Správa dokumentů s KnowledgeTree

7.7.2006 03:01 | Přečteno: 4970× | Pracovní postupy

Jak v omezených podmínkách rozchodit document management systém určený na dedikované servery.

Potřebovali jsme ve firmě systém pro elektronickou archivaci dokumentů, který se mi ale nechtělo psát od základu - je to jedna z věcí, u kterých se dá očekávat, že je už někdo řešil a vyřešil.

Naše požadavky na takový systém nebyly nijak velké, hlavním účelem bylo pouze mít přehledné a snadno použitelné místo pro ukládání dokumentů, dostupné kdykoli a odkudkoli.

Nečekal jsem, že i na správu dokumentů existují celé normy - byl jsem překvapený, ale potěšilo mě to: než se piplat s čímkoli sebejednodušším, měl jsem možnost vybrat z řady hotových nástrojů, které jsou ve vývoji opravdu daleko.

Kandidátů bylo více, nejvíc se mi zamlouval OpenDocMan a KnowledgeTree. Oba dva jsem pochopil a v základu dokázal použít hned na první pohled. Oba dva jsou vyvíjeny jako open source, s tím, že KnowledgeTree je zároveň k dispozici i v komerční verzi.

Musím říct, že právě ta komerce na pozadí KnowledgeTree je velice poznat. Na první pohled si všimnete, že design prošel rukama schopnému grafikovi a díky tomu je KT takový přívětivější a líp se na něj kouká, i orientace v něm mi přijde o chlup intuitivnější, než v OpenDocManovi.

Asi právě díky tomu jsem pro naši firmu vybral právě KnowledgeTree, i když má pro naše potřeby i své nevýhody - je to systém hodně komplexní a obsahuje spoustu funkcí. Takový systém, aby dobře fungoval, má samozřejmě i svoje požadavky a je stavěný na určitých předpokladech, které je třeba splnit, bez ohledu na to, že některé funkce ani nepotřebujeme (nebo o tom aspoň ještě nevíme ).

Pro rejpaly: opravdu to ani v naší situaci není kanón na vrabce, jak už se mě někteří snažili přesvědčit - to jsem zvážil dost pečlivě. Toto tvrzení není v rozporu s tím, že KT obsahuje pro nás zbytečné funkce, ono těch zbytečných není ve srovnání s užitečnými zas tolik.

Faktem je, že při zprovozňování KT jsem několikrát narazil na problém, který mě nejdřív znechutil tak, že jsem chtěl na KT zapomenout a instalovat OpenDocMan. Vždycky jsem ale zkusil problém řešit nebo nějak obejít a zatím vždycky se povedlo. A právě popis těchhle úspěchů je účelem tohohle zápisu s předlouhým úvodem

Potíže a řešení

Hlavní nevýhodou, z níž plynou snad všechny komplikace, je předpoklad nasazení KnowledgeTree na úplně vyhrazeném serveru. Pro stažení je k dispozici instalátor, který je potřeba spustit s právy roota. Ten se postará o všechno - jestli jsem vše správně pochopil, tak snad i zprovozní Apache, PHP, MySQL - prostě něco pro lidi, kteří systémům do hloubky nerozumí a rozumět nehodlají.

Já ale pro tenhle účel nemám k dispozici stroj, který by se mohl vyhradit jen pro KT, aby si tam jeho instalátor dělal bůhvíco (Pro rejpaly: samozřejmě bych si mohl projít zdrojáky, abych věděl, co to dělá nebo nedělá, když je to open source, momentálně jsem ale na audit celého kódu opravdu neměl čas). Naopak pro systém správy verzí mám k dispozici úplně obyčejný webserver, na kterém toho běží mnohem víc, takže je i podle toho nastaven - především tam žádný web nemá nic společného s rootem (ani systémovým, ani do MySQL) a v PHP je zapnutý safe mode.

Instalace webové aplikace

Pro instalaci je potřeba použít balík se zdrojovými kódy a bez instalátoru, který se na stahovací stránce snadno přehlédne. Tato verze je ale k dispozici bez jakékoli záruky - komu se zadaří, ať ji má a používá, ale podporovaná není.

Soubory stačí vybalit a umístit na webserver, jako u většiny hotových PHP aplikací. V konfiguračním souboru je potřeba upravit (pokud si správně vzpomínám) jen přístupové údaje k databázi, vše ostatní si KT dokáže detekovat sám (možnost nastavit hodnoty ručně ale zůstává).

Nastavení databáze

Trošku matoucí je, že se DB nastavuje dvakrát - jednou přístup "obyčejný", podruhé administrátorský. Přesný význam administrátorského přístupu do DB jsem nepochopil ani po prohlédnutí shell skriptu pro předvyplnění databáze, nastavil jsem jej tedy stejně, jako ten občejný účet, a žádné komplikace jsem v souvislosti s tím zatím ještě nepozoroval (nejspíš půjde o nějaké správcovské funkce, které se nepoužívají moc často).

Po konfiguraci je potřeba vytvořit strukturu databáze a předvyplnit ji. K tomu účelu je v balíku, jak už jsem zmínil, shell skript, který importuje tři SQL dávky. Skript je to poměrně drzý - z příkazové řádky přijímá jediný parametr, a to název databáze, kterou chci použít. Pokud název nezadám, automaticky bez jediné hlášky použije dms-test. Drzé na něm je, že se snaží do databáze přistupovat jako root (ani nepočítá s možností, že by třeba mohla být na jiném stroji), sám si databázi vytvoří a vše do ní nasype a nakonec si vytvoří dva MySQL uživatele ("obyč" a admin, jak jsem se zmiňoval výše u konfigurace).

Z použití takového skriptu se mi ale ježí vlasy na hlavě, proto dávám přednost ručnímu vytvoření databáze a následnému importu souborů structure.sql a data.sql (v uvedeném pořadí a samozřejmě s právy obyčejného uživatele). user.sql vynechávám, ten obsahuje zásahy do oprávnění MySQL a vytváří druhého roota (GRANT ALL ON * se mi opravdu, ale opravdu nelíbí).

Upload souborů versus safe mode

Pro práci s DMS je nezbytné - tu a tam - uploadovat nějaký ten soubor. Vlastníkem a skupinou uploadovaného souboru je uživatel a skupina, pod kterými je spuštěný Apache. Safe mode ale znemožňuje přístup k souborům ze skriptu, který má jiného vlastníka nebo skupinu (podle nastavení PHP), než soubor, k němuž chce přistupovat. Z toho plyne problém - pokud PHP skripty mají jiného vlastníka, resp. skupinu, než Apache, není možné uploadovat (nejspíš potom ani stahovat, to jsem nezkoušel). Obejít se to dá pomocí chown {apache-euid}.{apache-egid} na celý obsah adresáře s instalací KT, to ale vyžaduje práva roota a pokud je nemáte a ten, kdo je má, to pro Vás neudělá, máte asi smůlu.

Hromadný upload souborů versus safe mode

Hromadný upload souborů (funkce Bulk upload) jsem nerozhejbal. Když už jsem našel cestičku, jak zařídit, aby se ZIP archiv vůbec uploadoval, aniž bych nějak moc šahal do zdrojáků, narazil jsem na to, že PHP v safe módu odmítá spustit unzip (který na serveru ale jinak samozřejmě je).

Cesta vede přes Bulk import, což slouží k importu souborů ze zadané cesty na serveru. Stačí tedy požadované soubory nahrát na server přes SCP/FTP/cokoli a v KT jen uvést správnou cestu. Pro překonání safe mode je ale i tady potřeba mít k dispozici možnosti roota (alespoň přes sudo) a mezi uploadem do odpovídajícího adresáře a importem do KT změnit vlastníka uploadovaných souborů na {apache-euid}.{apache-egid}.

Zazvonil zvonec

Nesnází je možná víc, ty popsané by možná šly řešit líp, moji snahu ale narušilo to, že jsme potkali informační systém, který DMS integruje a pokryje i další potřeby naší firmy. Sepsaný návod se mi nechtělo smazat, třeba se bude hodit někomu dalšímu nebo později při jiné příležitosti mně samotnému, proto ho publikuji, nesmíte se na mě ale zlobit, že v tomhle místě končí

       

Komentáře

[Pravák Bob]

Porovnávals to i s CPS? Jede to na zope a bez problémů běží na serveru kde je milion další služeb. Navíc to podporuje openoffice - bohužel zatím ne opendocument.

[Eregon]

Neporovnával, na CPS jsem ze začátku vůbec ani nenarazil. Teď už je to ale pasé, máme kompletní groupwarové řešení.

[VícNežNic]

A šlo by někdy toto rozvést podobně jako tento článek?

[Eregon]

Ten groupawre kvůli návaznosti na další věci nasazoval někdo jiný, takže nevím, jaké přesně zádrhele nebo nezádrhele tam nastaly, ale předem to nevylučuju

[thefox]

Nečítal som to celé podrobne, ale mal by som tip k tomu použitiu unzip aj so safe_mode v php. Php vtedy povolí spúšťanie programov len z adresára safe_mode_exec_dir špecifikovaného v php.ini. Jedno z riešení je nastaviť tento adresár na niečo ako /bin-www a do tohto adresára linkovať binárky, ktoré potrebujeme používať v rámci php. Problém je ten, že na to treba roota .

[Eregon]

Jj, to je pravda, ale program v safe_mode_exec_dir potom můžou spouštět všechny PHP skripty, a když tam dám klasický unzip, můžu rovnou vypnout safe mode, což není přesně to, co bych chtěl

Potom jedině zařídit pro adresář s KT speciální konfiguraci PHP, aby nastavení safe_mode_exec_dir na adresář s unzipem platilo jen pro KnowledgeTree.

Pak by bylo nejjednodušší touhle cestou pro KT vypnout safe mode, na druhou stranu nevím, jestli bych tomu dal svoji důvěru - přecijen je to stavěné na vyhrazený server.

[xvasek]

Super. Já jsem zase do produkčního stavu dostal CDSware, ale není to řešení pro firmu. Je to ideální nástěnka pro nějakou školu nebo tak něco, ale pro postupný vývoj dokumentů se moc nehodí. Toto (nebo výše zmíněné CDS) vypadá, že to umí přesně to, co bych potřeboval.

[Eregon]

Super, jsem rád, jestli to někomu pomůže. Pak dej vědět, jak jsi dopadl.

Jinak KnowledgeTree má na svém webu nainstalované demo, tak se dá vyzkoušet dřív, než se s ním začneš rozčilovat.

[xvasek]

Už jsem ho měl proklikané než jsem napsal původní reakci, vypadá to opravdu dobře. Člověka udiví, kolikrát už na nějakém podobném projektu někdo začal dělat, ale nic není použitelné. Přitom něco takového potřebuje každá firma, která má víc než 100 zaměstnanců. Ono vůbec firemních free aplikací je na Linuxu málo - groupware, CRM, systémy pro správu dokumentů apod. jsou opravdu problém.

Přitom dokumentový server je opravdu jednoduchá aplikace bez nustnosti customizace - chce to přístupová práva, metadata o dokumentch, verzování a hledání (ideálně i fulltext). Už několikrát jsem chtěl nějaký YADMS (yet another document management system) napsat, ale vždycky jsem skončil u toho, že použitelných softwarů pro tento účel musí být stovky a já neumím hledat.

[Petr]

Ahoj a jak si na tom s indexovanim ceskych znaku? Jake kodovani pouzivas?

[Eregon]

Jak jsem napsal, nakonec nepoužívám, protože nepoužívám ani KT, ale na žádné potíže s češtinou jsem nenarazil (ne, že bych se snažil na ně narazit). Ale jak na to koukám, KT defaultně používá UTF-8, takže by potíže být neměly.

[Petr]

Problem s tim, protoze v UTF-8 se znejakeho duvodu nezaindexuji vsechny slova, ale jen par pocatecnich u kterych pak search funguje. Ale kdyz hledas nejake slovo s konce dokumentu, tak ho nenajde.

[Eregon]

Jtk, toho jsem si nikdy nevšiml, cenná informace. Ale nebude to souviset s použitou verzí MySQL serveru?

[Petr]

Ja zkousel MySQL 4.1.18 a MySQL 5.0.22 a u obou je to stejne.

[Eregon]

Nechci tu plácat nesmysly, ale pokud není důvod zmíněný v dokumentaci, tak myslím, že by to bug být mohl. Nějaké vysvětlení přece být musí.

[_o_]

Co je to KnowledgeTree - http://www.blue-point.cz/products/dms Vyzkoušejte demo - http://ktdms.blue-point.cz/login.php

[Reklama ;-)]

KTDMS není špatná volba. Je zadarmo - to je největší výhoda. Pokud ale máte hodně dokumentů, nebo chcete efektivnější práci, doporučuji také webově orientovanou aplikaci správa dokumentů IS ALeX. Umí běžet komplet na Linuxu s MySQL. U nás v tom leží 250.000 dokumentů (projektová dokumentace, obchodní dokumenty, ISO dokumentace, atd.). Jednoduché použití a je to také dost levné.