ovšem jak připomíná i návod, standardně se zálohové daňové doklady generují automaticky na základě úhrad (podle bankovních výpisů, případně pokladních dokladů), a proto se zřejmě ruční tvorba chová trochu nestandardně. K zálohovému daňovému dokladu se ještě vrátíme příště, právě v souvislosti s úhradami.

Faktura s odpočtem zálohy znamená, že se normálně vyfakturuje dodávka, ovšem částka k úhradě je menší o již zaplacené peníze, případně je úplně nulová nebo i záporná. Tvorba takové faktury ve Flexibee probíhá tak, že se položky vytvoří jako obvykle, ale přidá se k nim ještě jedna speciální.

Flexibee nedovoluje přidat položku na základě proforma faktury (sice ji nabídne v seznamu, ale výše zálohy je u ní nulová a nelze ji proto použít). Lze ji vytvořit podle zálohové faktury nebo podle zálohového daňového dokladu. Následující obrázek ukazuje, jak taková faktura vypadá.

U příkladu na obrázku se výše již zaplacené zálohy rovná celkové částce faktury, proto se faktura automaticky označí jako zaplacená. Při jiné situaci (zaplaceno méně nebo naopak více) by stav faktury samozřejmě odpovídat dané situaci. Ze zaplacené zálohy lze na úhradu faktury započítat i jen část (výchozí nabídka je celá záloha), což se někdy může hodit.

Platby faktur

Jak u faktur přijatých, tak vystavených, je potřeba se správně vypořádát se záležitostmi okolo placení. Tedy aby se platební příkazy správně generovaly, aby se odeslané a přijaté platby správně párovaly s fakturami, a v neposlední řadě aby se generovaly daňové doklady na přijaté zálohy. To vše bude obsaženo v příštím článku o Flexibee.

       

Komentáře

[linux_enthusiast]

Mimo tému: Tie hrubé čierne orámovania okolo obrázkov vyzarajú ako parte. Pôsobia na mňa trochu depresívne.

K téme: Konečne nejaký dobrý účtovný software pod Linux. Špekulujem okolo živnosti, že by som si ju jedného dňa spravil, tak možno budem niečo také potrebovať. Dá sa tento soft používať aj na Slovensku?

[kyytaM]

Mam zivnost a pouzivat Flexibee. :) Aj ked len na faktury. :)

[asdf]

taky mám živnost a taky používám flexibee.

[Luk]

Tie hrubé čierne orámovania okolo obrázkov vyzarajú ako parte. Pôsobia na mňa trochu depresívne.

Je to jen u náhledů. Nevím, proč to tak je. Možná aby byly ty obrázky lépe zřetelné.

Dá sa tento soft používať aj na Slovensku?

Dá, měl by splňovat podmínky slovenské legislativy (když se správně nastaví země).

[Luboš Doležel (Doli)]

Tie hrubé čierne orámovania okolo obrázkov vyzarajú ako parte. Pôsobia na mňa trochu depresívne.

Áha, já používám černý styl, takže jsem to nikdy neviděl. Je to způsobené průhledností v původních obrázcích... přidávám si tedy -background white -flatten do skriptu.

[Petr Tomášek]

Ještě by to Flexibee mohl někdo portovat pod Gtk3 a bylo by to použitelný

[dad]

ucetnictvi pod Gtk napsal uz v polovine 90. let Petr Bravenec. Jenom se tenkrat stydel vykrikovat do sveta, jak je ten jeho vyplod genialni.

Da se to vubec jeste nekde stahnout?