Jak organizovat poštu

15.6.2010 06:00 | Přečteno: 2273× | Počítače | | poslední úprava: 14.6.2010 18:23

U mnoha uživatelů neustále narážím na stejný problém - naprostý chaos v poště. Ve složce s příchozí poštou mají někteří lidé typicky tisíce až desetitisíce zpráv a až několik stovek nepřečtených mailů. Osobně jsem nikdy nepochopil, jak se v tom může někdo vyznat.

Pokud pomineme, že se ve schránce, která čítá desítky tisíc zpráv, obecně špatně orientuje, je velmi obtížné v takové schránce vůbec najít novou poštu. Představte si situaci, kdy vám z adresy zakaznik@bohata-firma.cz přijde poptávka na váš produkt, ale vy o tom nevíte, protože pan Zákazník má v počítači špatně nastavené datum a pošle vám v červnu poštu s dubnovým datem. Ve schránce s desítkami tisíc zpráv takovou poštu nikdy nenajdete, protože vás nenapadne hledat novou poštu mezi zprávami dva měsíce starými. Pokud vám pan Zákazník z Bohaté firmy nezavolá: "Dostali jste můj mail?", přišli jste díky chaosu ve své poště o zakázku!

V chaosu vám nenajde poštu ani čmuchací pes

Velmi často se mi stává, že lidé s podobně chaotickou poštovní schránkou volají, že poštovní systém špatně funguje a že se jim ztracejí zprávy. Při osobní inspekci pak obvykle zjistím, že jediným kliknutím do záhlaví seznamu se zprávami se jim podařilo setřídit zprávy například podle velikosti a dnešní zprávy se tím pádem ocitly někde v půlce seznamu, kde je nenajde ani počítačový čmuchací pes. Půlhodina, kterou mohli dva lidé a jedno cvičené čmuchací zvíře věnovat užitečnější práci, je nenávratně ztracená kvůli jedinému kliknutí a kvůli chaosu v poštovní schránce.

Začněte svůj pracovní den úklidem

• Každé ráno zlikvidujte veškerou nevyžádanou poštu (přesuňte ji do složky se spamem).
• Projděte zprávy ve složce se spamem a poštu, která se sem dostala omylem, přesuňte do příchozí pošty. Tím automaticky naučíte rozeznávat antispamový systém nevyžádanou poštu (máte-li nainstalovaný antispam přímo na imap serveru).
• Zbytek zpráv ve složce se spamem smažte (je zbytečné spam skladovat).
• Včerejší zprávy, které už nepotřebujete, přesuňte do svého archivu.
• Máte-li větší množství pošty, přesuňte přečtené ale nevyřízené zprávy do složky "Nutné vyřídit" (složku si můžete pojmenovat jakkoliv). V této složce udržujte stejný pořádek jako ve složce s příchozí poštou - zprávy, které už nepotřebujete, přesuňte do svého archivu.

Používejte automatické filtry

Mnoha lidem chodí poštou různé příspěvky do konferencí, reklamní materiály, bankovní výpisy, informace o virech a další důležité, ne však zcela urgentní informace. Zařidte se tak, abyste se touto poštu zabývali, až když vy sami chcete, nikoli v momentě, kdy vám taková pošta přijde do schránky.

• Pro snazší třídění pošty si nechte vyrobit aliasy ke své poštovní schránce. Ke své běžné adrese majitel@moje-firma.cz si nechte vyrobit například majitel-reklama@moje-firma.cz nebo majitel-viry@moje-firma.cz či majitel-banka@moje-firma.cz. Do různých internetových formulářů pak zadávejte takového adresy. Svou vlastní osobní adresu používejte skutečně jen pro komunikaci s živými lidmi.
• Pro třídění pošty používejte automatické filtry.

Výhody dobře spravované složky

• V uklizené složce s příchozí poštou se vám nikdy neztratí žádná zpráva.
• Vždy máte okamžitý přehled o nových, dosud nepřečtených zprávách.
• Připojení k vašim složkám na serveru je mnohem rychlejší, což oceníte, připojujete-li se například mobilním telefonem.
• Ranní úklid vás stojí pouze několik minut denně a ušetří váš čas, když potřebujete rychle najít starší poštu.
• Odcházíte-li večer z práce s prázdnou složkou příchozí pošty, víte, že jste vyřídili vše, co bylo potřeba. Bude vás hřát pocit z dobře odvedené práce.

       

Obrázky

Komentáře

[Amarok]

Jo filtry, kdyby aspon v gmailu byly dobre pouzitelne, tam jsou fakt uplne naprd :( Nedaji se tam pouzivat wildcards (*? apod). Jinak ty aliasy pod vlastni domenou jsou dobry napad, taky pouzivam, hlavne pro registrace v e-shopech a diskuznich forech apod.

[stativ]

Pokud jde o filtrování jenom podle domény tak stačí napsat jen část za @. S tím jsem si zatím vystačil.

[Amarok]

To prave v mem pripade nestaci, chodi mi obcas spam od nekoho, jehoz jmeno se objevuje v adrese e-mailu, ale domena se meni.

[Josef Kufner]

Moje zkušenosti ukázaly, že nejlepší je právě ta jedna složka, ve které jsou příchozí i odchozí maily dohromady. S tím, že pracovní a školní věci mají své velké složky.

K dlouhodobé udržitelnosti je jen potřeba nějak uklízet staré maily stranou. Thunderbird má na to čudlík "Archivovat", který vybrané maily přesune do "Archiv/rok", což je celkem praktické.

Samozřejmě, mail listy, různá upozornění od počítačů a podobné věci mají své složky. Ale třeba všechny mail listy mám pohromadě v jedné.

[Petr Bravenec]

Já nejsem proti velké složce, ve které je všechno. Ale měla by ta složka být oddělená od příchozí pošty. Když už má kdosi v příchozí poště pár stovek zpráv, tak prostě rezignuje na jakýkoliv úklid, protože už je to pro něj příliš zatěžující.

[Josef Kufner]

V tom je právě ta pointa. Do té velke sloźky jde všecko a samo – příchozí i odchozí. Je na poštovním klientu, aby ti označil nové zprávy a předložil ti je k přečtení. Úklid se pak může v klidu dělat sám.

[Heron]

Ve schránce s desítkami tisíc zpráv takovou poštu nikdy nenajdete, protože vás nenapadne hledat novou poštu mezi zprávami dva měsíce starými.

? Který poštovní klient neumí iterovat přes nepřečtené zprávy?

Zákazník z Bohaté firmy nezavolá: "Dostali jste můj mail?", přišli jste díky chaosu ve své poště o zakázku!

Email nemusí vůbec dojít. Nikde to není zaručeno, nedá se ani ověřit (emailovým systémem), zda došel a v době spamových filtrů teprve ne. Důležité věci by se tedy neměly posílat emailem.

[Petr Bravenec]

Umí to asi všechny poštovní klienty. Ale umí to i ti lidi? Je v lidských silách najít poštu, pokud je nepřečtených zpráv několik stovek? Lidi obvykle projdou prvních pět (přeci to zákazník neposílal dneska, ve zprávách z minulého měsíce to nebude) a pak zvednou telefon a volají, že už zase pošta nefunguje.

No a že pošta vůbec nemusí dojít? Jo to vím. Ale jednoduchý dotaz typu "Dočetl jsem se na webu, že děláte jachty. Děláte i luxusní jachty?" není důležitý pro pana Zákazníka (když nepřijde odpověď, tak se zeptá jinde), důležitý je pro moji firmu. Když má prodejce bordel v poště, je větší pravděpodobnost, že se v něm pošta ztratí, než že nepřijde.

[pasmen]

Několik stovek nepřečtených zpráv? Za jak dlouho? To někdo asi poštu moc často nekontroluje...

V každém případě mně se celkem osvědčilo mít několik složek (v mém případě 4), které jednoduše nazvu Priorita 1 až Priorita 4 a do nich maily padají podle pravidel. Takže např. od šéfa automaticky pošta padá do Priorita 1, věci ze školy (nikdy nehoří tak, aby bylo nutné je ihned zpracovat) do Priorita 3 atd. Složky pak procházím podle priority, 1 sleduji téměč neustále, většinou ihned po příchodu mailu, 2 několikrát denně (3x popř. když je čas a nový e-mail), 3 večer když přijdu z práce a 4 podle nálady.

[Petr Bravenec]

Jo. Několik stovek nepřečtených zpráv: "To je nějaký spam, to nebudu číst..." Za týden už je to tak dávno, že to dotyčný už nikdy nesmaže.

Lidi, co poštu nekontrolují, mívají ve schránce pár zpráv, nepřečtené jsou všechny (prostě poštu nepotřebují). Lidi, kterým chodí pošty hodně a pracují s ní neustále, mívají kupodivu často takovýto chlívek.

[Fëannatar]

Několik stovek nepřečtených zpráv? Za jak dlouho? To někdo asi poštu moc často nekontroluje...

Stačí pár subskribcí k high traffic mailing listům a stovky zpráv se vám do mailu hrnou během relativně krátké doby. Ale na tohle jsou právě ty filtry (a složky/labely), stovky zpráv denně v inboxu nemájí co dělat.

[Let_Me_Be]

Ale da. Dnesni servery nastesti umi dorucenky (nemyslim takovou tu blbost co vyskakuje na uzivatele, ale primo na urovni serveru).

[manasekp]

Postu nejak priblizne filtruju do stitku (asi 30 filtru), zbytek tridim rucne ale stejne vetsinou vyhledavam ve vsech mailech a najdu v pohode to co potrebuju. Gmail proste vyhledavat umi.

[Jan Drábek]

Pár poznatků k podobně fungujícímu systému organizace:

0. Pokud nelze mít obsah všech složek na očích, pak:
1. Nemá smysl používat filtry - protože jednou zfiltrované zprávy už si nikdy nepřečtete
2. Nemá smysl používat složky - protože jednou zařazené maily doslova "sejde z očí, sejde z mysli"

Mě se tedy osvědčil nejlépe systém s gmailem - vytvořil jsem si štítky:

* Udělat
* Odpovědět
* Delegovat/delegováno
* Pozdržet

Všechny vidím (díky rozšíření více složek doručené pošty) na indexu. Přičemž moje workflow je takové:
0. Zapnu mail
1. Roztřídím rychle maily (maily, které jde udělat pod 2 minuty dělám rovnou). Maily, které nespadají ani do jednoho štítku archivuji (to jim u gmailu odebere štítek doporučená pošta a dává je to do složky Všechna pošta).
2. Dělám činnosti jednotlivých štítků podle toho jak moc spěchají
3. Po dokončení archivuji.

[Trained.Monkey]

Ve hlavni slozcece mam zhruba 20000 zprav za poslednich 10 let. Mazu jen spamy a nedulezite maily. Neni zas tak problem v tom udelat poradek.

[Dalibor Smolík]

Já to mám taky tak, ale pokud má zákazník špatně nastavené datum, lze to přehlédnout ..

[Fëannatar]

Od toho se obvykle v klientech ztučňují, případně jinak označují složky s nepřečtenou zprávou… Hledání právě přišlé zprávy z roku 1960 (moje "nejstarší" zpráva v inboxu je z 31.12.1969, "nejnovější" naopak z 8.5.2013 ) je pak obvykle záležitost přerovnání mailů místo podle data podle stavu (přečtená/nová/zodpovězená/přeposlaná). Pravda, gmail je v tomhle směru dost nepoužitelný, páč pokud máte víc labelů tak jich větší část nevidíte a nevíte, že v nich něco je (mimochodem jeden z důvodů, proč nepoužívám googlí webmail, ale desktop klienta).

[chrono]

Pravda, gmail je v tomhle směru dost nepoužitelný, páč pokud máte víc labelů tak jich větší část nevidíte a nevíte, že v nich něco je (mimochodem jeden z důvodů, proč nepoužívám googlí webmail, ale desktop klienta).

Koľko je viac? Momentálne sa mi ich tam zobrazuje asi 15 a predpokladám, že ich môže byť aj výrazne viac (bez toho by bola funkcia "Vnorené menovky" nepoužiteľná).

[Fëannatar]

Nepočítám-li standardní, tak zobrazených jich tam mám 22 a dole pak mám klikátko [32 more]… A navíc, tím jak je mám pěkně povnořované (struktura, která se mi v klientu zobrazuje jako strom), tak zpravidla není čitelná ta nejpodstatnější část názvu složky…

[=^..^= AmigaPower®]

U mnoha uživatelů neustále narážím na stejný problém - naprostý chaos v poště.

Amigapower neustál naráží na stejný problém - naprostý chaos v celém počítači.

[Petr Bravenec]

[Jiri]

a vcelem baraku, ze jo?

[=^..^= AmigaPower®]

Jen na stole odkládací ploše.

[kotyz]

nevedel si co je chaos, ted ho v hlave mas ...

[=^..^= AmigaPower®]

...co je spravedlivej svět, to asi nepoznáš, že lidi jsou svině, tos poznal v okamžik, ale vůbec nevíš, jak ti chaos v hlavě vznik, vaůůůůů, vaůůůůů

[lmanik]

ani po 3. kdyz jsem si to precetl, jsem z toho nechapal

[kotyz]

nahodou ten text je bozi, kdyz sem byl jeste mladsi tak me to hodne oslovovalo (no nektery veci este dneska, treba ze kdo dneska nekrade ten hovno ma, kdo sedi na kase jen prachy zna nebo ze sme preci vsichni v hajzlu). taky exhalace sou dost dobry a nebo mega klasika brutalita na vaclavskem namesti ...

[kotyz]

nasel sem na druhym disku nejaky stary empetrosky, tak sem si dneska poustel SPS a E!E ktery sem neslysel tak 5 let ...

[Jiri]

Jak? Nijak! Gmail + webmail...

[maniakum]

Já osobně používám filtry se složkami s tím, že si sám odznačím kdy je přečtená, mám tedy pořád na očích vidět nevyřízené věci ať jsou kde jsou.

[=^..^= AmigaPower®]

Já osobně používám filtry se složkami

Já osobně používám filtry ze zavírání (poklopu) krabičky od cigaret, pěkně si tam udělám "Z" a stočim okolo

[satan]

a pak nemáš mít chaos v hlavě, v počítači, na stole, v životě, ve vesmíru...

[Jan Grmela]

To se těma aliasama je velmi dobrá věc. Používám to velmi často na gmailu ve formátu něco+uživatel@gmail.com. Škoda jen, že některé registrační formuláře mi odmítají to plusko sežrat. Podle těch aliasů se pak dobře dá zjistit, která že to služba prodala vaši adresu spammerům a následně ji vyfiltrovat.

Ve všech ostatních případech, kdy je mi jedno, zda zadávám pravé či falešné údaje, tak používám některou z domén Mailinatoru.

[Jakub Lucký]

Já na tohle používám emaily domain.tld@example.cz kde domain.tld je doména, kde se registruju a example.cz je doména, kde mám email (a doménový koš)