Jsme na dovolené - automatická odpověď

24. 8. 2004 | Petr Bravenec | Tipy a triky | 15959×

Jak jednoduše nastavit inteligentní automatické odpovídání, které nereaguje na stejnou adresu dvakrát, ignoruje spam a emailové konference a mohou jej využívat i uživatelé Windows?

Úvod

Vždycky v létě se objeví několik požadavků na automatické poštovní odpovědi. Lidi, kteří celý rok žili se svými zákazníky a obchodními partnery, denně vyřizovali několik desítek mailů, nyní nasedli do svých plechovek a odjeli se válet někam k moři. Samozřejmě chtějí, aby se o svou radost z dovolené mohli podělit i se svým počítačem a se svými poštovními protějšky a vyžadují, aby systém automaticky odesílal informaci o mobilním telefonním čísle, na kterém jsou k zastižení, a kdy zase začnou pracovat a vyřizovat poštu.

Nejjednodušším řešením, které napadne i jinak nenápadného uživatele, je nastavení filtru v Outlooku - na všechny zprávy jejich poštovní klient automaticky odpoví "Nejsem tady, vrátím se v pondělí". V pondělí se pak diví, že o jejich dovolené nikdo nic neví a tlučou se do hlavy, když jim dojde, že aby jejich řešení fungovalo, měli nechat počítač zapnutý.

Z nenápadného uživatele se stane nápadný v momentě, když se někde na druhé straně poštovního drátu vyskytne podobný chytrák a jejich poštovní programy si začnou hromadně vyměňovat upozornění o dovolené. Nejdříve se zaplní lokální disk v PC, Outlook přestane komunikovat, potom se zaplní disky na serveru a nakonec se natlakují všechny datové dráty a začne hrozit jejich exploze. Po návratu z dovolené se pak ubohý uživatel tluče do hlavy, když se musí probírat několika desítkami tisíc zpráv.

Zkušený síťový administrátor, před kterým začnete mluvit o automatické odpovědi, se proto začne zcela oprávněně ježit a bránit. Někdy se ale ubránit nelze a je potřeba něco vymyslet.

Procmail

Pro podobné úlohy lze docela snadno využít program procmail. Ten dnes bývá použitý ve většině linuxových distribucí. V manuálových stránkách je přímo uvedený příklad, který je docela slušně zabezpečený proti nežádoucí poštovní smršti. Poštu přes internetové prostředí transportuje například postfix nebo sendmail a procmail je program, který se používá pro uložení doručené pošty do uživatelovy schránky na serveru. Tam pak pošta čeká, než si ji uživatel některým protokolem pro přístup ke schránce (imap, pop3) vybere do svého klienta (Outlook, Mozilla, Thunderbird). Při ukládání pošty může dělat procmail spoustu užitečných činností - podle různých kritérií třídit poštu do různých přihrádek, přeposílat poštu jinam, zbavovat uživatele spamu a také odpovídat na poštu.

Bohužel jsou procmailovy vyjadřovací prostředky dosti nezvyklé a mnoha lidem dělá problémy v procmailu udělat i ty nejjednodušší úlohy. Je naprosto nemožné přesvědčit obyčejného uživatele a i mnohého správce, aby byl ochotný se procmailu věnovat.

Příklad v manuálu procmailex(5) uvádí jednoduchý skript, který imituje činnost programu vacation (nikdy jsem na tento program, narozdíl od procmailu, nenarazil). Podobně si může nastavit automatickou odpověď zkušený administrátor. Jenže pro obyčejného uživatele - většina jich navíc pracuje ve Windows - je takový způsob zcela nevhodný.

Skutečně efektivní systém musí splňovat několik kriterií:

• Musí si pamatovat adresy, na které už jednou upozornění odesílal.
• Nesmí odesílat odpovědi na nevyžádanou poštu
• Nesmí odesílat odpovědi na příspěvky v konferencích
• Nesmí odesílat odpovědi na servisní zprávy například o nedoručitelné či zavirované poště
• Uživatel nesmí být nucený dělat zásahy do skriptu. Pro uživatele musí být použití co nejjednodušší.
• Řešení se nesmí omezovat jen na unixové uživatele. Většina lidí má na stole Windows.

Skript

Předložené řešení používám už poměrně dlouho a celkem se mi osvědčilo. Největším problémem tohoto řešení je, že musím uživatelům vysvětlovat, co je to ten Notepad a že Wordem soubor pro automatické odpovědi opravdu vytvořit nemohou, a že záleží na tom, jestli napíší "dovolena.txt" s dlouhým nebo krátkým písmenem á.

Proti nebezpečí poštovní smrště se systém brání hned dvěma způsoby - v prvé řadě si vede seznam adres, na které už byla automatická odpověď odeslaná. Za druhé vyrobí v hlavičce odesílané pošty značku (X-Loop: user@firma.cz), podle které může zprávu nebo odpověď na zprávu později identifikovat.

Celý systém se řídí existencí souboru dovolena.txt. Jestliže v domácím adresáři uživatele takový soubor existuje, jeho obsah se odesílá jako automatická odpověď. Uživatelé Windows proto musejí mít přístup do svého domácího adresáře - ten jim lze připojit například přes Sambu.

Skript samotný by měl být uložen v domácím adresáři v souboru .procmailrc. Tam se může válet nečinně celou věčnost a čekat na svou příležitost (než se objeví soubor dovolena.txt).

Obvyklí uživatelé bývají do konferencí přihlášení jen vyjímečně, u nich nejsou potřeba prakticky žádné úpravy. Ve složitějších případech lze úpravou skriptu lépe určit, kam se bude automatická odpověď odesílat. Procmail je dobře dokumentovaný a v manuálových stránkách je uvedeno i velké množství užitečných příkladů.

# Tady přepište svou část adresy za zavináčem DOMENA="mojefirma.cz" ############################################ # Filtry na dovolenou. Vše se řídí existencí # souboru $HOME/dovolena.txt # V souboru je text, který se posílá # uživatelům jako automatická odpověď. # Soubor by měl být napsaný v češtině pro # windows. ############################################ # Neexistuje-li soubor dovolena.txt, # není důvod pro existenci souboru # s adresami, na které se někdy posílaly # automatické odpovědi. Smazat. :0 w: * ? test ! -r $HOME/dovolena.txt * ? test -r $HOME/dovolena.cache | rm -f $HOME/dovolena.cache ############################################ # Zkontrolovat, zda nejde o spam. Na ten # se nebude odpovidat. :0fw: spamassassin.lock * !^X-Spam-Status * !^FROM_DAEMON * !^X-Loop: $LOGNAME@$DOMENA * !^X-Loop:.*@$DOMENA * ? test -r $HOME/dovolena.txt | spamc ############################################ # Nezapomenout doplnit konference, na které # se nesmí odpovídat! :0 Whc: dovolena.lock * !^To:.*linux.* * !^X-Spam-Flag: YES * !^FROM_DAEMON * !^X-Loop: $LOGNAME@$DOMENA * !^X-Loop:.*@$DOMENA * ? test -r $HOME/dovolena.txt | formail -rD 16384 dovolena.cache :0 ehc | (formail -rI"Precedence: junk" \ -A"X-Loop: $LOGNAME@$DOMENA" ;\ -A"Content-Type: text/plain; charset=\"win-1250\"" ;\ cat $HOME/dovolena.txt \ ) | $SENDMAIL -oi -t

       

Komentáře

[Prema]

kdyz staci ten druhy na test jestli nejde o loop z firemni domeny, tim padem je test na loop konkretniho uzivatele nepotrebny. Nebo se pletu???

[CIJOML]

Hmm...zlatej vacation :)

[Stepan Ton]

Trochu se v tom hrabu a nejak to nemuzu rozbehat, narazil jsem na jednu podivnost (vypis z logu procmailu):

procmail: Executing " test ! -r $HOME/.dovolena.txt"
procmail: Match on " test ! -r $HOME/.dovolena.txt"
procmail: Executing " test -r $HOME/.dovolena.txt"
procmail: Match on " test -r $HOME/.dovolena.txt"

Jak muze _zaroven_ byt splnena podminka "* ? test ! -r $HOME/.dovolena.txt" a _zaroven_ "* ? test -r $HOME/.dovolena.txt"??? Zkusil dal jsem obe podminky hned za sebe, a z logu jasne vyplyva, ze jsou obe splnene. Ten soubor pritom neexistuje.
Zkusil jsem pro jistotu jeste dat za sebe "* ? true" a "* ? false", ale tam se to chova podle ocekavani.

Nemate nekdo nejakou predstavu co s tim?

Jinak ja jsem jednou s vacation experimentoval, fungovalo to docela dobre, ale rad bych to rozbehal ciste pres procmail...

[Stepan Ton]

Jeste s tim trochu experimentuji, a tohle je fakt zajimave...

[stepan@server testmail]$ test ! && echo ok
ok
[stepan@server testmail]$ test || echo bad
bad

Na druhou stranu, procmail to evidentne chape jinak:

procmail: Executing " test"
procmail: Match on " test"
procmail: Executing " test !"
procmail: Match on " test !"

To jsem z toho fakt blazen...

[Jan Grmela]

Automaticky odpovidac je idealni pro zlodeje Zjisti, ze jste away a navic do kdy...a pak vas vykradou.

[Pavel Čejka]

Naprostý souhlas.

Poštu uživatele nejlépe buď ignorovat dokud se nevrátí, s tím, že důležitým zákazníkům je jeho dovolená oznámena a je jim taktéž oznámeno na koho se mají v případě nouze obracet. Nebo je pošta přímo směrována na dotyčného kolegu, který si sám zvolí na co odpoví a co může ignorovat. Případně v krajním případě a nezastupitelnosti prostě existuje spojení na dotyčnou osobu, která si užívá dovolené s telefonem v ruce.

Prostě automatické odpovídání je přesně to z čeho se mi ježí vlasy (otevírá kudla v kapse ...).

Na druhou stranu není znám případ, kdy by toho zloděj využil (hledá se bytař: uživatelské znalosti PC, schopnost práce s heverem a paklíči, umění slaňovat ze střechy na balkón vítáno . Já taky vím, že nikdo nezjištoval, jestli tohle je způsob jak bytaři získávají informace, ale proč riskovat? Když si představím jak si dotyčný dává práci s nastavením radiobudíku, aby byl zvuk v bytě, instruuje důvěryhodné sousedy k vybírání tisku a papírové pošty (a rozšlapávání detekčních sušenek pod rohožkou), nastavuje spínače k rozsvěcení světel na večer ... a pak udělá takovouhle hovadinu, jako by vylepil na dveře velkou ceduli, nejsem doma, pojďte si sem! Jediné štěstí, že většinou není zcela zjevná spojitost mezi automatickou odpovědí a bydlištěm uživatele (ačkoliv často to zjistit lze).

[jm]

No, kdyz vynechame zlodeje (to uz je dost pritazene za vlasy), tak

- muze dojit k zahlceni emailove konference pri nevhodnem nastaveni (stalo se nescetnekrat)

- spameri si mnou ruce, jak tahle adresa vyborne funguje (dtto)

- cervu a viru vsude chodi jako mraku. Podvrzeneho odesilatele zavirovaneho mailu zcela jiste nesmirne zajima, za jsem zrovna na dovolene u teticky na Sumave, v Chorvatsku, na chalupe nebo jsem odjel lovit velryby a vratim se za pul roku (dtto)

- zase jsme zbytecne zaplacali cyberspace nesmyslnymi maily, ktere nikoho nezajimaji

Suma sumarum - v dnesni dobe fakt vynikajici napad.

[Stanislav Brabec]

Správný program na dovolenou:

- neodpovídá na servisní maily a do konferencí

- neodpovídá na viry a spamy

- neodpovídá na jednu adresu častěji než jednou za týden

[jm]

Spravny program neodpovida na spamy a na viry? Aha, a jak je pozna? :P

Spravny program na dovolenou drzi hubu (a dovolenou) a neposila irelevantni blaboly, ktere nikoho nezajimaji a nikomu nepomohou.

[Stepan Ton]

Nojo, zase spousta lidi kteri jsou ponekud mimo realitu...

Automaticky odpovidatko ma urcite svoje opodstatneni, treba u lidi kteri maji na starosti kontakt se zakazniky ci s potencialnimi zakazniky, kteri se snadno mohou rozhodnou jit ke konkurenci, kdyz budou mit pocit, ze jejich maily ignorujete. Navic se do takoveho automatickeho mailu muzou s trochou sikovnosti zakomponovat i odpovedi na casto kladene dotazy zakazniku, takze zakaznik muze byt spokojeny i kdyz dostane jen automatickou odpoved.

U soukromeho mailu je to putna, ale u firemniho je to neco uplne jineho. A BFUcka, kteri tohle potrebuji (protoze kontakt se zakazniky malokdy provadi pocitacovi guru, ze? ) obvykle nebyvaji zapsani v ruznych mailovych konferencich, cimz jeden pripadny problem odpada .

Spamy a viry staci detekovat Spamassassinem, ktery ma zatracene slusnou uspesnost, a na takove maily samozrejme neodpovidat. A to mizive procento, ktere projde, nepredstavuje problem - i kdyby to prislo z nejake platne adresy (hehe, to jeste dneska nejake viry delaji??), tak to za to riziko stoji - koneckoncu, treba se pak omylem osloveny zacne o produkty firmy zajimat, muze to byt potencialni zakaznik .

[jm]

Tak znova - snad nejste v praci sam. Takze maily behem dovolene preposilat tomu, kdo vas zastupuje. Na automatickou odpoved vam sere pes - zadneho zakaznika nezajima, ze jste na dovolene.

[Milos]

No u nas mame vzdycky celozavodni dovolenou, takze zadny kolega tady neni, snad jedine vratnej.... A kdybych rekl obchodakum, ze automatickou odpoved jim nenastavim, protoze je to blbost tak me asi ukamenujou. Takze to opodstatneni ma.To samozrejme mluvim o firemni poste na soukromou bych se vykaslal.

[Martin H.]

Hmm, zajímavej názor ... taky názor. Nicméně odpověď typu: ... jsem na dovolené do ... zastupuje mne kolega, kterému jsem automaticky postoupil Váš e-mail ... ozve se Vám" atd. je celkem přínosné a mnohde vyžadované. Především tam, kde má každý na starosti určitou část klientely.

A sere pes ...možná vám sere na maily, mě tedy chodí pošta čistá. Hlídá jí totiž nejlepší antivir N..3. (žádná reklama, hi).

[unchallenger]

- neodpovídá vůbec

[X-mass]

Celej svet bude vedet ze jsem na dovolene a az se vratim tak budu mit holej byt